Trợ lý là “cánh tay phải” của lãnh đạo, là người hỗ trợ đắc lực nhất của họ. Bạn muốn hiểu rõ hơn trợ lý là gì thì đọc bài viết này nha!
Trợ lý chính là người hỗ trợ và làm việc trực tiếp với Giám đốc, lãnh đạo để giúp những người đứng đầu công ty này thực hiện những nhiệm vụ mà họ muốn làm. Trợ lý thường giúp giám đốc xử lý đủ loại vấn đề liên quan đến đối nội – đối ngoại, quản lý tài chính, đàm phán với đối tác, quản lý các nhân viên cấp dưới…
Trợ lý là 1 công việc tương đối phức tạp, khối lượng công việc cũng tương đối nhiều nên để làm tốt công việc của mình thì bạn cần phải có nhiều phẩm chất vượt trội. Bên cạnh ngoại hình tốt thì bạn cần có chuyên môn vững vàng, kỹ năng mềm, sự khéo léo, cẩn thận, khả năng chịu được áp lực… khả năng nói trợ lý chính là “cánh tay” đắc lực của các lãnh đạo, là nhân vật “dưới một người, trên vạn người”, vì thế bạn phải hội tụ được những phẩm chất trên nếu muốn đảm đương điểm này.
►►► Tìm hiểu: Trợ lý buôn bán là gì? Mô tả công việc trợ lý buôn bán?
Tiếp nối phần khái niệm trợ lý là gì, công ty chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn phân biệt giữa 2 vị trí “trợ lý giám đốc” và “thư ký giám đốc”. Vì có nhiều điểm tương đồng nên nhiều người hay nhầm lẫn 2 chức danh này là một. mặc khác, chúng là 2 vị trí công việc tách biệt hoàn toàn. Chúng có những điểm khác nhau chứ không hoàn toàn trùng khớp như nhiều người vẫn nghĩ. Cùng phân tích thật kỹ nha!
Trợ lý và thư ký đều có trách nhiệm hoàn thành những công việc sau đây:
- Quản lý văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm về công tác văn thư…
- Gửi và nhận những loại thư tín, email có liên quan đến công việc
- Lưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản… mà lãnh đạo cần
- Tổ chức các buổi họp, hội nghị lớn nhỏ
- Lập lịch vận hành trong tuần cho công ty
- Giúp lãnh đạo lên lịch làm việc, kiểm tra lịch trình và các chuyến đi công tác
- Xử lý các công việc rất cần thiết khi lãnh đạo đi vắng
►►► Đọc thêm: Tuyển tập những cẩm nang nghề nghiệp hữu ích nhất cho người mới ra trường.
Bạn đã nắm được những điểm giống nhau giữa vị trí trợ lý và vị trí thư ký, dưới đây là những điểm khác biệt:
- Vai trò lãnh đạo tổ chức của trợ lý sẽ mạnh mẽ và rõ nét hơn thư ký rất nhiều. Trợ lý khả năng thực hiện tất cả mọi công việc của 1 thư ký nhưng họ còn đảm đương nhiều trách nhiệm hơn thư ký. Thư ký chỉ sắp xếp các cuộc hẹn cho Giám đốc còn trợ lý được trao quyền tổ chức và lên lịch cũng như tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp, hội nghị…
- Trợ lý khả năng kiêm luôn cả nhiệm vụ của 1 kế toán, họ quản lý ngân sách của công ty và là người bảo đảm về các khoản phải thu, phải trả của công ty. Trợ lý khả năng tương tác với hầu hết các phòng, ban của công ty họ làm.
- Họ là người khả năng làm việc độc lập, họ đứng ra trực tiếp làm việc với đội ngũ buôn bán và xử lý các vấn đề nảy sinh. Họ vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mỗi ngày giống như thư ký nhưng họ còn đảm nhiệm cả các dự án “dài hơi” [khả năng kéo dài đến vài tháng].
- Trợ lý được trao quyền phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên các phòng, ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty.
Trợ lý không những thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà còn phải biết cách dùng rất nhiều loại máy móc, công nghệ có liên quan khác như máy in, máy fax, hoặc các vật dụng rất cần thiết cho công việc.
Các tiện ích công nghệ mới nhất sẽ đáp ứng kết quả cho công việc của một trợ lý, giúp họ tiết kiệm nhiều công sức và thời gian hơn.
Ở mức độ quyền hạn nhất định, trợ lý giám đốc khả năng thay mặt giám đốc đi vắng để “trông coi” một vài nhiệm vụ. vì thế, họ cần có trình độ quản trị buôn bán và khả năng đánh giá để “chèo chống một mình” trong trường hợp khẩn cấp. Một trợ lý càng giỏi thì lại càng có tầm nhìn cao, biết để ý và học hỏi ngay từ lãnh đạo trực tiếp.
