1. MỤC ĐÍCH
Quy định công tác định kỳ thực hiện đánh giá nội bộ [kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tuân thủ HTQLCL] tại các đơn vị thuộc Thanh tra tỉnh nhằm xác định mức độ phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và những mục tiêu mong muốn.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tất cả các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ về hệ thống quản lý chất lượng tại Thanh tra tỉnh.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Sổ tay chất lượng;
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 [điều khoản 8.2.2].
4. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT
Đánh giá chất lượng nội bộ: bao gồm các hoạt động kiểm tra, xem xét, quan sát và phỏng vấn để so sánh kết quả thực tế với những quy định của hệ thống quản lý chất lượng.
Đoàn đánh giá: gồm một hay nhiều chuyên gia thực hiện cuộc đánh giá.
Chuyên gia đánh giá: là người có đủ đủ năng lực để tiến hành cuộc đánh giá.
Bên được đánh giá: Đơn vị được đánh giá.
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
5. NỘI DUNG
5.1. Lưu đồ [File đính kèm]5.2 Diễn giải lưu đồ:
5.2.1 Lập kế hoạch đánh giá
Căn cứ tình hình hoạt động chung của Thanh tra tỉnh, tình trạng và tầm quan trọng của các hoạt động, lĩnh vực đánh giá và kết quả đánh giá trước đó, thư ký ban chỉ đạo ISO tiến hành lập kế hoạch đánh giá định kỳ theo mẫu BM-03-01. Kế hoạch đánh giá đảm bảo đề cập rõ đơn vị được đánh giá, hoạt động được đề cập đến, thời gian thực hiện, các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có liên quan trình Trưởng ban chỉ đạo xem xét và phê duyệt triển khai.
Ngoài các cuộc đánh giá định kỳ, có thể tiến hành đánh giá đột xuất theo nhu cầu hay đề xuất của lãnh đạo Thanh tra tỉnh.
5.2.2. Phân công nhiệm vụ và thành lập đoàn đánh giá
Trưởng ban chỉ đạo ISO chỉ định trưởng đoàn đánh giá và các thành viên theo nguyên tắc đánh giá chéo giữa các bộ phận, đảm bảo khách quan, công bằng, người đánh giá không tự đánh giá công việc của mình.
Các thành viên đoàn đánh giá được lựa chọn trên cơ sở đã được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu về ISO 9001:2008 và các hoạt động của Thanh tra tỉnh.
5.2.3. Lập thông báo chương trình và nội dung đánh giá
Trưởng đoàn đánh giá được chỉ định có trách nhiệm lập thông báo về chương trình và nội dung đánh giáBM-03-02 và gửi trước đến các đơn vị được đánh giá trước thời gian ít nhất 01 tuần. Chương trình đánh giá cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của HTQLCL.
5.2.4. Công tác chuẩn bị:
Các thành viên đoàn đánh giá:
Sau khi có thông báo, từng thành viên nhóm đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:
- Nghiên cứu và nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được đánh giá;
- Xem xét yêu cầu của tiêu chuẩn, tài liệu có liên quan đến hoạt động được đánh giá;
- Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu thấy cần thiết;
- Chuẩn bị phiếu/báo cáo ghi chép.
Đơn vị được đánh giá:
Các đơn vị được đánh giá có trách nhiệm gửi trước tài liệu có liên quan tới Trưởng đoàn đánh giá, bố trí thời gian và nhân sự, hồ sơ, phương tiện cần thiết để sẵn sàng làm việc.
5.2.5. Tiến hành đánh giá
a./ Họp khai mạc:
Nhóm đánh giá họp với phụ trách đơn vị cùng các đại diện liên quan của đơn vị được đánh giá để:
- Thông báo và khẳng định lại mục tiêu, nội dung, phạm vi cuôc đánh giá.
- Sửa đổi chương trình đánh giá đã thông báo [nếu cần]
- Rà soát lại yêu cầu cần thiết cho việc đánh giá [Các tài liệu, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cần thiết do phụ trách đơn vị được đánh giá chỉ định cho những thành viên chuẩn bị để phục vụ cho nhóm đánh giá].
b./ Đánh giá thực tiễn:
Khi đến đơn vị được đánh giá, Trưởng đoàn phải thông báo tóm tắt cho trưởng bộ phận được đánh giá về phương pháp, phạm vi và những yêu cầu cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá.
Đánh giá được tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, chọn ngẫu nhiên, nhưng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống.
