Dù đi học hay đi làm, chúng ta đều có deadline. Bạn sẽ làm gì khi hạn chót đang đến gần? Một số sẽ chọn cách tập trung hết sức, không nghỉ ngơi cho đến khi hoàn thành công việc. Nhưng thật sự thì ‘chưa học bài xong chưa đi ngủ, chưa làm bài đủ chưa đi chơi’ không phải là một phương pháp đem lại hiệu quả cao.
Đúng là nó giúp chúng ta tận dụng tối đa quỹ thời gian có được [bằng cách chẳng bỏ phí phút giây nào], nhưng cho dù lý do ban đầu có là lười, ôm đồm, trì hoãn, hay gì đi nữa, thì chuyện ‘chạy’ hết tốc lực chỉ tạo thêm sức ép, khiến chúng ta rơi vào tình trạng nhồi nhét, quá tải. Kết quả công việc cuối cùng cũng theo đó lao dốc.
Thay vì tranh đua với thời gian, hãy học cách vận hành cùng với nó – đó là những gì Francesco Cirillo đã nghĩ đến khi ông nảy ra ý tưởng chia nhỏ quãng thời gian làm việc thông qua phương pháp quả cà chua Pomodoro.
Phương pháp Pomodoro là gì?
Nguồn gốc của tên gọi Pomodoro xuất phát từ chiếc đồng hồ bấm giờ hình quả cà chua [pomodoro có nghĩa là ‘quả cà chua’ trong tiếng Ý] mà Francesco Cirillo đã sử dụng để theo dõi thời gian trong quá trình tạo ra phương pháp này. Phương pháp tập trung này thoạt nghe có vẻ… phản tác dụng khi đòi hỏi một khoảng nghỉ ngắn mỗi 25 phút làm việc. Vậy tại sao nó lại được tin dùng từ khi ra đời vào những năm 1980s cho đến nay?
Để thực hành phương pháp Pomodoro, bạn chỉ cần:
Lưu ý: Nếu gặp gián đoạn trong 25 phút làm thì thời gian sẽ tính lại từ đầu
Theo Francesco Cirillo, phương pháp quả cà chua không chỉ đơn giản là chuyện hẹn giờ. Nó có những giá trị, nguyên lý, mục tiêu, và cách thực hành riêng. Có thể hình dung chuyện chạy deadline cũng giống như khi bị thú dữ đuổi vậy. Dù một bên vắt chân lên cổ mà chạy, một bên vắt… toàn thân mà hoàn thành công việc thì trong cả 2 trường hợp, chiến thắng thời gian vẫn là mục tiêu cuối cùng. Xướt xát cả người cũng chẳng sao, bài báo cáo đầy lỗi thôi cũng kệ, miễn đạt mục tiêu cuối cùng là được.
Chúng ta không thể dừng hay làm thời gian trôi chậm lại được. Muốn thắng, cách duy nhất là ‘chạy’ nhanh hơn. Nhưng việc làm này rõ ràng không phải là biện pháp tối ưu nhất. Do đó, thay vì cố gắng hơn thua với thời gian, hãy học cách vận hành cùng với nó, và chuyển hướng đối phó sang đối tượng khác.
“Vấn đề ở đây sẽ liên quan đến cách thức hoạt động của tâm trí. Chúng ta dễ dàng bị xao nhãng bởi rất nhiều lý do, và không may, tâm trí lại là nguồn gây xao nhãng lớn nhất. Khi bị áp lực thời gian, chúng ta dễ căng thẳng. Càng căng thẳng, tâm trí sẽ càng gây nên nhiều gián đoạn.” Như vậy, phương pháp quả cà chua Pomodoro được tạo ra nhằm giúp chúng ta giải quyết vấn đề với tâm trí của chính mình.
Tập trung cao độ trong thời gian dài sẽ làm cạn kiệt mức năng lượng của bạn, ảnh hưởng đến năng lực tự chủ, khả năng tư duy và ra quyết định của bạn. Những khoảng nghỉ ngắn của phương pháp Pomodoro sẽ cho phép tâm trí ‘xả hơi’ và tái sắp xếp sau một quãng thời gian tập trung nhất định.
