Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2016. Hãy tham khảo cách định dạng ngày tháng trong mail merge dưới đây nhé!
1. Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sử dụng “Number Switch” trong Word
Cách đầu tiên đó chính là chỉnh sửa trong word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn [Merge Field] trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch [trước đây gọi là Picture switch] trong mã trường của trường đó.
Bạn đang xem: Lỗi ngày tháng trong mail merge
Đầu tiên, bạn cần xem mã trường thực tế bằng cách mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào trường Mail-Merge và chọn tùy chọn Toggle Field Code. Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tế Donation cho trường đó. Chỉnh sửa mã trường đơn giản bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã trường như:
Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “\#” đối với số và “\
” đối với ngày tháng. Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge
Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:
2. Sửa đổi bảng tính Excel
Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.
Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sửa đổi bảng tính3. Sử dụng liên kết DDE
Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.
Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE [Dynamic Data Exchange]. Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE [bước này chỉ cần thực hiện một lần].
Sử dụng liên kết DDENhư đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.
Để thiết lập liên kết DDE trong Word 2013, thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1. Click vào File > Options.Bước 2. Click vào tab Advanced ở bên trái và cuộn trong phần General.Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.Xem thêm: Cable Là Gì ? [Từ Điển Anh Nghĩa Của Từ Cable, Từ Cable Là Gì
Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.
Bước thứ hai là bước cuối cùng bạn cần làm mỗi khi chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge [trước Bước 3 của hướng dẫn Mail Merge hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings].
Thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây
Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.
Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel. Trên đây là các cách sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail Merge trong Word. Chúc các bạn thực hiện thành công! Hy vọng sẽ giúp bạn biết cách định dạng ngày tháng trong mail merge nhanh nhất nhé!
Khi các các doanh nghiệp ngày càng nhiều khách hàng, việc sử dụng tính năng gửi mail hàng loạt trở thành một nhu cầu tất yếu. Mail Merge là một công cụ cực kỳ hữu ích để làm điều này. Tuy nhiên, đối với nhiều người dùng Microsoft Word và Excel, việc Mail Merge thường xuyên xảy ra lỗi đã không còn quá xa lạ. Trong bài viết này, Tino Group sẽ hướng dẫn các bạn cách sửa các lỗi thường gặp trong Mail Merge đơn giản nhất.
Mail Merge hay Trộn thư là một tính năng xuất hiện trong rất nhiều các ứng dụng xử lý dữ liệu, phổ biến nhất là Word và Excel. Tính năng này cho phép người dùng gửi một bức thư hoặc tài liệu tương tự cho nhiều người nhận. Mail Merge còn cho phép kết nối một mẫu biểu mẫu với nguồn dữ liệu có chứa thông tin như tên, địa chỉ của người nhận và các dữ liệu được hỗ trợ và xác định trước.
Dù là đối với cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp, Mail merge đều đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành công việc. Công cụ này sẽ giúp người dùng tạo được sự uy tín, chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng hay chính cấp trên của họ. Quan trọng nhất là giảm tải được một khối lượng lớn công việc. Ví dụ: khi bạn cần gửi lời mời tri ân khách hàng với số lượng lớn, gửi thông báo dự họp trong công ty có nhiều thành viên,..
Bên cạnh đó, Mail Merge cũng rất hữu ích đối với mỗi cá nhân người dùng trong trường hợp muốn gửi một bức thư có cùng nội dung tới nhiều người khác nhau trong các dịp lễ như: lời chúc tết, lời chúc các phụ nữ trong ngày 20/10, 8/3,…
Xem Thêm: Hướng dẫn cách tính phần trăm giảm giá trong Excel đơn giản nhất
Nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu cần phải đầy đủ và đảm bảo khả năng tùy biến theo từng email.
Các dữ liệu tùy biến thường gặp là:
- Họ và tên của người nhận
- Địa chỉ cụ thể của người nhận trong Mail Merge
- Thông tin về tên cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp
Các dữ liệu này cần được sắp xếp và lưu trữ thành một danh sách cố định trong Word hoặc Excel.
Nội dung cơ bản
Đây là phần nội dung cần gửi đi tới người khác tương tự như một bức thư hay email thông thường kèm qua các vị trí định sẵn và các chi tiết thay đổi. Chúng bao gồm:
- Họ và tên, địa chỉ cụ thể của người gửi
- Họ và tên, địa chỉ cụ thể của người nhận
- Nội dung, dữ liệu chính của email hay thư
Cách đầu tiên là bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong muốn vào các Merge Field trong file Word. Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải cần có một Numeric Switch [tên cũ là Picture Switch] trong ô code của trường đó.
Bước 1: Bạn hãy mở tài liệu Mail Merge và chọn tab Mailings ở phía trên cửa sổ.
ADVERTISEMENT
Bạn phải tắt nút Preview Results để có thể thấy các trường Mail Merge.
Bước 2: Bạn nhấp chuột phải vào một ô Mail Merge [ví dụ «Donation»] và chọn Toggle Field Code.
