Kinh nghiệm làm kế toán vật tư

Vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp là một trong những tài sản quan trọng, cần phải được theo dõi và hạch toán thường xuyên, chính xác để quá trình sản xuất kinh doanh được trơn tru và hiệu quả. Bởi vậy vai trò của kế toán tổng hợp vật tư là vô cùng quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Hãy cùng cô Ngô Thị Hoàn đi tìm hiểu cụ thể về công việc cũng như phương pháp hạch toán của kế toán tổng hợp vật tư với bài viết sau đây nhé!

1. Khái niệm và công việc của kế toán vật tư

Kế toán vật tư là một mắt xích quan trọng trong hệ thống kế toán nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp nói chung.

1.1. Khái niệm vật tư và phân biệt các loại vật tư, hàng hóa

Để thực hiện tốt công việc ở vị trí kế toán tổng hợp vật tư thì cần phải hiểu về vật tư cũng như cách phân loại chúng để hạch toán được chính xác.

1.1.1. Khái niệm

Vật tư là các loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, công cụ dụng cụtham gia vào quá trình sản xuất để cấu thành nên sản phẩm.

Còn hàng hóa là thành phẩm mua về mà không phải qua quá trình chế biến, sản xuất có thể dùng để trao đổi hoặc xuất bán.

1.1.2. Phân biệt các loại vật tư, hàng hóa

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng để phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Mỗi một đơn vị sẽ tùy thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh mà có những cách phân loại khác nhau. Song vật tư thường được chia thành những nhóm sau:

• Nguyên vật liệu: tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và bao gồm: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu.
• Công cụ dụng cụ: là những tư liệu lao động tham gia hỗ trợ sản xuất kinh doanh và sử dụng trong nhiều chu kỳ sản xuất, bị hao mòn về mặt giá trị. Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp hơn tài sản cố định.
• Hàng hóa: Là những thành phẩm được nhập về để theo dõi rồi xuất bán hoặc thực hiện trao đổi.

Mỗi cách phân loại sẽ có những yêu cầu và mục đích riêng để phục vụ công tác quản lý vật tư theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp cụ thể.

1.2. Kế toán tổng hợp vật tư

Là người thực hiện theo dõi, giám sát, hạch toán, quản lý những vật tư trong toàn doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi kế toán phải có sự sát sao, theo dõi thường xuyên, tỉ mỉ, chi tiết cho từng loại vật tư. Để doanh nghiệp có những kế hoạch nhập, xuất kịp thời, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.

1.3. Công việc và trách nhiệm của kế toán tổng hợp vật tư

Kế toán tổng hợp vật tư đóng vai trò quan trọng để quá trình sản xuất, kinh doanh được thuận lợi, suôn sẻ.

Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp vật tư:

• Lập phiếu xuất kho, vào sổ chi tiết để theo dõi từng đối tượng vật tư cụ thể.
• Theo định kỳ, hoặc theo yêu cầu quản trị thực hiện kiểm kê kho và đối chiếu giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Sau đó, lập biên bản kết quả kiểm kê kho, vật tư thừa, thiếu ghi lại cụ thể để tìm hướng giải quyết.

Trách nhiệm của kế toán tổng hợp vật tư:

• Lập các chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hóa đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào, đầu ra.
• Thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn.
• Theo dõi công nợ chi tiết khách hàng, nhà cung cấp và lập biên bản đối chiếu công nợ theo định kỳ.
• Nếu có hàng nhập khẩu thì tính giá nhập khẩu, lập phiếu xuất và chuyển lên bộ phận liên quan.
• Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của kho như: việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư dưới kho được sắp xếp có hợp lý không
• Tham gia trực tiếp vào công tác kiểm kê và chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, nộp về phòng kế toán.
• Thực hiện nộp chứng từ và báo cáo theo quy định, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan.

Như vậy, công việc của kế toán tổng hợp vật tư sẽ thực hiện giám sát, theo dõi, hạch toán và chịu trách nhiệm về vấn đề nhập, xuất và tồn kho của mỗi doanh nghiệp. Đồng thời luôn luôn phải phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Phương pháp hạch toán kế toán tổng hợp vật tư

Hiểu rõ các phương pháp hạch toán kế toán tổng hợp vật tư là một việc quan trọng để làm tốt công việc ở vị trí này.