6 mục tiêu của phương pháp quả cà chua Pomodoro
Lý thuyết là vậy, nhưng không phải cứ nhào vào làm lấy làm để trong 25 phút là được. Để Pomodoro đem lại kết quả tốt nhất có thể, người thực hành phương pháp Pomodoro cần lần lượt đạt được 6 mục tiêu:
#1 – Tìm ra khoảng thời gian và mức năng lượng cần thiết phải bỏ ra để hoàn thành một công việc nhất định
#2 – Cố gắng giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng để đảm bảo sự tập trung hoàn toàn trong vòng 25 phút
#3 – Có khả năng tính toán công sức cần thiết cho các hoạt động khác trong tương lai sau khi đã tính toán xong thời gian cần bỏ ra để hoàn thành công việc hiện tại mà không gặp xao nhãng
#4 – Biến mỗi quãng 25 phút làm việc trở nên càng hiệu quả càng tốt. Bạn có thể dành ra ít phút đầu mỗi phiên Pomodoro để review những gì vừa đạt được trong phiên trước. Hoặc, bạn cũng có thể đẩy phần review này xuống cuối mỗi quãng 25 phút, sau đó lưu ý nhanh vài thứ cho phiên Pomodoro tiếp theo. ‘Biến thể’ này của phương pháp Pomodoro đặc biệt phù hợp với những người chuộng làm việc theo trạng thái ‘dòng chảy’ [flow] và không muốn nghỉ 5 phút nhằm tránh phá vỡ flow.
#5 – Sau khi vượt qua 4 mục tiêu đầu, bạn đã sẵn sàng cho mục tiêu thứ 5, đó là bắt đầu bấm giờ và tự tạo ra một lịch Pomodoro phù hợp đặc thù công việc và khả năng của riêng mình. Bạn sẽ có thể tận hưởng những quãng nghỉ mà không cảm thấy tội lỗi hay bận tâm về chuyện ‘đáng ra mình có thể làm thêm xíu nữa’.
#6 – Mục tiêu cuối cùng là giúp người thực hành phương pháp Pomodoro có thể tự tạo ra được những mục tiêu khác cho riêng họ.
Đối với những quãng nghỉ, chúng ta cũng cần sử dụng chúng sao cho đúng. Trong 5 phút hoặc 30 phút thư giãn đó, bạn có thể hít thở sâu, vận động nhẹ, uống cốc nước, hoặc ngồi ngắm cây cối đất trời. Làm gì cũng được, quan trọng là để não được nghỉ ngơi để có thể bắt đầu phiên Pomodoro tiếp theo một cách hiệu quả nhất.
[Tham khảo: How Stuff Works]
Xem thêm:
Những mẹo giúp làm việc chăm, chơi thật khỏe
Làm sao để deadline không có nhưng năng suất vẫn tăng?
12 tips để làm việc thông minh hơn
VIỆC LÀM MỚI NHẤT TỪ JobHopin
Một trong những nguyên nhân chính là sự mất tập trung. Mặc dù đã lên kế hoạch cụ thể, nhưng vì không thể tập trung tối đa để làm việc, rất nhiều người mất cả ngày mà không thể hoàn tất công việc đơn giản mà lẽ ra có thể hoàn thành chỉ trong 1 giờ đồng hồ.
Vì vậy, để nâng cao hiệu suất làm việc, điều chúng ta cần chính là một công cụ giúp chúng ta tập trung hơn. Trong bài viết dưới đây Hướng nghiệp GPO xin chia sẻ về phương pháp Pomodoro có thể đã quá quen với nhiều người nhưng không phải ai cũng biết.
1. Pomodoro là gì?
Pomodoro [hay còn được gọi là phương pháp quả cà chua] là một phương pháp quản lý thời gian, khuyến khích mọi người làm việc với lượng thời gian cụ thể nhằm nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc.
Phương pháp Pomodoro được phát triển bởi Francesco Cirillo vào đầu những năm 90. Ông đặt tên kỹ thuật này là “Pomodoro” [nghĩa là quả cà chua theo tiếng Ý] sau khi sử dụng công cụ đo thời gian hình quả cà chua để theo dõi công việc thời ông còn là sinh viên.
Phương pháp Pomodoro rất đơn giản như sau: Khi phải đối mặt với nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ thì bạn hãy chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong khoảng thời gian ngắn, ở đây là 25 phút. Giữa mỗi 25 phút sẽ có một khoảng thời gian nghỉ 5 phút. Mỗi phiên làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút này được gọi là một pomodoro. Sau bốn pomodoros, bạn sẽ được nghỉ lâu hơn từ 15 đến 30 phút.
