Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230, hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng, và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiêté liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam [ hoăc các chuẩn mực quốc tế được chấp nhận ]
Theo SAS 41 [AU 338 ], tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiên, thông tin thu được, và nhưng kết luận thích hợp đạt được trong công tác. Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho Báo cáo kiểm toán.
Có thể thấy hồ sơ kiểm toán không bao hàm tất cả các tài liệu, thông tin đến cuộc kiểm toán. Việc lưu trữ tất cả các tài liệu, thông tin liên quan này sẽ trở nên không hiệu quả và thực tế là không thể. Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phỉa đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận và chứng minh cuộc kiểm toán được thực hiện theo đúng pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ kiểm toán được chia làm hai loại:
- Hồ sơ kiểm toán năm
- Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán chung
Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung vể khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toan trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung do đó thường mang tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính. Cụ thể hồ sơ kiểm toán chung bao gồm:
Tên và số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày, tháng lưu trữ
Các thông tin chung về khách hàng
- Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập [ Giấy phép đầu tư, Hợp đồng liên doanh ], đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản hội đồng quản trị, họp Ban Giám Đốc… [ Tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức…];
- Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt đông kinh doanh của khách hàng; quá trình phát triển của khách hàng;
Các tài liệu thuế Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoat động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu vể thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm;
Các tài liệu về nhân sự Các quy định về hợp đồng lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự, Quy định về quản lý và sử dung quỹ lương;
Các tài liệu về kế toán
- Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng [ nếu có ];
- Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính dự phòng…
Các hợp đồng thoả thuận với bên thú ba có hiệu lực trong thời gian dài [ít nhất hai năm tài chính] Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đông bảo hiểm, thoả thuận vay…
- Các tài liệu khác.
Hồ sơ kiểm toán chung cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.
Hồ sơ kiểm toán năm
Là hồ sơ kiểm toán chưa đựng thông tin khách hàng chỉ liên quan đến một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm các dư liệu áp dụng cho năm kiểm toán:
- Các thông tin về người lập, người kiểm tra [soát sét ] hồ sơ kiểm toán;
- Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế… của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến một năm tài chính;
- Các báo cáo kiểm toán, thư quản lý, Báo cáo tài chính và các báo cáo khác,… [ bản dự thảo và bản chính thức ];
- Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phục lục hợp đông [ nếu có ] và bản thanh lý hợp đồng;
- Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó;
- Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác;
- Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ;
- Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc nên độ;
- Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của nhưng thủ tục được thực hiện và kết quả thu được;
- Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư tài khoản;
- Những phân tích về tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng;
- Những thông tin chung về doanh nghiệp;
- Bảng cân đối thử tạp thời;
- Các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại;
- Các bảng kê chi tiết;
- Bản giải trình của giám đốc [ hoặc người đứng đầu ] đơn vị;
- Các bằng chứng về sự kiểm tra soát xét của kiểm toán viên và ngưòi có thẩm quyền đối với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán hay các chuyên gia thực hiên;
- Các tài liệu liên quan khác;
Trong trường hợp có từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán được lập theo sự phân công của từng bên. Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát hành báo cáo kiểm toán và lưu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán, mỗi bên phải copy cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình.
Trên thực tế các công ty kiểm toán thương sắp xếp các bằng chứng thu được vào hồ sơ kiểm toán cũng theo hồ sơ kiểm toán chung và kiểm toán năm nhưng đồng thời hồ sơ này được chi tiết cho từng chu trình tưng công việc cụ thể.
Tại công ty kiểm toán Việt Nam VACO sắp xếp các bằng chứng kiểm toán vào hồ sơ theo doanh mục sau:
- 1000: Lập kế hoạch kiểm toán
- 2000: Báo cáo
- 3000: Quản lý
- 4000: Kiểm soát
- 5000: Kiểm tra chi tiết – tài sản
- 6000: Kiểm tra chi tiết – công nợ
- 7000: Kiểm tra chi tiết – nguồn vốn
- 8000: Kiểm tra chi tiết – báo cáo lãi lỗ
Trong từng mục lớn lại được chi tiết thành các khoản mục nhỏ nhằm hộ trợ kiểm toán viên trong công vịêc thục hành kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ trọng thời gian bao lâu?
Thời gian lưu hồ sơ như sau: Trong vòng 12 tháng kể từ ngày báo cáo kiểm toán được phát hành: người phụ trách phải có trách nhiệm đưa hồ sơ vào bảo quản. Thời hạn lưu hồ sơ: Tối thiểu là 10 năm. [Theo Điều 18 Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán]
Hồ sơ kiểm toán có tác dụng gì?
Hồ sơ kiểm toán chính là những bằng chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của KTV. Vì thế, hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các KTV đưa ra ý kiến, đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán, sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán bao gồm những gì?
Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán; hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán; hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước; hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán ...
Nhiệm vụ lập kế hoạch kiểm toán của ai?
Theo đó, người có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hằng năm của tổ chức tín dụng là Trưởng kiểm toán nội bộ. Việc xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hằng năm của tổ chức tín dụng sẽ căn cứ quy mô, tốc độ tăng trưởng, mức độ rủi ro của các hoạt động và nguồn lực hiện có của tổ chức tín dụng.