Bước đầu tiên trong dự toán ngân sách của doanh nghiệp là

Được bắt đầu từ hơn một thế kỷ trước, hoạt động lập ngân sách là một phương pháp quản lý chi phí và dòng tiền. Những bước tiêu biểu trong lập ngân sách bao gồm:

Trong môi trường lý tưởng, ba mục đích chính của việc lập ngân sách cho doanh nghiệp bao gồm:

Một ngân sách bao hàm tất cả các nhân tố tài chính của doanh nghiệp, từ những đơn vị cá nhân cho đến các phòng ban và chi nhánh. Nó mô tả một bức tranh tổng thể về các mục đích hoạt động và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Lập ngân sách không chỉ đơn thuần là lên kế hoạch về lợi nhuận. Nó còn tập trung về việc phân chia cho các đơn vị cá nhân các mục tiêu hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp. Hơn nữa, lập ngân sách còn phân bổ các nguồn lực, từ đó các quản lý cấp cao có thể đưa ra quyết định về mục tiêu doanh thu và thắt chặt chi tiêu.

Cần phải chú ý rằng các quản lý mỗi bộ phận phải xem hoạt động của mình như một phần liên quan đến các bộ phận khác để đảm bảo rằng không bộ phận nào giẫm chân lên nhau.

Thông báo kế hoạch tài chính đến những cá nhân chịu trách nhiệm

Các cá nhân thường phải báo cáo cho người chịu trách nhiệm, hay là trung tâm lập ngân sách, nơi chịu trách nhiệm cho kết quả hoạt động của toàn bộ phòng ban hoặc nhóm của mình. Trung tâm lập ngân sách được định nghĩa là “một nhánh của doanh nghiệp cần phải kiểm soát thông qua ngân sách đã được chuẩn bị trước” [CIMA, 2005].

Do đó, ngân sách được thiết kế để giúp các nhà quản lý dưới chế độ tản quyền hiểu được toàn bộ kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, từ chi phí tiết kiệm mong đợi cho đến doanh thu mục tiêu

Tuy nhiên, việc lập ngân sách đã phát triển đến mức đòi hỏi rất nhiều chi tiết, khiến cho cách quản lý trở nên quá tập trung và nhiêu khê. Sự thực rằng hoạt động này chỉ diễn ra 1 lần trong năm và rất khó để tiến hành bất cứ thay đổi nào nhằm ứng phó với các thay đổi thị trường và việc này chỉ càng làm tăng thêm tính quan liêu trong việc ra quyết định.

Khuyến khích các cá nhân hoạt động vì lợi ích của doanh nghiệp

Bởi vì lập ngân sách cũng có nghĩa trao quyền chi tiêu, những cá nhân chủ chốt có thể tận dụng việc này để đạt được các mục tiêu khó khăn và được khen thưởng. Tuy nhiên, đây lại là đặc tính gây tranh cãi nhiều nhất trong việc lập ngân sách bởi các hành vi không lành mạnh sẽ xuất hiện.

Ví dụ, một trưởng phòng có thể sử dùng toàn bộ số tiền còn lại vào cuối năm để tránh việc bị cắt giảm ngân sách được phân vào năm sau. Hoặc vị này có thể cố tình đệ trình yêu cầu ngân sách nhiều hơn cần thiết để được ghi nhận công trạng trong việc đạt được mục tiêu.

***

Lập ngân sách theo quy trình truyền thống có còn mang lại hiệu quả?  Doanh nghiệp có thể làm gì để cải thiện quy trình lập ngân sách? Tìm hiểu câu trả lời ở tài liệu "Làm thế nào để tạo một hệ thống lập ngân sách cao cấp".  

Thích những gì bạn vừa đọc? Bấm vào đây để đăng kí theo dõi blog này!

Ngân sách là gì? Vì sao phải lập kế hoạch ngân sách? Đó là những câu hỏi luôn có lượng tìm kiếm lớn trên Google. Để giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này, BAC đã dành một bài viết để chia sẻ những vấn đề có liên quan.

Ngân sách là chủ đề được mọi doanh nghiệp đặc biệt quan tâm

Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu, nếu bạn quan tâm chủ đề này hãy tham khảo ngay khóa học dưới đây:

Tham khảo: Khóa học lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp

Ngân sách cũng được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:

• Ngân sách tổng thể [master budget]: Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.
• Ngân sách hoạt động [operating budget]: Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách dự báo dòng tiền [cash flow budget]: Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính [financial budget]: Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….
• Ngân sách cố định [static budget]: Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.

Công việc lập kế hoạch ngân sách có một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
• Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
• Dự đoán tương lai: Kế hoạch đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, để doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.
• Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.

Tùy vào công việc, dự án, cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có 2 loại ngân sách để tổng hợp:

Là ngân sách dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng,….

• Bước 1: Ước lượng doanh thu

Bạn có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.

• Bước 2: Tính toán nguồn vốn

Từ doanh thu dự đoán ở trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….

• Bước 3: Các chi phí dự kiến

Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.

• Bước 5: Dự đoán tình huống

Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp,….

Gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Trong đó, ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:

Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.

• Bước 2: Trừ các khoản chi

Dựa theo tình hình hoạt động mà ước lượng những khoản tiền phải chi tiêu, thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất,….

Bạn phải tính toán để đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.

• Bước 4: Tính cân đối cuối kỳ

Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước, bằng cách cộng vào khoản dư hoặc thiếu mà bạn sẽ có cân đối vào cuối kỳ.

Từ cân đối cuối kỳ mà nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là một số dương cho biết doanh nghiệp hiện đang đủ vốn, ngược lại, cân đối là một số âm cho thấy doanh nghiệp cần một kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.

Những bước trên đã được giản lược và sử dụng ngôn từ gần gũi để giúp các bạn hình dung một cách cụ thể về việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Mong rằng những kiến thức này sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem những bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

• Tiếp tục với Phần 3 của bài viết, cùng BAC tìm hiểu về tài liệu Functional Specification, đây một loại tài liệu quan trọng đổi với các bên liên quan và Nhóm phát triển, BA cần phải hiểu rõ và thường xuyên sử dụng trong công việc.

• Tiếp tục với Phần 2 của chuỗi bài viết, cùng tìm hiểu về Use Case qua những ví dụ được mô tả chi tiết để có thể dễ dàng thực hành và áp dụng được các kỹ thuật. Bên cạnh đó, bài viết còn cung cấp một số mẹo giúp xác định các UC tốt hơn.

• Business Analyst thường gắn liền với yêu cầu và tài liệu. Các tài liệu là sản phẩm và cũng là đầu vào của quá trình phát triển phần mềm. Trong chuỗi bài viết này, BAC cung cấp thông tin về 3 loại tài liệu quan trong mà BA cần biết và tài liệu User Story sẽ được nêu trong phần 1.

• Có một hạn chế là SQL Server Management Studio [SSMS] hiện nay không có phiên bản hỗ trợ cho các bạn sử dụng Mac. Nhận thấy được điểm hạn chế này, BAC muốn giới thiệu đến các bạn 2 cách sau đây để việc quản trị SQL của bạn không còn gặp khó khăn nữa.