Cần biết phân chia thời gian, sắp xếp công việc, lên kế hoạch tổng thể để quản lý tốt nhiệm vụ được giao phó, cũng như biết ưu tiên việc nào quan trọng hơn cả.
XEM THÊM: Cách quản lý thời gian kết quả
Trợ lý cần thể hiện khả năng nắm bắt tâm lý đối phương, giỏi thuyết phục và đàm phán cũng như xây dựng thiện cảm tốt trong lòng đối tác, khách hàng thay mặt cho giám đốc và công ty.
vì thế, việc am hiểu các nền văn hóa khác nhau cũng như thành thạo kỹ năng giao tiếp sẽ là vũ khí lợi hại, mang đến thành công cho sự nghiệp.
Trợ lý là cánh tay phải, có nhiệm vụ tham mưu, góp ý cho giám đốc nên cần phải hiểu rõ về lĩnh vực vận hành của công ty. Nếu không nắm rõ chiều hướng thị trường, phương hướng phát triển của lĩnh vực trong tương lai, khai thác đối thủ cạnh tranh, họ rất khả năng sẽ đưa ra những quyết định sai lầm, tác động tới lợi ích công ty.
XEM THÊM: Kỹ năng xử lý tình huống và cách xử lý trong công việc thường gặp
Thông thường, trợ lý không có mức lương cố định mà dao động trong khoảng 400-500 USD cho đến 1.000-2.000 USD/tháng nếu khả năng và kinh nghiệm làm việc tốt. Bản lĩnh càng lớn thì trợ lý càng khả năng đảm nhận nhiều công việc, từ đó gia tăng mức thu nhập của mình.
ở Việt Nam, mức lương trợ lý giám đốc có chênh lệch khá cao từ 5 triệu – gần 22 triệu đồng/tháng. Nếu sở hữu năng lực ngoại ngữ ở mức giao tiếp và soạn thảo tốt thì mức thu nhập khả năng vượt mức 22 triệu đồng/tháng.
mặt khác, muốn có mức lương trợ lý giám đốc cao còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như: Kỹ năng tư duy logic, kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng xử lý vấn đề, năng lực chuyên môn…
Trên đây là những chia sẻ của công ty chúng tôi về vị trí trợ lý. công ty chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ trợ lý là gì đồng nghĩa “bật mí” cho bạn cách phân biệt vị trí trợ lý Giám đốc và thư ký Giám đốc. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho bạn!
►►► Khám phá: Những website đăng tin tuyển việc làm uy tín nhất cho các ứng viên hiện nay.
It looks like you were misusing this feature by going too fast. You’ve been temporarily blocked from using it.
If you think that this doesn't go against our Community Standards, let us know.
1. Những công việc tương đồng giữa người trợ lý và thư ký
– Công tác văn thư, soạn thảo văn bản
– Gửi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax
– Tổ chức lưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản
– Tổ chức các buổi hẹn gặp
– Lập lịch hoạt động công ty trong tuần
– Lập lịch làm việc, tổ chức, cập nhật các chuyến đi công tác
– Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
– Tổ chức hội nghị
– Quản lý văn phòng phẩm
2. Điểm khác biệt của một trợ lý giám đốc Người trợ lý thường có vai trò lãnh đạo trong một tổ chức hơn là các thư ký. Họ có thể, và thường làm, thực hiện tất cả các trách nhiệm của một thư ký, nhưng sau đó nhiều hơn nữa. Thay vì chỉ sắp xếp các cuộc hẹn, họ có thể tổ chức, lên lịch và tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp và hội nghị.Họ có thể thực hiện một số nhiệm vụ kế toán, hay quản lý ngân sách công ty của họ và đảm bảo rằng thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp là chính xác và các khoản phải trả và khoản phải thu được xử lý kịp thời. Họ tương tác với mọi người trên khắp các phòng ban.Trợ lý là người sẽ suy nghĩ độc lập, giải quyết vấn đề và làm việc với toàn bộ đội ngũ kinh doanh. Họ có thể có các nhiệm vụ hàng ngày tương tự như thư ký, nhưng họ cũng thường được giao các dự án dài hạn có thể kéo dài hàng tháng.Thậm chí, một số trợ lý hành chính còn có nhân viên báo cáo với họ và họ có thể phân công và giám sát công việc của người khác. Bản thân họ sẽ thường báo cáo công việc và các vấn đề với các thành viên hàng đầu của các tổ chức doanh nghiệp như chủ tịch công ty, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính.
Cả trợ lý lẫn thư ký giám đốc đều đóng vai trò quan trọng trong công ty và cần có kiến thức nền tảng vững chắc cũng như kỹ năng mềm liên quan. Ngoài ra, kỹ năng tự nhiên cũng là yếu tố quan trọng bao gồm sự chú ý, cẩn thận đến từng chi tiết, kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt, kỹ năng quản lý thời gian tốt và ý thức chuyên nghiệp mạnh mẽ.