Để thực sự hiểu được trọng tâm vấn đề trong một câu chuyện, chúng ta cần biết cách lắng nghe bằng tất cả mọi giác quan chứ không chỉ nghe bằng tai.
Có một từ có thể diễn tả được mọi đặc tính của sự lắng nghe chủ động là từ lắng nghe trong tiếng Hoa. Từ này được ghép từ những từ đơn bao gồm: tai, bạn, mắt, thấu hiểu và trái tim, ngụ ý rằng tôi sẽ nghe bạn bằng ánh mắt, trái tim, bằng cái tâm và cả sự thấu hiểu của bản thân mình. Đây gần như là định nghĩa của sự lắng nghe chủ động.
Đối với những công việc quan trọng, trong những cuộc giao tiếp, đàm phán và nói chuyện quan trọng, chúng ta phải nghe bằng tất cả mọi giác quan của bản thân thì mới đảm bảo được rằng não bộ của mình có thể suy nghĩ và tiếp nhận đầy đủ thông tin để có thể tư duy và xử lý.
Lắng nghe chủ động có nghĩa là chúng ta phải tập trung hoàn toàn vào người chia sẻ để xử lý thông tin và hiểu rõ những gì họ nói ra. Trong quá trình đó, chúng ta không nên nghĩ xem ta nên đặt câu hỏi gì hay bày tỏ ý kiến như thế nào với đối phương, mà ta chỉ đơn thuần tiếp nhận thông tin, ghi nhớ chính xác những thông tin quan trọng và để yên cho não bộ xử lý toàn bộ những thông tin đó.
Các thông tin quan trọng đôi lúc có thể giải quyết cả một vấn đề. Khi giao tiếp nhiều, chúng ta sẽ thấy có những người kể câu chuyện của họ nhưng bên trong chỉ có một vài từ khóa chứa đựng toàn bộ nội dung chính, còn lại chỉ là những thông tin rác. Có người sẽ kể chuyện một cách chi tiết, theo trình tự từ đầu đến cuối, trong khi đó điều ta cần biết nằm ở phần gần cuối. Nhưng dù cách kể chuyện của đối phương là như thế, chúng ta vẫn phải lắng nghe họ toàn bộ.
Ngược lại, có những người kể chuyện theo phong cách tổng quát hóa, kể ngay vào đoạn cần nói, sau đó thêm những thông tin họ cho là cần thiết để bổ sung cho ý chính. Vì có nhiều cách để diễn giải như vậy, chúng ta cần phải rất tập trung để nghe xem đối phương đang muốn nói điều gì. Đâu là thông tin rác không cần quan tâm đến, đâu thật sự là điều quan trọng mà họ muốn thể hiện trong ý của mình.
Khi bạn giao tiếp với người khác mà thường hay hiểu lầm ý họ, bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm này. Khi mới thực hành lắng nghe, hãy chịu khó đi tìm phần quan trọng. Bạn hãy xin phép người đối diện cho phép mình ghi chú lại những gì mình nghe để không bị nhầm và bỏ sót thông tin. Trong lúc ghi chép, bất cứ điều gì bạn nghe thấy mà cảm nhận nó là quan trọng, hãy cứ ghi xuống trước, sau đó chỉ cần dành khoảng 30 giây để nhìn lại tất cả những từ khóa đó là bạn sẽ xử lý và hiểu được vấn đề. Việc ghi thông tin cũng giúp ta tránh được việc suy nghĩ lung tung trong đầu và tập trung hơn vào lời nói của đối phương.
Như vậy, mẹo để chúng ta luyện tập lắng nghe hiệu quả là ghi xuống những thông tin quan trọng. Nhưng tại sao chúng ta phải xin phép họ trước? Bởi vì đối phương có thể sẽ chia sẻ những câu chuyện mang tính cá nhân và rất ngại việc chúng ta ghi lại điều đó. Chúng ta cần phải xin phép một cách chân thành, hãy nói rằng bạn muốn thật sự nghe được trọn vẹn câu chuyện của họ mà không bị thiếu bất kỳ một thông tin nào, vì vậy mà bạn xin phép ghi lại những thông tin đó để ghi chú lại những điều quan trọng. Và hãy hứa hủy ghi chép đó đi sau khi cuộc nói chuyện kết thúc.
Nếu bạn không xin phép trước, đối phương sẽ có cảm giác e sợ và chia sẻ thiếu thông tin để bạn xử lý. Có những người thậm chí bị mất tập trung vì họ vừa chia sẻ, vừa lo nghĩ không biết bạn ghi chép lời nói của mình để sử dụng vào việc gì. Vì vậy bạn cần phải xin phép, và cho họ thêm sự an toàn bằng cách hứa rằng sẽ hủy bỏ ghi chép đó.
Sau khi ghi xuống, nếu phát hiện ra thông tin mình vừa ghi có vấn đề ở điểm nào thì hãy đánh dấu ngay vào đó để xác minh. Nếu thông tin ghi sai thì gạch đi và sửa lại ngay bên cạnh. Nếu thông tin đó không tồn tại thì gạch chéo để loại bỏ hẳn. Khả năng xử lý thông tin của não bộ có hạn, nên chúng ta thực hiện hành động gạch bỏ để cho nó biết rằng thông tin đó không cần xử lý nữa, cho phép não bộ có thêm khả năng để xử lý việc khác. Trong lúc làm việc căng thẳng cũng vậy, khi cảm thấy khả năng xử lý thông tin bắt đầu kém đi, hãy viết xuống những gì có trong đầu sau đó nhìn lại, thứ gì không cần thì xóa đi. Việc làm này sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
Qua đó thấy rằng, lắng nghe chủ động là một kỹ năng cực kỳ quan trọng cần có để thu thập thông tin cũng như xử lý thông tin chính xác. Nếu chúng ta mất tập trung vào âm thanh, vào người nói, ngay lập tức chúng ta sẽ không thể tiếp nhận toàn bộ những thông tin họ nói sau đó chứ đừng nói đến xử lý được. Não bộ không thể làm cùng lúc quá nhiều thứ, vì vậy lắng nghe chủ động là một kỹ năng mà ta cần luyện tập và thực hành cực kỳ tập trung.