2.1. Nguyên tắc hạch toán

Các nguyên tắc chung để đảm bảo hạch toán chính xác vật tư là:

• Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc theo quy định.
• Việc tính giá trị xuất kho phải được thực hiện theo những phương pháp sau:

• • Phương pháp giá đích danh: vật tư nào xuất ra thì tính giá theo giá thực tế mua vào của vật tư đó.
  • Phương pháp bình quân gia quyền: Đơn giá hàng xuất ra của một sản phẩm = [Tổng giá trị hàng tồn đầu kỳ + Tổng giá trị hàng nhập trong kỳ] / [Tổng số lượng tồn đầu kỳ + Tổng số lượng nhập trong kỳ].
  • Phương pháp nhập trước, xuất trước: giá trị xuất kho sẽ được tính theo giá tồn kho hoặc nhập đầu tiên trong kỳ.

• Kế toán thực hiện theo dõi và hạch toán riêng cho từng đối tượng, từng nhóm, từng kho, để mang lại sự chặt chẽ, chính xác trong quản lý.

2.2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho

Trong kế toán tổng hợp vật tư có 2 hoạt động chính là nhập kho và xuất kho. Hai hoạt động này tùy thuộc vào đặc tính của mỗi doanh nghiệp mà có những yêu cầu khác nhau. Song đều phải đảm bảo những quy trình cơ bản.

• Nhập kho:

• • Từ người yêu cầu nhập kho, do bộ phận quản lý thấy hàng trong kho bị hết hoặc thiếu thì phải nhập kho để không làm gián đoạn quá trình sản xuất.
  • Sau đó, kế toán lập phiếu và chuyển cho bên yêu cầu ký nhận và cho xuống kho nhập hàng.
  • Thủ kho sẽ nhận được phiếu và tiến hành nhập kho, sắp xếp để vào vị trí theo đúng yêu cầu, rồi tiến hành ghi thẻ kho.
  • Từ thẻ kho kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết vật tư để theo dõi và hạch toán.

• Xuất kho: Quy trình của xuất kho sẽ thực hiện như sau:

• • Từ người yêu cầu, thường là tổ trưởng sản xuất khi thấy lượng vật tư để sản xuất bị thiếu hay kế toán bán hàng muốn xuất hàng hóa để xuất bán cho khách hàng, thì sẽ yêu cầu xuất kho.
  • Kế toán sẽ thực hiện lập phiếu xuất kho và gửi xuống cho thủ kho
  • Thủ kho nhận phiếu và làm lệnh xuất, rồi đưa cho người yêu cầu xuất kho ký nhận hàng.
  • Sau đó thủ kho sẽ lấy lại phiếu xuất để vào thẻ kho
  • Từ thẻ kho kế toán vật tư dùng để hạch toán vào sổ chi tiết cho từng vật tư.

Mô hình hoạt động nhập, xuất kho sẽ diễn ra tuần tự và được thực hiện theo các bước để đảm bảo hàng hóa xuất ra được chính xác, tránh nhầm lẫn, sai sót.

2.3. Các phương pháp hạch toán

Có 2 phương pháp hạch toán mà các doanh nghiệp lựa chọn sao cho phù hợp và đáp ứng được nhu cầu quản lý.

Phương pháp kê khai thường xuyên:

• Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi thường xuyên sự biến động nhập, xuất, tồn trên sổ sách kế toán. Phương pháp này cho phép tính giá trị nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu. Và các tài khoản vật tư sẽ được phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản [TK 152, 153].
• Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên giúp việc quản lý vật tư, hàng hóa được chặt chẽ, chính xác.
• Phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có vật tư, hàng hóa có giá trị lớn, ít có sự hao hụt và cần phải được theo dõi liên tục, thường xuyên.

Phương pháp kiểm kê định kỳ:

• Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế tại thời điểm thường là cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ tổng hợp. Từ đó làm căn cứ tính ra giá trị vật tư, hàng hóa xuất trong kỳ.
• Phương pháp này sẽ không theo dõi được thường xuyên lượng hàng và giá trị hàng xuất ra mà chỉ tính được vào cuối kỳ kế toán. Và mọi sự thay đổi của vật tư sẽ không được theo dõi trên tài khoản tài sản [TK 152, 153] mà theo dõi trên tài khoản mua hàng [TK 611], giúp giảm tải bớt khối lượng công việc hàng ngày cho kế toán.
• Phương pháp này thường phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị của vật tư thấp, có sự hao hụt đáng kể và được xuất thường xuyên. Ví dụ như: cám ngô, gạotại các nhà máy thức ăn chăn nuôi.

