Nhân viên mua hàng là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và đảm bảo các nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp luôn đầy đủ và có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất bất cứ lúc nào.
Các nhân viên mua hàng sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình nhập nguyên vật liệu đầu vào. Họ cần đảm bảo các nguyên vật liệu đầu vào được mua từ những nhà cung cấp uy tín với chất lượng tốt nhất.
Để có thể làm tốt nhiệm vụ, công việc của mình, Nhân viên mua hàng phải có tính tỉ mỉ và sự chính xác cao trong công việc. Đồng thời họ còn phải am hiểu các loại nguyên liệu, vật tư cần mua và quy trình mua hàng.
2- KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng gồm những gì?
KPI công việc cho vị trí Nhân viên mua hàng bao gồm các chỉ tiêu sau:
- Chi phí mua hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm
- Thời gian từ khi order đến khi nhập hàng
- Chi phí giao nhận
Những việc làm hấp dẫn
- Chính xác invoice
- Thời gian trung bình để mua từng loại hàng
- Tỷ lệ nhận hàng đúng chất lượng, số lượng
- Chênh lệch chi phí thực tế so với chi phí dự kiến
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng
Bạn cần lưu ý những điểm sau khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng để đạt được hiệu quả tốt nhất:
3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
Khi xây dựng KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng, các doanh nghiệp đều mong muốn đưa ra một kết quả cụ thể nhằm định hướng và đo lường kết quả thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Do đó, trước khi bắt tay xây dựng KPI cho vị trí này, bạn cần xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp hướng đến là gì.
KPI không phải là mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng, chúng phải có sự tương quan với các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể. Đồng thời, các chỉ số KPI chắc chắn phải là những chỉ số quan trọng nhất.
Việc xây dựng và đánh giá KPI cần dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp nhằm đảm bảo khả năng tập trung tối đa các nguồn lực, tài nguyên cần thiết để thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bằng cách thiết lập các chỉ số KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng tiết kiệm các tài nguyên, nguồn lực của mình và nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí Nhân viên mua hàng
Khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn ra các chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí này. Bởi vì, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công và khả năng phát triển trong tương lai của công ty.
Để chọn được các chỉ số phù hợp, bạn sẽ phải thực hiện nhiều thao tác khác nhau như tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc của Nhân viên mua hàng. Bạn cũng cần xác định các thông số đo lường kết quả công việc và những sai số được dùng để điều chỉnh KPI.
Đồng thời, bạn còn phải đánh giá các yếu tố có thể tác động đến kết quả công việc cũng như những yếu tố được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên mua hàng. Tất cả các yếu tố này phải được đối chiếu với mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo sự phù hợp cho các chỉ số KPI.
Mỗi ngành nghề sẽ có tiêu chuẩn KPI riêng. Tuy vậy, bạn không nhất định phải sử dụng các chỉ số giống như các công ty khác mà nên đảm bảo sự liên kết giữa các chỉ số KPI với mục tiêu của doanh nghiệp. Bởi đây chính là yếu tố mang lại hiệu quả cho việc xây dựng KPI cho Nhân viên mua hàng.
3.3- Số lượng chỉ số KPI
Bên cạnh lựa chọn các chỉ số phù hợp, bạn còn phải chú ý đến số lượng KPI. Vậy số lượng chỉ số KPI là bao nhiêu thì hợp lý?
Trên thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều chỉ số khác nhau để đánh giá kết quả công việc của Nhân viên mua hàng. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải sử dụng tất cả các chỉ số đó.
Khi thiết lập KPI, bạn chỉ nên lựa chọn những chỉ số thực sự quan trọng và phù hợp nhất. Các chỉ số này còn phải có sự tương quan với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể.
Ngoài ra, bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Điều này có thể khiến doanh nghiệp không tập trung vào các chỉ số quan trọng hoặc bỏ sót một chỉ số nào đó. Tốt nhất bạn nên sử dụng từ 4 – 10 chỉ số KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng. Đồng thời, các chỉ số này phải có tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty.
3.4- Chú trọng cả KPI kết quả và KPI nguyên nhân
Nhiều doanh nghiệp đã không đạt được hiệu quả tốt khi áp dụng KPI cho Nhân viên mua hàng khi chỉ tập trung vào KPI kết quả mà bỏ qua KPI nguyên nhân.
Bạn nên biết rằng, các KPI nguyên nhân sẽ cho thấy các hành động cần thực hiện để đạt được kết quả. Việc không thiết lập KPI nguyên nhân sẽ khiến KPI kết quả trở nên mơ hồ và khó thực hiện được.
