Trong phần này, TuHocTin.Net sẽ hướng dẫn bạn soạn thảo văn bản với Microsoft Word 2016. Các hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao nhằm giúp các bạn làm chủ Microsoft Word 2016.
- Microsoft Word là 1 phần mềm nằm trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office.
- Microsoft Word là phần mềm chuyên về soạn thảo văn bản.
- Microsoft Word giúp bạn:
- Tạo và in ấn các chế bản điện tử như: tài liệu, sách, tạp chí, giáo án, đề tài, luận văn, báo cáo, đồ án, thông báo, quyết định,...
- Thiết kế các tờ rơi, quảng cáo, banner ở mức cơ bản,...
- Tạo danh sách với bảng biểu [ít tính toán]...
- Có nhiều phần mềm để soạn thảo văn bản nhưng ở nước ta hiện nay, hầu hết người dùng cá nhân hay cơ quan, đơn vị sử dụng Microsoft Word cho công tác soạn thảo văn bản, bởi vì:
- Word dễ học, dễ dùng, phù hợp nhiều đối tượng người dùng khác nhau.
- Công cụ soạn thảo, trang trí, in ấn văn bản mạnh mẽ, chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ chia sẻ, làm việc nhóm, cộng tác.
- Hỗ trợ điện toán đám mây OneDrive và chèn hình trực tuyến.
- Cho phép tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ.
- Có tính năng Macro, ghi lại thao tác hay thậm chí lập trình để xử lý công việc...
Những điểm mới trong Microsoft Word 2016
- Cải tiến giao diện người dùng thuận tiện và đẹp hơn. Có hỗ trợ tính năng Touch Mode giúp thao tác dễ hơn với màn hình cảm ứng [tìm trong Quick Access Toolbar].
- Hỗ trợ chia sẻ thời gian thực, làm việc cộng tác với nhiều người online tốt hơn. Chia sẻ thuận tiện hơn với đám mây OneDrive của Microsoft.
- Có chức năng Tell me... để tìm nhanh các chức năng.
Những thiết lập mặc định
Sau khi cài đặt xong bộ Office, bạn cần đặt một số thiết lập mặc định để Word có thể phù hợp nhất với bạn. Sau khi mở Word lần đầu tiên, TuHocTin.Net khuyên bạn nên đặt một số thiết lập mặc định sau:
Về các tùy chọn [Options]
Bạn vào File/Options sẽ thấy xuất hiện hộp thoại Options:
- Ở vùng bên trái chọn Proofing và tắt các chức năng kiểm tra chính tả như hình dưới.
Lí do tắt kiểm tra chính tả là để bạn không cảm thấy phiền bởi những gạch màu xanh, đỏ dưới những chữ tiếng Việt vì mặc định Word kiểm tra chính tả theo tiếng Anh. Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả theo tiếng Việt thì tham khảo tại đây.
- Tiếp theo bên trái bạn chọn Advanced kéo xuống tìm Use smart cut and paste và bỏ chọn. Đây là tính năng cắt dán thông minh của Word, nhưng nhiều người than phiền nó làm thao tác cắt dán khi copy tài liệu từ web về gặp khó khăn.
- Cũng tại đây bạn kéo xuống tìm Show measurements in units of và đặt đơn vị đo là Centimeters [cm]. Điều này sẽ giúp bạn căn chỉnh phù hợp hơn với đơn vị đo mà Việt Nam sử dụng.
Tùy chọn cho Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là thanh công cụ cho phép bạn truy cập nhanh tới những thao tác hay dùng. Bạn có thể thêm bớt các nút bấm trên đó. Bạn nhấn vào nút mũi tên xuống và chọn các chức năng hay dùng như hình dưới bao gồm các nút: New, Open, Save, Undo, Redo... Ngoài ra nếu bạn muốn có thêm các nút khác cũng có thể chọn More Commands để thêm vào thanh công cụ.
Thiết lập font chữ, đoạn văn
Theo quy định văn bản hành chính của Việt Nam quy định về font chữ, ta thường chọn font Times New Roman, kiểu chữ in thường, cỡ chữ là 14. Để khi mở Word lên giá trị trên luôn được giữ ta làm như sau:
- Nhấn nút dưới group Font [1].
- Chọn thiết lập như hình dưới rối nhấn nút Set As Default [chọn làm mặc định].
- Chọn All documents based on the Normal.dotm template? [1] và nhấn OK [2] khi được hỏi.
Để thiết lập đoạn văn ta có thể nhấn vào phải dưới của group Paragraph trên thanh Ribbon, chọn giá trị mặc định rồi nhấn Set As Default tương tự.
Thiết lập khổ giấy và đặt lề
Để thiết lập khổ giấy và đặt lề ta vào Layout rồi nhấn vào nút góc phải dưới group Page Setup.
- Trong mục Margin, chọn lề như hình dưới:
- Trên [Top]: 2cm
- Dưới [Bottom]: 2cm
- Trái [Left]: 3cm [thường dùng để đóng gáy]
- Phải [Right]: 2cm
- Chuyển sang Paper, trong mục Paper size ta chọn A4 [khổ giấy thường dùng nhất].