2. Mục đích của phương pháp Pomodoro
Ý tưởng đằng sau kỹ thuật này là bộ đếm thời gian đem lại cảm giác cấp bách. Thay vì cảm thấy như bạn có thời gian vô tận trong ngày để hoàn thành công việc, bạn biết rằng bạn chỉ có 25 phút để hoàn thành một công việc cụ thể mà bạn đã đặt ra. Phương pháp này giúp bạn rơi vào tình thế luôn có những hạn chót để hoàn thành công việc, vì thế sẽ giúp tối ưu hóa năng suất làm việc của bạn.
3. Các bước để thực hiện
- Bước 1: Chọn một công việc cụ thể mình sẽ làm
- Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút
- Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao trong 5 phút
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn từ 15 - 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người
4. Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro
Giống như bất kỳ hệ thống nào khác, luôn luôn sẽ có luật lệ cần tuân theo để đạt được kết quả tốt nhất. Dưới đây là 4 nguyên tắc của phương pháp Pomodoro giúp bạn tối ưu hóa kết quả thu được:
- Trong thời gian làm việc 25 phút, nếu bắt buộc phải gián đoạn thì bạn phải thực hiện lại Pomodoro từ đầu, không lấy 1/3 hay 2/3 khoảng thời gian.
- Trong 25 phút, tập trung hoàn toàn 100% vào một công việc đã định.
- Nếu công việc được hoàn thành xong trước khi Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa các vấn đề công việc cho đến hết thời gian.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ [5 phút], bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Bạn cần thời gian này để tâm trí thư giãn và tiếp thêm năng lượng cho nhiệm vụ tiếp theo. Bạn có thể nghe nhạc, uống nước, sắp xếp bàn làm việc hoặc làm bất cứ việc gì không cần tư duy nhiều, miễn là bạn thực sự thư giãn.
Tuy nhiên, nếu mới bắt đầu, chúng tôi khuyên bạn không nên dùng những thiết bị điện tử hay đọc truyện bởi chúng có thể sẽ kích thích vào sự mong đợi háo hức và làm não bộ mệt mỏi. Nó cũng làm cho bạn khó thích nghi hơn với phương pháp học tập mới.
5. Tại sao nên dùng Pomodoro?
Với việc biết trước khoảng thời gian cụ thể để làm việc, phương pháp Pomodoro sẽ làm gia tăng nỗ lực làm việc của bạn. 25 phút không phải là một thời gian quá dài, nó sẽ không khiến bạn cảm thấy chán nản, đồng thời nó đem lại cảm giác muốn chinh phục nhiều hơn vì bạn chỉ cần làm việc khoảng nửa tiếng.
Khi cài đặt thời gian biểu một cách khoa học theo phương pháp Pomodoro, bạn sẽ dễ kiểm soát quá trình làm việc và có động lực hoàn thành các công việc nhiều hơn. Bởi vậy bạn sẽ có thời gian vui chơi, tận hưởng và có thời gian cho các hoạt động khác thay vì phải hì hục với hạn chót công việc này đến hạn chót công việc kia.
6. Công cụ nào để đo thời gian?
Hiện tại trên thị trường Việt Nam cũng có bán các loại đồng hồ hẹn giờ Pomodoro với giá rất phải chăng, nếu không thể mua thì bạn cũng có thể tự bấm giờ trên điện thoại của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một vài ứng dụng thay thế sau đây:
- Focus to do – Pomodoro Timer & To Do List [ dùng cho máy tính, điện thoại, iPad…]
- Brain Focus Productivity Timer [Smartphone Android/ iOS]
- Tomato Timer [chỉ dùng trên nền tảng web]
7. Nhầm tưởng phổ biến
Các phiên Pomodoro được biết đến phổ biến là làm việc 25 phút – nghỉ 5 phút, tuy nhiên bạn cũng có thể linh hoạt khi cài đặt các phiên làm việc riêng cho mình. Một số người cảm thấy tốt hơn với phiên làm việc 15 phút, đặc biệt nếu họ gặp khó khăn trong học tập hoặc vấn đề tập trung. Ngoài ra, một số người thích các phiên 50 phút với thời gian nghỉ 10 phút. Việc xác định một quy trình pomodoro hiệu quả cũng phụ thuộc vào việc bạn có dễ bị xao lãng khi làm công việc đó hay không. Hãy thử nghiệm với độ dài phiên để xác định thời gian nào là phù hợp nhất với bạn.
Hồng Trân