Vì vậy, khi xây dựng KPI cho Nhân viên mua hàng, bạn cần chú ý đến mối quan hệ nhân quả giữa các chỉ số KPI. Điều này sẽ giúp nhân sự thực hiện công việc hiểu rõ những việc họ cần làm và biết phải làm như thế nào để đạt được kết quả công việc tốt nhất.
Nếu bạn có thể cân bằng tốt các chỉ số KPI, thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả tối ưu khi áp dụng KPI trong quá trình hoạt động.
3.5- Điều chỉnh KPI Nhân viên mua hàng phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp
Tuỳ thuộc vào từng giai đoạn kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp sẽ có những thay đổi về mục tiêu, chiến lược hoạt động. Khi đó, các chỉ số KPI cũng cần được cập nhật và điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Bằng cách điều chỉnh KPI, bạn có thể đảm bảo Nhân viên mua hàng luôn tập trung vào việc thực hiện các mục tiêu của công ty. Từ đó, doanh nghiệp có thể hoàn thành các mục tiêu nhanh hơn và đạt được hiệu quả kinh doanh như mong đợi.
Bạn nên thực hiện việc kiểm tra và điều chỉnh KPI thường xuyên để có thể tạo điều kiện thuận lợi cho Nhân viên mua hàng nâng cao hiệu quả làm việc. Đồng thời điều này cũng giúp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.
3.6- Đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số KPI
Các chỉ số KPI sẽ chỉ được áp dụng trong khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo có thể dựa trên các chỉ số này để thực hiện các tùy chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra, bạn còn phải đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số KPI vì quá trình xây dựng KPI thường có sự tham gia của nhiều nhà quản lý. Nếu không thực hiện tốt điều này, doanh nghiệp sẽ khó đạt được yêu cầu về quản lý và đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên mua hàng.
3.7- KPI phải có tính thực tế
Tính thực tế của KPI cho thấy khả năng thực hiện được của các chỉ số. Khi xây dựng KPI bạn sẽ phải cân nhắc trình độ phát triển của doanh nghiệp để đưa ra các chỉ số phù hợp nhất. Bằng không, các chỉ số KPI đó sẽ khó mà thực hiện được.
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
Sau khi xây dựng được KPI cho Nhân viên mua hàng, bạn nên chú ý những điều sau để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này:
4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng
Để Nhân viên mua hàng hiểu rõ những kết quả doanh nghiệp kỳ vọng, bạn cần truyền đạt cho họ tất cả những thông tin liên quan đến KPI một cách rõ ràng và cụ thể nhất. Đồng thời, bạn còn phải chỉ cho họ thấy rõ các mục tiêu doanh nghiệp mong muốn đạt được. Có như vậy, họ mới có thể nhận ra những việc cần phải làm và biết phải thực hiện công việc như thế nào để đạt kết quả tốt nhất.
4.2- Thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI
Việc thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI có tác dụng rất lớn. Trước tiên, việc này sẽ giúp bạn đảm bảo các chỉ số KPI luôn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Kế tiếp, bạn có thể thông qua việc đánh giá KPI để giữ cho các mục tiêu của doanh nghiệp luôn xuyên suốt và đảm bảo Nhân viên mua hàng luôn nắm rõ trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình.
4.3- Quan tâm đến vấn đề lợi ích của nhân viên
Nhân viên mua hàng sẽ làm việc tốt hơn nếu họ cảm thấy hài lòng với những lợi ích mà công việc mang lại. Vì vậy, bạn nên chú ý các vấn đề liên quan đến lợi ích, quyền lợi của nhân viên như điều kiện làm việc, lương thưởng, đãi ngộ,… Những yếu tố này có ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem Nhân viên mua hàng có thực sự hiểu rõ tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp hay không. Đây cũng là một trong những yếu tố có khả năng cải thiện tinh thần làm việc của họ.
4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp
Thông thường, các chỉ số KPI sẽ được quản lý bằng các phần mềm công nghệ và các công nghệ này sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý doanh nghiệp đang sử dụng. Do đó, bạn cần chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp để không làm xáo trộn quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Trên đây là một số thông tin về KPI cho vị trí Nhân viên mua hàng mà Ms Uptalent muốn chia sẻ cùng bạn đọc. Hy vọng với những thông tin trên đây, bạn sẽ thiết lập được những chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí này và có thể cải thiện hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com Website: //hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.