- Nhấn nút Set As Default và chọn Yes khi được hỏi xác nhận. Việc làm này sẽ làm cho những lần mở Word sau, khổ giấy và đặt lề sẽ được chọn như chúng ta vừa thiết lập.
Bật thanh thước
Thanh thước giúp chúng ta dễ dàng đặt lề, canh chỉnh đoạn văn, căn chỉnh các đối tượng trên trang.
Để bật thanh thước ta và View rồi chọn Ruler như hình dưới.
Trên đây là các thiết lập mặc định mà TuHocTin.Net khuyên dùng. Tuy nhiên, bạn có thể lựa chọn các thiết lập khác theo ý mình.
Hướng dẫn sử dụng word 2016 toàn tập. Những bước cơ bản giúp bạn làm quen với phần mềm word 2016, giới thiệu thanh công cụ và tính năng mới giúp bạn thao tác một cách đơn giản nhất tiết kiệm thời gian soạn thảo.
Microsoft Word 2016 là một ứng dụng xử lý văn bản, cho phép bạn có thể tạo ra một loạt các tài liệu, bao gồm thư, sơ yếu lý lịch và nhiều văn bản tài liệu khác. Qua bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách làm thế nào để điều hướng giao diện Word và sử dụng một số tính năng quan trọng của Word 2016 như thanh Ribbon, Quick Access Toolbar, và Backstage View.
1. Giới thiệu thanh công cụ của word 2016
Giống như các phiên bản khác, Word 2016 tiếp tục sử dụng các tính năng như Ribbon và Quick Access Toolbar – nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các nhiệm vụ, thao tác đơn giản trên Word, cũng như Backstage View.
Word sử dụng hệ thống Ribbon theo tab chứ không còn sử dụng menu truyền thống như trước nữa. Ribbon chứa nhiều tab công cụ, và bạn có thể tìm thấy các tab này ở gần phía trên cửa sổ giao diện Word.
Trong mỗi tab chứa nhiều công cụ khác nhau để bạn có thể lựa chọn và chỉnh sửa văn bản theo ý muốn của mình. Ví dụ như tab Home là tab chỉnh sửa văn bản như căn lề cỡ chữ màu chữ,….
Nếu bạn là nhà hàng hay các quán ăn nhỏ muốn làm menu thực đơn đơn giản thì bạn hoàn toàn có thể tạo bằng word và in ra để cho khách tham khảo.
Bước 1: Định dạng khổ giấy thực đơn
Để làm thực đơn bước đầu tiên ta cần liệt kê các tên đề mục và chọn khổ giấy sao cho vừa với các tên danh mục đó. Bạn chọn vào Layout > Size > More Paper Size để mở Page Setup
Trong bài hướng dẫn này chúng ta sẽ sử dụng Menu có kích thước bằng khổ giấy A4 [8.27×11.69cm] và định khoảng cách của các lề là 2cm. Để làm thử một mẫu thực đơn đơn giản. Sau khi cài đặt các định dạng kích chuột vào Ok để hoàn tất.
Margins: Căn lề văn bản
Paper: Định dạng kích thước khổ giấy
Bước 2: Nhập nội dung cho menu
Nhập nội dung cho Menu của bạn, mỗi danh mục là một dòng [nhấn phím Enter để xuống dòng]. Bạn cứ nhập văn bản bình thường không cần định dạng.
Bước 3: Định dạng tiêu đề menu
Bôi đen chữ Menu và tiến hành chỉnh sửa cỡ chữ, loại chữ, căn lề sao cho vừa mắt
Bước 4: Đặt giá tiền cho các danh mục của Menu
Trước tiên bạn cần căn chỉnh khoảng cách để bố trí giá tiền bạn vào View > Ruler để bật thước kẻ kích đúp chuột vào biểu tượng thước kẻ để bât Tabs
Bạn hãy thiết lập như sau:
- Tab stop position: nhập vào 17cm để đặt dấu Tab ở vị trí 17cm
- Alignment: Chọn Right tạo Tab phải để canh lề phải cho giá tiền.
- Leader: Chọn 2…… để tạo các dấu chấm từ danh mục đến giá tiền để dễ dò giá.
Sau khi chọn xong nhấn Set để tạo Tab sau đó nhấn Ok để hoàn tất việc đặt các dấu Tab.
Tiếp theo bạn hãy đặt dấu nháy của con trỏ chuột phía sau chữ cuối cùng của dòng danh mục, nhấn phím trắng [Space-bar] để tạo một khoảng cách nhỏ sau đó nhấn phím Tab để di chuyển chon trỏ đến vị trí đặt Tab, bây giờ bạn hãy nhập giá tiền cho danh mục.
Việc căn lề trong Word rất quan trọng, đây cũng là yếu tố hay bị xem nhẹ trên Word, ở trên các phiên bản Word 2016, tính năng này được đơn giản hóa để người sử dụng có thể căn chỉnh tốt nhất.