Bạn sẽ thấy code cho trường đó, ví dụ: { MERGEFIELD Donation }. Lúc này, bạn cần chỉnh sửa code bằng cách chèn code numeric switch vào cuối code như sau:
{ MERGEFIELD Donation \# $#,##0.00 }Word có cung cấp sẵn nhiều code. 4 ví dụ dưới đây tương ứng với kết quả:
{ MERGEFIELD Cost \# 00.00 } 01.00 { MERGEFIELD Sales \# $### } $ 15 { MERGEFIELD Sales \# $#,##0.00 } $ 1,500.00 { MERGEFIELD Date \@ "MMMM d" } November 26Bạn có thể thấy, mã Numeric Switch và mã định dạng Excel giống nhau ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “\#” đối với số và “\@” đối với ngày tháng.
Thêm một số ví dụ khác về mã trường số cho dữ liệu trong cột “Sales” trong bảng tính Excel
Đây cũng là một cách hiệu quả giúp bạn tránh gặp phải lỗi định dạng sai số khi dùng Mail Merge.
Xem Thêm: Portable là gì? Ưu và nhược điểm của phần mềm Portable
Trong bảng tính Excel, bạn hãy chèn một cột chứa công thức chuyển số hoặc ngày trong Excel sang định dạng text mà bạn muốn xuất hiện ở tài liệu Mail Merge.
Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Hàm này cho phép người dùng chuyển số hoặc ngày sang định dạng văn bản tương đương đúng theo cách người dùng muốn. Tuy nhiên, bạn cũng cần biết các code định dạng đó.
Ví dụ, bạn sử dụng công thức TEXT[B3, “$#,##0.00”] và TEXT[C5, “M/dd/yy”] để chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng text [ở ví dụ này, chúng sẽ là “$12,345.67” và “12/01/10”].
Dưới đây là một số code được dùng phổ biến nhất.
Bạn có thể liên kết Word với workbook Excel qua DDE [Dynamic Data Exchange] để sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Để thiết lập Word 2013 với liên kết DDE, trước tiên bạn hãy thực hiện những việc sau:
Bước 1: Click vào File -> Options.
Bước 2: Chọn tab Advanced ở phía bên trái và cuộn xuống mục General.
Bước 3: Tick vào ô Confirm file format conversion on open.
Sau khi thực hiện các bước này, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và bằng nhiều con đường khác trong đó có DDE.
Kế tiếp bạn hãy chọn nguồn dữ liệu cho quá trình Mail Merge bằng cách nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings
Sau khi đã chọn dữ liệu muốn sử dụng sẽ xuất hiện hộp thoại Confirm Data Source.
Tại đây, bạn hãy tick vào ô Show all.
Trong danh sách các loại file mở rộng, bạn hãy chọn MS Excel Worksheets via DDE [*.xls].
Lúc này, định dạng Excel của bạn sẽ được áp dụng chính xác trên các tài liệu Word Mail Merge. Bạn chỉ cần đặt dữ liệu muốn hợp nhất nằm trong bảng tính đầu tiên của workbook Excel.
Trong quá trình soạn Mail Merge từ file dữ liệu Excel bạn có thể gặp một vài lỗi sai ngày tháng ví dụ như thay vì hiển thị dạng dd/mm/yyyy, dữ liệu sẽ hiển thị thành dạng mm/dd/yyyy và một vài trường hợp khác. Cách xử lý như sau:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào trường ngày tháng trong file Word và chọn Toggle Field Codes
Bước 2: Sau khi xuất hiện định dạng code thêm vào cho giống định dạng {MERGEFIELD “DateField” \@dd/MM/yyyy”}
Bước 3: Sau khi đã đổi code, bạn nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Update Field
Xem Thêm: Cách chia sẻ màn hình trên Zoom và điều khiển chia sẻ
Như vậy, bạn đã đổi thành công định dạng ngày tháng trong Mail Merge
Biết cách sử dụng Mail Merge sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi làm việc. Bài viết trên đã giới thiệu cho bạn một số lỗi thường gặp và cách giải quyết khi thao tác với Mail Merge. Chúc các bạn thành công nhé!
Khi thêm hoặc thay đổi Numeric Switch, bạn phải cập nhật trường bằng cách nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Update Field, nếu không làm thế thì kết quả sẽ không xuất hiện. Đôi khi bạn phải lặp lại thao tác này từ 2 đến 3 lần.
Ưu điểm của cách này là các dữ liệu được đổi từ Excel thành tài liệu Mail Merge sẽ không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng bao gồm phông chữ, kích thước hay màu sắc đều không thay đổi.
Trao đổi dữ liệu động là một công nghệ lâu đời. Đôi khi công cụ này không hoạt động trong phiên bản Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ file Word. Nếu đủ kiên nhẫn, bạn có thể thử sử dụng DDE trong Office 2016.
Sử dụng Mail Merge cho Gmail sẽ giúp bạn gửi email được cá nhân hóa đến một hoặc nhiều người. Bạn có thể viết một email nháp trong Gmail, sau đó chỉ định danh sách người nhận email trong Google Sheet và chương trình Mail Merge sẽ tự động gửi các email tùy chỉnh đến tất cả các địa chỉ này trong một lần.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email:
- Website: www.tino.org