Các chuyên gia đánh giá phải thực hiện những công việc sau trong quá trình đánh giá:
- Các yêu cầu của ISO 9001:2008 có liên quan lĩnh vực công việc của đơn vị được đánh giá có được nêu đầy đủ trong tài liệu, thủ tục, hướng dẫn hay trong các biểu mẫu mà họ hiện có chưa;
- Thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu đó có được áp dụng và có thích hợp khôn
- Bằng chứng của việc áp dụng thể hiện như thế nào;
- Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa mà lần đánh giá trước đó có liên quan
Với các yêu cầu nêu trên, các kỹ thuật cụ thể chuyên gia phải vận dụng trong đánh giá thực tế bao gồm:
- Kỹ thuật lắng nghe
- Kỹ thuật đọc-So sánh
- Kỹ thuật lấy mẫu
- Kỹ năng giải thích
- Kỹ thuật phân loại sự KPH
- Tập trung nghe
- Nói ít
- Sàng lọc thông tin
- Tạo hưng phấn cho người đối thoại
- So sánh giữa tài liệu và hồ sơ
- So sánh giữa quy định và thực hiện
- So sánh thời gian: Kế hoạch-Thực hiện
- Chú ý những từ trọng tâm [Key Word]
- Lấy mẫu đại diện
- Tập trung vào vấn đề cơ bản
- Chú ý những dấu hiệu khác thường
- Tính sẵn sàng của đơn vị được đánh giá
- Luôn bám sát tiêu chuẩn
- Luôn bám sát tình huống
- Dùng ngôn từ nôm na, dễ hiểu
- Lấy các ví dụ gần gũi, sát thực tế
Lỗi nặng [M]: Hệ thống văn bản bỏ qua vấn đề cơ bản, Bỏ không thực hiện nên ảnh hưởng nghiêm trọng, nhiều lỗi nhẹ nhưng phổ biến, trung lặp...
Lỗi nhẹ [NC]: Các quy định không được tuân thủ [có làm nhưng không đến đầu, đến cuối]...
Điểm lưu ý [OB]: Chưa đủ bằng chứng kết luận NC, là cơ hội cải tiến, là cảnh báo của chuyên gia...
Vận dụng tất cả các kỹ thuật, kỹ năng chuyên môn nếu nhận thấy bất cứ sự không phù hợp nào, chuyên gia đánh giá phải ghi nhận theo mẫu BM-03-03 và thống nhất với đơn vị được đánh giá, sau đó thông báo với Trưởng đoàn đánh giá.
Trong trường hợp có bất đồng giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá, chuyên gia đánh giá phải báo cáo với cấp ra quyết định đánh giá bằng văn bản để giải quyết kịp thời.
C./ Báo cáo đánh giá và theo dõi hành động khắc phục:
Kết thúc thời gian đánh giá, nhóm đánh giá sẽ họp riêng để nhận định và thống nhất những điều đã tìm được khi đánh giá. Thống nhất về các dạng không phù hợp đã phát hiện được và phân mức độ không phù hợp của chúng. Sau đó tổ chức họp tổng kết toàn bộ cuộc đánh giá:
Thành phần dự: Nhóm đánh giá cùng lãnh đạo và có thể các đại diện của đơn vị được đánh giá đã dự phiên họp khai mạc ban đầu.
Nội dung: Khẳng định sự phù hợp về phạm vi, mục tiêu đã đánh giá. Trưởng nhóm đánh giá trình bày về những điều được phát hiện và các kết luận của nhóm đánh giá, trong đó ít nhất phải đề cập:
- Các ưu nhược điểm và tính hiệu quả của hệ thống;
- Công bố những sự không phù hợp và mức độ những sự không phù hợp đó theo BM-03-03 [Báo cáo sự không phù hợp].
- Thảo luận và giải thích về những sự không phù hợp:
- Mọi sự chưa nhất trí nào đó giữa nhóm đánh giá và đơn vị đều phải được thảo luận đi đến nhất trí để không gây trở ngại cho các giai đoạn triển khai sau này.
- Rút kinh nghiệm cho cuộc đánh giá tiếp theo.
Tổng hợp báo cáo: Kết thúc phiên họp, Trưởng đoàn đánh giá căn cứ trên cơ sở các điểm không phù hợp đã thống nhất, tiến lập báo cáo đánh giá tổng hợp [BM-03-04] và gửi lên Trưởng ban chỉ đạo xem xét.
Trên cơ sở các báo cáo, Trưởng ban chỉ đạo yêu cầu trưởng đơn vị được đánh giá phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp [đã được phát hiện trong quá trình đánh giá] nhằm triệt để ngăn ngừa sự tái diễn. Đồng thời, trưởng bộ phận được đánh giá có trách nhiệm đề xuất hành động khắc phục trên phần 2 của biểu mẫu báo cáo sự không phù hợp theo [BM-03-03] và trình lên Trưởng ban chỉ đạo phê duyệt.
Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm báo cáo tổng hợp hành động khắc phục và gửi lên Trưởng ban chỉ đạo xem xét, phê duyệt, đồng thời gửi đến các đơn vị liên quan thực hiện hành động khắc phục theo QT-05].
Căn cứ thời hạn hoàn thành của mỗi đơn vị, Trưởng ban chỉ đạo cử chuyên gia đánh giá kiểm tra lại để đảm bảo hành động khắc phục đã đề ra được thực hiện có hiệu quả hay không [sự không phù hợp được xử lý triệt để khi có xác nhận tại phần 03 theo dõi hiệu quả xử lý trên BM-03-03].
Trường hợp đơn vị chưa thực hiện hành động khắc phục, người kiểm tra phải báo cáo ngay với Trưởng ban chỉ đạo để có biện pháp giải quyết kịp thời.
6. LƯU HỒ SƠ
TT
Nội dung hồ sơ
Đơn vị lưu trữ
Thời gian lưu
1 Kế hoạch đánh giá
Các phòng chuyên môn
3 năm
2 Thông báo chương trình và nội dung đánh giá
Các phòng chuyên môn
3 Báo cáo sự không phù hợp
Ban chỉ đạo ISO
4 Báo cáo đánh giá tổng hợp
Ban chỉ đạo ISO
5 Quyết định, danh sách đoàn đánh giá
Các phòng chuyên môn
7. PHỤ LỤC/MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM
Kế hoạch đánh giá BM-03-01
Thông báo chương trình và nội dung đánh giá BM-03-02
Báo cáo sự không phù hợp BM-03-03
Báo cáo đánh giá tổng hợp BM-03-04
Từ khóa liên quan số lượng
Câu hỏi ngày hỏi
Ngày hỏi:26/01/2018
Trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng đoàn đánh giá quan trắc môi trường được quy định như thế nào? Xin chào Ban biên tập, tôi là Thanh Mai, gần đây tôi đang tìm hiểu quy định về việc thẩm định điều kiện hoạt động dịch vụ quan trắc môi trường. Nhưng có thắc mắc tôi muốn nhờ Ban biên tập giải đáp và cung cấp thông tin giúp, cụ thể là trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng đoàn đánh giá quan trắc môi trường được quy định như thế nào? Tôi có thể tìm hiểu vấn đề này tại văn bản pháp luật nào? Mong sớm nhận được phản hồi từ Ban biên tập, chân thành cảm ơn!
Nội dung này được Ban biên tập Thư Ký Luật tư vấn như sau:
Đoàn đánh giá có tối đa 05 thành viên, gồm: Trưởng đoàn là đại diện cơ quan thẩm định và các thành viên là đại diện một số Bộ, ngành hoặc Sở Tài nguyên và Môi trường có liên quan và các chuyên gia có chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực quan trắc môi trường.
Trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng đoàn đánh giá quan trắc môi trường được quy định tại Khoản 4 Điều 8 Thông tư 19/2015/TT-BTNMT năm 2015 Quy định chi tiết việc thẩm định điều kiện hoạt động dịch vụ quan trắc môi trường và mẫu giấy chứng nhận do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành, cụ thể như sau:
Ngoài trách nhiệm và quyền hạn của thành viên Đoàn đánh giá theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều này, Trưởng đoàn đánh giá còn có trách nhiệm và quyền hạn sau:
- Điều hành mọi hoạt động của Đoàn đánh giá và phân công công việc cho các thành viên trong Đoàn đánh giá trong thời gian thực hiện nhiệm vụ;
- Điều khiển phiên họp của Đoàn đánh giá theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan;
- Tổng hợp, xử lý các ý kiến trao đổi thảo luận tại các phiên họp của Đoàn đánh giá và công bố kết quả kiểm tra, đánh giá tại tổ chức của Đoàn đánh giá; ký biên bản các cuộc họp của Đoàn đánh giá và chịu trách nhiệm về các nội dung trong biên bản các cuộc họp của Đoàn đánh giá;
- Trong trường hợp Trưởng đoàn không thể tham gia Đoàn đánh giá, Trưởng đoàn phải có văn bản ủy quyền cho một thành viên trong Đoàn đánh giá làm Trưởng đoàn và người được ủy quyền có trách nhiệm, quyền hạn như của Trưởng đoàn đánh giá.
Trên đây là nội dung câu trả lời về trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng đoàn đánh giá quan trắc môi trường. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Thông tư 19/2015/TT-BTNMT.
Trân trọng!