Bước 1: Ở Tùy chọn Word, các bạn click và Options [Tùy chọn]
Bước 2: Khi cửa sổ Word Options bật lên chọn Advanced [Nâng cao]. Kéo chuột xuống mục Display tại đây ở mục Show measurements in units of chọn Inches. Thiết lập hoàn tất ấn OK để về giao diện soạn thảo văn bản.
Bước 3:Chỉnh sửa căn lề tại Layout > Margins > Custom Margins
Tại đây cửa sổ Page Setup hiện lên bạn thiết lập như trên
4. Cách tạo khung bìa trong word 2016
Nếu bạn cảm thấy những mẫu khung bìa có sẵn trong word không thích hợp với công việc bạn đang làm thì bạn hoàn toàn có thể tự tạo cho mình những khung bìa theo ý muốn. Để làm được điều đó bạn cần làm những bước sau đây.
Bước 1: Các bạn chọn Tab Design rồi chọn Page Borders.
Bước 2: Khi cửa sổ Page Border hiện lên bạn thiết lập khung bìa theo ý muốn của mình
Setting: Loại hình khung viền
Style: Kiểu cách bao viền
Color: Màu sắc khung viền
Width: Bề dầy của viền
Art: Kiểu khung viền
Apply to các bạn chọn This section – First page only để khung viền được áp dụng trong trang đầu tiên.
Bước 3: Sau đó các bạn chọn Option.
Sau khi lựa chọn Option hộp thoại xuất hiện -> loại bỏ hết các dấu tích trong mục Option để khung viền khi in được căn sát lề trái. Sau đó nhấn OK để xem kết quả
5. Tạo mục lục tự đông trong word 2016
Nếu bạn soạn thảo một văn bản dài thì mục lục là điều cần thiết để bạn có thể định hướng xem nội dung mình đang muốn tìm ở chỗ nào. Vậy qua bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục tự động trong Word 2016, với các bản Word cũ hơn bạn cũng có thể thao tác tương tự.
Để tạo mục lục trước tiên bạn nên lựa chọn chế độ hiển thị văn bản dưới dạng Outline để thuận tiện cho việc lựa chọn các Level cho tiêu đề. Bạn vào thẻ View -> Outline:
Kết quả văn bản hiển thị dưới dạng outline rất dễ cho bạn quan sát và lựa chọn level:
Bước 1: Lựa chọn văn bản cần tạo tiêu đề -> bôi đen dòng tiêu đề cần tạo trong mục lục -> References -> kích chọn Add Text -> lựa chọn mức level phù hợp với tiêu đề: [Tiêu đề ở mục lớn tương ứng với level thấp, tiêu đề ở cấp độ nhỏ sẽ tương ứng level cao]
Bước 2: Sau khi lựa chọn xong các cấp độ level cho toàn bộ tiêu đề cần tạo mục lục -> đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo tiêu đề [thường đặt sau lời nói đầu] kích chọn References -> Table of Content -> lựa chọn mẫu mục lục có sẵn:
Bước 3: Sau khi tạo xong mục lục tự động để di chuyển tới nội dung theo ý muốn bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl + Click chuột vào nội dung tương ứng trong lục lục. Đây là tính năng chỉ có ở mục lục tự động, với mục lục các bạn tự tạo bằng tay sẽ không có tính năng này.
Trường hợp muốn loại bỏ mục lục kích chọn References -> Table of Contents -> Remove Table of Contents
Trong trường hợp bạn chỉnh sửa lại nội dung trong file dữ liệu, giữa các tiêu đề và số trang có sự thay đổi bạn cần cập nhật lại những thay đổi cho mục lục.Tại hộp thoại Update Table of Contents xuất hiện tích chọn vào mục Update page number only để cập nhật số trang, nếu muốn cập nhật cả nội dung và số trang tích chọn Update entire table -> OK:
Bước 1: Để hiện khung căn lề bạn click vào File trên thanh menu.
Bước 2: Nhấn vào Options để truy cập vào Word Options.
Bước 3:Tại đây bạn vào mục Advanced và tìm kiếm Show text boundaries, tích vào đó rồi xác nhận OK.
7. Cách lưu văn bản
Để lưu văn bản trong word 2016 bạn chỉ cần thao tác theo các bước sau đây
Bước 1: Kích chuột vào biểu tượng lưu bên phải màn hình
Bước 2: Chọn chế độ lưu Save – Lưu trực tiếp trên file đó và Save As – lưu ra thành 1 file mới. Tiếp theo bạn kích vào Browse để chọn thư mục lưu
Bước 3: Tiến hành đặt tên và định dạng file. Sau khi cài đặt hoàn tất nhấn đúp chuột vào Ok
File name: Tên file
Save as type: Kiểu file
Trên đây là hướng dẫn sử dụng word 2016 giúp các bạn thao tác nhanh hơn cũng như hỗ trợ chỉnh sửa. Nếu trong quá trình soạn thảo văn bản bạn còn chỗ nào không thực hiện được hãy comment bên dưới mình sẽ hỗ trợ các bạn.