Như vậy, tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn hạch toán theo phương pháp cho phù hợp.

2.4. Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp vật tư

Ứng với hai phương pháp hạch toán, chúng ta sẽ có hai sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp vật tư. Cụ thể:

• Theo phương pháp kê khai thường xuyên:

• Theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Từ những sơ đồ kế toán trên, chắc hẳn các bạn đã có cho mình những kiến thức cơ bản để hạch toán vật tư, hàng hóa theo mỗi phương pháp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng và việc lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý và đảm bảo sự nhất quán trong một niên độ kế toán.

3. Thông tin cần thiết để quản lý vật tư, hàng hóa

Để quản lý cũng như thực hiện tốt công việc kế toán tổng hợp vật tư, hàng hóa thì kế toán cần thu thập đủ những thông tin cần thiết sau:

Về thông tin chung:

• Tên và thông tin về đối tượng: Thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thủ kho, nhân viên, lái xecó liên quan đến những phát sinh trong hoạt động nhập, xuất
• Diễn giải: là nội dung mô tả những nghiệp vụ phát sinh
• Số chứng từ: là thứ tự của chứng từ giúp người dùng dễ dàng đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết. Và trong phần mềm thì số chứng từ này được tự động đánh tăng dần và cho phép người dùng thay đổi nếu muốn.

Phần thông tin chi tiết:

• Mã vật tư: là ký hiệu mà kế toán đặt cho mỗi vật tư để dễ dàng nhận biết và thường được đặt theo nhóm, chủng loại, tên viết tắt
• Tên vật tư: là tên gọi đầy đủ, cụ thể cho từng vật tư
• Kho: là mã kho có chứa những vật tư hàng hóa khai báo. Mã kho thường được đặt theo mã nguyên vật liệu, hàng hóađể dễ dàng trong quản lý.
• Tài khoản kho: là các tài khoản thể hiện theo các nhóm vật tư, hàng hóa:

• • TK 152: nguyên vật liệu
  • TK 153: Công cụ dụng cụ
  • TK 156: Hàng hóa

• Tài khoản đối ứng: là những tài khoản đối ứng với các TK kho khi hạch toán nghiệp vụ phát sinh như: TK 111, 112, 131, 331
• Số lượng: thể hiện số lượng hàng hóa, vật tư nhập xuất được thể hiện trên phiếu xuất kho và nhập kho
• Đơn giá: Là giá trị của một đơn vị hàng hóa, vật tư
• Thành tiền: Là số tiền của một loại vật tư = Số lượng x đơn giá
• Tổng thành tiền: là tổng giá trị của các loại vật tư nhập hoặc xuất ra trên cùng một phiếu nhập kho hoặc xuất kho

Từ những thông tin cần thiết trên kế toán sẽ có cơ sở để quản lý vật tư, hàng hóa cũng như thực hiện hạch toán vào sổ kế toán.

Trên đây là những nội dung cơ bản về vị trí kế toán tổng hợp vật tư. Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán các nghiệp vụ cụ thể phát sinh theo từng phương pháp áp dụng, các bạn có thể tham khảo thêm tại bài viết: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Và công việc kế toán nói chung và kế toán tổng hợp vật tư nói riêng, thì ngoài việc am hiểu những kiến thức cơ bản, kinh nghiệm và sự cọ sát thực tế là điều cần thiết để làm tốt vai trò tại mỗi vị trí.

Nếu vẫn còn chưa thực sự tự tin hay cần học hỏi thêm những kỹ năng thực tế thì mời các bạn đến với trung tâm đào tạo kế toán NewTrain để tích lũy cho bản thân những bí quyết, kinh nghiệm làm nghề quý giá cùng đội ngũ giảng viên 100% là kế toán trưởng có hơn 10 năm trong nghề ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các lớp học kế toán tổng hợp online và offline tại trung tâm đào tạo NewTrain, các bạn vui lòng gọi vào Hotline: 098.721.8822 hoặc truy cập trang website