Quy định mới về công tác văn thư
Thứ năm - 26/03/2020 11:09
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định bao gồm 7 Chương và 38 Điều, quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Về nguyên tắc quản lý công tác văn thư, Nghị định quy định: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" và "Khẩn" [văn bản khẩn] phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
Một số điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ:
1. Về giải thích từ ngữ
Nghị định 30 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:
Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản điện tử:Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định
2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyềnvà ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
3. Các loại văn bản hành chính
Các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết [cá biệt], quyết định [cá biệt], chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
4. Ký ban hành văn bản
Nghị định 30 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợpcấp phó được giao phụ trách,điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Về ký thừa lệnh: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
Mực ký văn bản: đối với văn bản giấykhi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
5. Đính chính văn bản đi
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức,kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
6. Thu hồi văn bản
Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhậncó trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
7. Sử dụng con dấu
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Về tổ chức thực hiện, Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020 và thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CPvà Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư.
Chi tiết nội dung củaNghị định 30/2020/NĐ-CPđược đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Chính phủ và Bộ Nội vụ.
Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" và "Khẩn" [văn bản khẩn] phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
Một số điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ:
1. Về giải thích từ ngữ
Nghị định 30 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:
Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản điện tử:Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định
2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyềnvà ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
3. Các loại văn bản hành chính
Các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết [cá biệt], quyết định [cá biệt], chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
4. Ký ban hành văn bản
Nghị định 30 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợpcấp phó được giao phụ trách,điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Về ký thừa lệnh: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
Mực ký văn bản: đối với văn bản giấykhi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
5. Đính chính văn bản đi
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức,kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
6. Thu hồi văn bản
Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhậncó trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
7. Sử dụng con dấu
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Về tổ chức thực hiện, Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020 và thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CPvà Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư.
Chi tiết nội dung củaNghị định 30/2020/NĐ-CPđược đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Chính phủ và Bộ Nội vụ.
Tác giả bài viết: Nguyễn Chí Bình - KHTC