Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
>>> Xem thêm: Phương pháp chứng từ kế toán
1. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ.
Hại hệ thống chứng từ kế toán:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc:
Là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:
Đa phần là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các đơn vị có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với nội dung và yêu cầu phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thoản thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Học kế toán ở đâu tốt
2. Phân loại chứng từ kế toán
Dựa vào công dụng và mục đích sử dụng, có nhiều cách để phân loại chứng từ kế toán.
2.1 Phân loại theo công dụng
- Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư,...
- Chứng từ chấp hành: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,...
- Chứng từ thủ tục: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ,...
- Chứng từ liên hợp: lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,...
2.2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
- Chứng từ bên trong: phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,...
- Chứng từ bên ngoài: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,...
2.3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập
- Chứng từ ban đầu: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,...
- Chứng từ tổng hợp: bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê,...
2.4 Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ
- Chứng từ một lần:
- Chứng từ nhiều lần:
2.5 Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ
- Chứng từ bình thường:
- Chứng từ báo động: sử dụng vật tư quá định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời,...
2.6 Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trên chứng từ
- Chỉ tiêu lao động và tiền lương
- Chỉ tiêu hàng tồn kho
- Chỉ tiêu bán hàng
- Chỉ tiêu tiền mặt
- Chỉ tiêu tài sản cố định
2.7 Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ
- Chứng từ thông thường: thể hiện dưới dạng giấy tờ
- Chứng từ điện tử:
KẾ TOÁN LÊ ÁNH
Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường
[Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm]
HOTLINE: 0904 84 88 55 [Mrs Ánh]
Bên cạnh đó, nếu bạn quan tâm đến các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu đang được đào tạo tại trung tâm Lê Ánh, vui lòng liên hệ theo số hotline hoặc truy cập địa chỉ web: www.ketoanleanh.vn được biết được các thông tin chi tiết về các khoá học này.
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có điểm giống và khác nhau như thế nào là điều mà bất cứ kế toán doanh nghiệp nào cũng cần phải biết.
Trước khi tiến hành so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, chúng ta cần hiểu rõ hóa đơn giấy là gì, hóa đơn điện tử là gì để có cái nhìn tổng quan hơn về chúng.
Nói chung, hóa đơn là chứng từ kế toán được lập bởi tổ chức, cá nhân bán/cung cấp hàng hóa/dịch vụ với mục đích ghi nhận thông tin hàng hóa/dịch vụ bán ra theo quy định của luật kế toán.
Hóa đơn giấy là chứng từ kế toán được lập dưới dạng văn bản bằng giấy.
Hóa đơn giấy là gì? Hóa đơn giấy là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy. Chúng gồm các loại cơ bản sau: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn giấy khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Người ta có thể tự in hoặc đặt in hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
Về bản chất, hóa đơn điện tử giống với hóa đơn giấy. Chúng đều là những chứng từ được lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa/dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Tuy nhiên, thay vì được thể hiện bằng văn bản giấy thì hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử.
Cũng theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính Phủ, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ:
“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm giống và khác nhau. Cụ thể:
Điểm giống của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là chúng có cùng mục đích và đối tượng sử dụng.
- Mục đích sử dụng: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đều được lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Đối tượng sử dụng: là các doanh nghiệp, tổ chức, các cá nhân mua bán hàng hóa/ dịch vụ.
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm khác biệt.
Ngoài những điểm giống nhau kể trên, 2 loại hóa đơn này còn tồn tại một số điểm khác nhau. Cụ thể, hóa đơn điện tử khác với hóa đơn giấy về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, liên hóa đơn, cách thức tra cứu, hình thức lưu trữ. Chi tiết hơn:
- Ký hiệu trên hóa đơn giấy là VC/15P còn ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ là VC/15E.
- Với hóa đơn điện tử không tồn tại khái niệm liên. Ngược lại, hóa đơn giấy có thể đi kèm nhiều liên.
- Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và đại diện pháp luật một cách chính xác và dễ dàng, trường hợp giả mạo chữ ký số gần như không thể xảy ra. Còn hóa đơn giấy dùng chữ ký tay, và có thể giả mạo chữ ký.
- Người ta lưu trữ hóa đơn giấy trong kho và điều này tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hoàn toàn bảo mật, độ an toàn cao.
- Khi tra cứu hóa đơn giấy, bạn phải tốn rất nhiều thời gian để tìm các chứng từ của nhiều năm về trước. Nhưng với hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần thực hiện vài cú click chuột là đã có thể tìm ra mọi thông tin cần biết nhanh chóng, chính xác cho dù chứng từ đó được lập cách đây khá lâu.
Có thể nói rằng, hóa đơn điện tử tiện dụng và chứa nhiều ưu điểm nổi trội hơn hẳn hóa đơn giấy. Chính phủ cũng đã quy định tất cả các tổ chức, doanh nghiệp trong nước chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang dùng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020.