Cách lập bảng theo dõi vật tư

Việc quản lý hàng hóa, vật tư, tư liệu sản xuất từ lâu đã là công việc không hề đơn giản của các thủ kho nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Để giúp bạn đọc có thêm thông tin chi tiết về cách theo dõi vật tư trên excel cũng như hiểu được vì sao nên quản lý vật tư bằng excel cũng như một số hạn chế khi theo dõi vật tư trên excel, Vinatech đã tổng hợp thành bài viết dưới đây, mời bạn đọc cùng theo dõi.

Xem thêm:

• Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng, kho hàng hiệu quả
• Quy trình quản lý kho theo người mới

1. Tại sao nên quản lý kho vật tư bằng Excel

Hầu hết tại một doanh nghiệp số lượng vật tư vô cùng lớn vì vật để kiểm soát được lại vô cùng phức tạp đi cùng với chủng loại, kích thước. Khi quản lý kho vật tư bằng Excel sẽ giúp bạn:

Hoàn thiện nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích khi sử dụng Excel. Thoải mái điều chỉnh theo mong muốn mà không bị bó buộc với tính năng của phần mềm, chuyên gia xây dựng sẵn.

Đơn giản dễ sử dụng khi làm việc trên excel.

Không cần trả bất kỳ chi phí nào, tự lập một file quản lý, bán hàng theo ý muốn.

Tính toán dễ dàng bằng công thức đơn giản như tính tổng doanh số, tổng lợi nhuận, sắp xếp hàng tồn kho theo số lượng hàng bán chạy nhất.

Thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng. Chia sẻ cho nhiều người dùng.

2. Cách quản lý theo dõi vật tư trên Excel

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa

Lấy dữ liệu từ database nhập sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo. Bảo bảo độ chính xác tuyệt đối.

Danh mục vật tư gồm các cột thông tin: STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị.

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập Xuất

File quản lý kho vật tư bằng Excel bao gồm các thông tin như: Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản [ nếu có], Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá.

Khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàmvlookuptìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập. Có thể bạn cần kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.

Sử dụng hàmIfmục đích để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. [không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA]

Công thức =IF[$G10=,,VLOOKUP[$G10,Mã vật tư!$B:$D,2,0]]

Bước 3: Báo cáo Xuất Nhập Tồn

Cách theo dõi vật tư trên excel cho phép bạn theo dõi số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập xuất: Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị, Số Lượng Thành tiền của [ Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ].

Tại cột số lượng , thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn.

Công thức: =SUMIF[Nhập xuất!$G$7:$G$5003,Nhập xuất tồn!$A5,Nhập xuất!$J$7:$J$5003]

Tại cột Tồn cuối kỳ : bạn chỉ cần nhớ công thức

Số lượng tồn = Số lượng nhập Số lượng bán

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý hàng tồn kho Hiệu Quả và An Toàn

3. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel

File Excel không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu vì đây là phần mềm offline mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Trong quá trình sử dụng nếu gặp trục trặc người dùng có thể mất hoàn toàn cơ sở dữ liệu.

Không phải ai cũng sử dụng thành thạo các hàm trong excel. Phải là người am hiểu về hàm mới có thể sử dụng tốt đây là hạn chế vì không phải doanh nghiệp, cơ quan nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhỏ.

Quá trình nhập liệu đều phải thủ công gây mất thời gian, dễ nhầm lẫn khi phải nhập số lượng quá lớn.

Không cập nhật liên tục thông tin khiến các bộ phận khác không có dữ liệu mới. Khi thay đổi hàng trong kho nhân viên kho phải kiểm kho mới có thể báo cáo số lượng với bộ phận khác.

Trên đây là những thông tin về cách theo dõi vật tư trên excel mà Vinatech muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có được kiến thức cần thiết khi lựa chọn phương pháp quản lý vật tư phù hợp. Chúc bạn thành công!

Share nếu bạn thấy hữu ích

Hãy là người đầu tiên bình luận bài viết này :