Triệu chứng
Nếu bạn thực hiện kết hợp thư trong Microsoft Word và bạn sử dụng Microsoft Excel worksheet là nguồn dữ liệu cho các danh sách người nhận, một số dữ liệu số có thể giữ lại các định dạng khi nó được hợp nhất.
Hiện tượng này áp dụng cho định dạng tỷ lệ, giá trị tiền tệ và mã bưu chính, như trình bày ở bảng sau:
Format In Excel data In Word MergeField
----------------------------------------------------
Percentage 50% .5
Currency $12.50 12.5
Postal Code 07865 7895
Nguyên nhân
Hiện tượng này xảy ra vì dữ liệu trong danh sách người nhận trong Word xuất hiện ở định dạng gốc trong cửa hàng mà Excel, không có định dạng được áp dụng cho bảng ô có chứa dữ liệu.
Giải pháp
Để khắc phục hiện tượng này, sử dụng một trong các phương pháp sau.
Phương pháp 1
Sử dụng Dynamic Data Exchange [DDE] để kết nối với bảng tính Excel chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau.
Word 2002 và Word 2003
-
Khởi động Word, và sau đó mở một tài liệu trống mới.
-
Trên menu Công cụ , bấm vào Tuỳ chọn, và sau đó bấm vào tab Chung .
-
Bấm để chọn hộp thoại xác nhận chuyển đổi khi mở , và sau đó bấm OK.
-
Trên menu công cụ , trỏ chuột vào chữ cái và thưvà bấm Thuật sĩ trộn thư.
-
Trong ngăn tác vụ trộn thư , chọn loại tài liệu mà bạn muốn làm việc, và sau đó nhấp vào tiếp theo.
-
Trong chọn tài liệu bắt đầu, chọn tài liệu khởi động mà bạn muốn sử dụng, và sau đó nhấp vào tiếp theo.
-
Trong chọn người nhận, bấm sử dụng một danh sách có sẵn, và sau đó nhấp vào trình duyệt.
-
Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , xác định vị trí thư mục chứa sổ làm việc Excel mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu, chọn sổ làm việc, và sau đó nhấp vào mở.
-
Trong hộp thoại Xác nhận dữ liệu nguồn , nhấp vào Bảng tính Excel MS qua DDE [*.xls]và sau đó bấm OK.
-
Trong hộp thoại Microsoft Excel, trong phạm vi tên hoặc di động, chọn phạm vi ô bảng chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng, và sau đó bấm OK.
Lưu ý: dữ liệu của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong Người nhận thư trộn hộp thoại với định dạng tương tự xuất hiện trong bảng tính Excel.
Word 2007 và Word 2010
-
Khởi động Word, và sau đó mở một tài liệu trống mới.
-
Đi tới tuỳ chọn Word
-
Trong Word 2007, bấm vào Nút Officevà sau đó bấm vào Tuỳ chọn Word.
-
Trong Word 2010, bấm vào Tệp, sau đó bấm vào Tuỳ chọn.
-
-
Trên tab nâng cao , hãy đi tới phần chung .
-
Bấm để chọn hộp thoại xác nhận chuyển đổi định dạng tệp vào mở , và sau đó bấm OK.
-
Trên tab thư , bấm vào bắt đầu kết hợp thư, và chọn Bước thuật sĩ trộn thư.
-
Trong ngăn tác vụ trộn thư, chọn loại tài liệu mà bạn muốn làm việc, và sau đó nhấp vào tiếp theo.
-
Trong chọn tài liệu bắt đầu, chọn tài liệu khởi động mà bạn muốn sử dụng, và sau đó nhấp vào tiếp theo.
-
Trong chọn người nhận, bấm sử dụng một danh sách có sẵn, và sau đó nhấp vào trình duyệt.
-
Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , xác định vị trí thư mục chứa sổ làm việc Excel mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu, chọn sổ làm việc, và sau đó nhấp vào mở.
-
Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu , bấm để chọn hộp kiểm Hiển thị tất cả . Nhấp vào Bảng tính Excel MS qua DDE [*.xls], và sau đó bấm OK.
-
Trong hộp thoại Microsoft Excel, trong phạm vi tên hoặc di động, chọn phạm vi ô bảng chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng, và sau đó bấm OK.
Lưu ý: dữ liệu của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong Người nhận thư trộn hộp thoại với định dạng tương tự xuất hiện trong bảng tính Excel.
Phương pháp 2
Định dạng trường Excel chứa mã ZIP/Bưu điện mã dưới dạng văn bản. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau.
Word 2002 và Word 2003
-
Trong Excel, chọn cột chứa mã ZIP/Bưu điện mã trường.
-
Trên menu Định dạng, bấm vào Ô.
-
Nhấp vào tab số .
-
Trong danh mục, bấm vào văn bảnvà sau đó bấm OK.
-
Tiết kiệm nguồn dữ liệu. Sau đó, tiếp tục thao tác trộn thư trong Word.
Word 2007 và Word 2010
-
Trong Excel, chọn cột chứa mã ZIP/Bưu điện mã trường.
-
Home tab, hãy chuyển đến nhóm ô . Sau đó, bấm vào định dạng, và bấm Định dạng ô.
-
Nhấp vào tab số .
-
Trong danh mục, bấm vào văn bảnvà sau đó bấm OK.
-
Tiết kiệm nguồn dữ liệu. Sau đó, tiếp tục thao tác trộn thư trong Word.
Tham khảo
Để biết thêm thông tin, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
304387 ngày, số điện thoại và tiền tệ trường được nhập không chính xác khi bạn sử dụng truy cập hoặc Excel nguồn dữ liệu trong Word 2002 hoặc Word 2003