Hiện nay, cho thuê phòng trọ đang là lĩnh vực kinh doanh được nhiều người quan tâm và tham gia đầu tư. Vì vậy, việc quản lý phòng trọ cũng là một trong những vấn đề được nhiều người chú trọng bởi cách thức quản lý sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được cách quản lý nhà cho thuê đúng đắn, hiệu quả. Hiện nay có nhiều cách giúp chủ nhà có thể quản lý tốt khu trọ của mình.
Quản lý phòng trọ là gì?
Quản lý là việc quản trị một tổ chức có thể là doanh nghiệp hay một tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan Chính phủ, bao gồm các hoạt động như thiết lập chiến lược, lãnh đạo, điều phối hoạt động sao cho đi đúng quỹ đạo đã đặt ra. Vậy, quản lý phòng trọ là quá trình quản trị hoạt động của khu trọ, lên kế hoạch, điều phối hoạt động, đảm bảo việc kinh doanh ổn định và suôn sẻ.
Quản lý phòng trọ bao gồm một số công việc như quản lý khách thuê, quản lý an ninh trật tự khu trọ, tính toán chi phí điện nước, chi phí thuê nhà, quản lý hợp đồng cho thuê,... Do đó chủ trọ cần có phương thức quản lý nhà trọ sao cho phù hợp, tiết kiệm thời gian, mang lại lợi nhuận kinh doanh.
Khó khăn thường gặp trong quản lý phòng trọ
- Quản lý khách thuê trọ: Có thể thấy kinh doanh phòng trọ là loại hình kinh doanh nhắm đến đối tượng khách thuê đa dạng, thuộc nhiều ngành nghề, độ tuổi khác nhau. Hơn nữa, khách thuê trọ thường là những người đến từ nhiều vùng miền khác nhau, do đó gây khó khăn cho quá trình quản lý.
- Quản lý các vấn đề phát sinh: Khu trọ như một khu dân cư thu nhỏ, thậm chí là phức tạp hơn do khách thuê chỉ ở trong một thời gian ngắn do đó khó tránh khỏi các vấn đề về an ninh như trộm cắp, nhậu nhẹt, gây gỗ... đòi hỏi chủ trọ phải đứng ra giải quyết.
- Tính toán chi phí: Việc làm mà các chủ trọ buộc phải thực hiện hàng tháng là tính toán tiền thuê nhà, thường bao gồm các chi phí khác như tiền điện, nước, internet, phí thu rác... Ngoài ra, việc đi thu các khoản chi phí này cũng gây nhiều phiền toái cho chủ trọ bởi các trường hợp như đóng tiền trễ hạn hay thậm chí là không chi trả [do khó khăn về tài chính hoặc cố ý].
Các cách thức quản lý phòng trọ phổ biến
- Quản lý thủ công: Đây được xem là phương pháp quản lý truyền thống, chủ trọ sẽ quản lý thông qua việc ghi chép trên sổ sách. Tuy nhiên, phương thức này khá lỗi thời, tốn thời gian, dễ dẫn đến sai sót và thường chỉ áp dụng cho mô hình kinh doanh nhỏ.
- Quản lý bằng excel: Đây là chương trình bảng tính hỗ trợ người dùng trong việc nhập, lưu trữ dữ liệu và tính toán. Quản lý phòng trọ bằng excel được đánh giá là một trong những cách quản lý hiệu quả.
- Thuê người quản lý: Trong trường hợp chủ trọ sống xa khu trọ hoặc không có thời gian quản lý thì việc thuê người quản lý sẽ là biện pháp hữu ích. Người quản lý sẽ thay mặt chủ trọ giám sát, quản lý dãy trọ. Tuy nhiên chủ trọ cần lựa chọn người quản lý phù hợp, trung thực, có hợp đồng rõ ràng vì nếu chọn sai người sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh.
- Quản lý bằng phần mềm: Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng quản lý nhà trọ thông minh hỗ trợ chủ trọ trong quá trình quản lý khu trọ. Với sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ, nghiệp vụ quản lý sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Tóm lại, quản lý phòng trọ là giai đoạn quan trọng trong kinh doanh nhà trọ, nó quyết định đến hiệu suất của quá trình kinh doanh. Việc lập ra mô hình kinh doanh vốn đã khó khăn nhưng để duy trì và phát triển nó thì càng khó khăn hơn. Do vậy, dựa vào mô hình kinh doanh và điều kiện thực tế mà chủ trọ cần có cách thức quản lý đúng đắn và phù hợp, mang lại hiệu quả cao.