Khi nhập liệu các bạn đã nhập họ và tên đầy đủ của mọi người trong cùng một ô, nhưng sau đó lại cần tách riêng họ tên đệm và tên ra hai ô khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý. Excel hỗ trợ các bạn rất nhiều để các bạn có thể tách họ và tên mà không cần nhập lại dữ liệu.
Dưới đây là ba cách giúp các bạn có thể dễ dàng tách họ và tên trong Excel.
Cách 1: Sử dụng hàm
Bước 1: Tạo cột Họ tên đệm và cột Tên để chứa nội dung sau khi tách. Các bạn có thể định dạng tùy ý.
Bước 2: Tách tên từ cột Họ và tên sang cột Tên:
Tại ô đầu tiên [E5] cần tách tên các bạn nhập hàm =RIGHT[C5;LEN[C5]-FIND["*";SUBSTITUTE[C5;" ";"*";LEN[C5]-LEN[SUBSTITUTE[C5;" ";""]]]]] với C5 là ô Họ và tên tương ứng cần tách.
Sau đó các bạn sao chép xuống các ô dưới bằng cách di chuyển con trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô và kéo xuống dưới là tất cả các tên trong danh sách được tách.
Bước 3: Tách họ từ cột Họ và tên sang cột Họ tên đệm:
Tại ô đầu tiên cần tách [D5] họ các bạn nhập công thức =LEFT[C5;LEN[C5]-LEN[E5]]
- Trong đó: C5 là ô họ tên đầy đủ; E5 là ô tên vừa được tách.
Sau đó các bạn sao chép xuống các ô khác để tách họ đệm của các ô tương ứng.
Cách 2: Sử dụng hộp thoại Replace
Bước 1: Tạo cột Họ tên đệm và cột Tên để chứa dữ liệu sau khi tách, tiếp theo các bạn sao chép cột Họ và tên sang cột Tên.
Bước 2: Tách tên trong cột Tên.
- Chọn [bôi đen] dữ liệu trong cột Tên, trong thẻ Home các bạn chọn Find&Select -> Replace [hoặc tổ hợp phím Ctrl + H] để mở hộp thoại Find and Replace.
- Trong thẻ Replace của hộp thoại Find and Replace các bạn nhập *_ [_chính là dấu cách] trong ô Find what. Sau đó nhấn Replace All để tách tên.
Sau khi hoàn thành các bạn sẽ được nhận một thông báo nhỏ từ Microsoft Excel, nhấn OK để hoàn tất. Kết quả các bạn sẽ được như sau:
Bước 3: Tách họ trong cột Họ và tên vào cột Họ tên đệm.
Ở bước này các bạn thực hiện tương tự Bước 2 ở Cách 1.
Cách 3: Sử dụng VBA
Bước 1: Trong file Excel các bạn cần tách họ và tên, các bạn chọn thẻ Developer -> Visual Basic [hoặc tổ hợp Alt + F11] để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic.
Bước 2: Tiếp theo các bạn chọn Insert -> Module để mở cửa sổ nhập code.
Bước 3: Sao chép đoạn code dưới đây và dán vào cửa sổ nhập code mà bạn vừa mở.
Private Function TACH[ten As String, lg As Integer] |
Bước 4: Lưu file code bằng cách nhấn Ctrl + S hoặc nhấn biểu tượng Save, xuất hiện hộp thoại thông báo các bạn nhấn Yes để lưu file.
Bước 5: Trở về bảng tính Excel, đầu tiên các bạn tạo thêm cột chứa Họ tên đệm và cột Tên chứa tên sau khi tách.
Bước 6: Tách họ và tên đệm: các bạn đặt con trỏ chuột tại ô mới trong cột Họ tên đệm và nhập công thức =TACH[C5;0] với C5 là ô họ và tên đầy đủ và nhấn Enter.
Với các họ tên đệm khác các bạn thực hiện tương tự hoặc sao chép xuống các ô còn lại, kết quả các bạn sẽ tách được tất cả họ tên đệm.
Bước 7: Tách tên: các bạn đặt con trỏ chuột tại ô mới trong cột Họ tên đệm và nhập công thức =TACH[C5;1] với C5 là ô họ và tên đầy đủ và nhấn Enter.
Với các tên khác các bạn thực hiện tương tự hoặc sao chép xuống các ô còn lại, kết quả các bạn sẽ tách được tất cả tên.
Như vậy, với ba cách tách họ và tên trong Excel mà bài viết hướng dẫn, các bạn có thể dễ dàng thực hiện tách họ và tên. Chúc các bạn thành công!