Excel là nơi mà bạn có thể thoải mái lập ra một loạt các file dữ liệu khác nhau, với hàng trăm hàng nghìn các thông tin khác nhau. Tuy nhiên khi lưu file lại là một vấn đề khiến nhiều bạn băn khoăn bởi có những file với dung lượng khá lớn và rất nặng, vậy nên có cách nào làm giảm dung lượng file excel cho nhẹ và dễ dàng khi lưu không? Theo dõi hết bài viết dưới đây, bạn đọc thắc mắc sẽ có những lời giải cho mình cùng theo dõi.
1. Nguyên nhân & lợi ích giảm dung lượng file Excel
Người dùng đôi lúc vẫn không hiểu nguyên nhân tại sao không lưu được file hay nói cách khác bạn cũng không biết tại sao file của bạn lại nặng dung lượng như vậy.
Nguyên nhân khiến cho file Excel nặng, tốc độ xử lý chậm
Là người thường xuyên làm việc với Excel bạn chắc chắn đã gặp phải tình trạng file Excel của mình tải rất chậm cũng như thao tác gặp nhiều khó khăn. Dưới đây là một số nguyên nhân như:
- Sử dụng nhiều định dạng khác nhau gây ra lỗi file Excel
- File excel chứa hình ảnh có độ phân giải cao hoặc có công thức phức tạp
- Có nhiều ô trong bảng tính không sử dụng nhưng được định dạng sẽ gây ra tình trạng lỗi file xử lý chậm.
Lợi ích việc giảm dung lượng file Excel
- Giúp gia tăng tốc độ sử lý file Excel
- Việc chia sẻ thông tin dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Không cần sử dụng đến những phần mềm giải nén.
8 Cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả
1.Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng file Excel
Tuy nhiên đấy không phải là cách duy nhất để có thể từ nguyên nhân đưa ra giải pháp tốt nhất. Bạn không cần phải khó khăn tìm hiểu nguyên nhân, với một số biện pháp làm giảm dung lượng file dưới đây thì việc xử lý cũng sẽ dễ dàng hơn.
Cách giảm dung lượng file Excel đầu tiên đó là định dạng lại đuôi khi lưu. Với cách làm này bạn có file excel của bạn là file Excel thuộc phiên bản 2003 mở file ra trên phiên bản thuộc phiên bản 2007 trở đi và save lại với .xlsx. là định dạng đuôi cho file lưu của bạn thì bạn có thể làm cho file của bạn nhẹ đi rất nhiều đấy, dung lượng file cũng không còn nặng.
Bước 1: Bạn tiến hành mở Excel lên, tiếp đó nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... [mở] rồi chọn file cần thao tác.
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
Bước 2: Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân 1
Bước 3: Chọn Save As… [lưu dưới dạng…].
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân 2
Bước 4: Tiếp tục, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân 3
Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục "File Format" [định dạng tập tin].
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân 4
Bước 6: Chọn định dạng Excel Binary Workbook [tập tin nhị phân] nằm bên dưới hạng mục "Specialty Formats". Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn.
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân 5
Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào nút Save. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân 6
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc trên màn hình
2. Nén ảnh
Đối với một số những file excel bao gồm cả hình ảnh, với rất nhiều các hình ảnh khác nhau chính là nguyên nhân khiến cho file có một dung lượng rất lớn. Đây cũng chính là phương pháp để làm giảm dung lượng file là làm giảm dung lượng của ảnh bằng cách giải nén hình ảnh.
Để nén hình ảnh bạn thực hiện các bước đơn giản như sau:
- Nhấn chọn vào hình ảnh cần giải nén.
- Thực hiện thao tác chọn Format > Compress Pictures > bỏ dấu tích trong hộp thoại mới xuất hiện > Options...
Nén ảnh để làm giảm dung lượng file 1
- Hộp thoại mới xuất hiện khi nhấn Options.
Các bạn tích theo hình dưới đây và có thể tùy chọn tích vào các chỗ theo mục đích khác nhau:
Nén ảnh để làm giảm dung lượng file 2
Trong phần Compression Options bạn cần chú ý:
- Automatically perform basic compression on save: Có nghĩa là tự động thực hiện nén cơ bản khi lưu.
- Delete cropped areas of picture: Xóa các phần đã crop. Bạn tích vào đây thì phần ảnh bạn crop trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn.
Trong phần Target Output:
- Prin 220ppi: Sẽ cho chất lượng tốt để in hoặc xem trên màn hình.
- Screen 150 ppi: Chất lượng vừa phảicho web hoặc cho trình chiếu.
- E- mail 96 ppi: Chất lượng thấp nhất dùng để gửi email.
Tuy nhiên là nếu như ảnh của bạn có chất lượng không cao thì càng đỡ tốn dung lượng.
3. Bỏ định dạng có điều kiện
Cách giảm dung lượng file Excel tiếp theo đó là bỏ định dạng có điều kiện. File của bạn có chứa định dạng có điều kiện đôi khi đây chính là nguyên nhân khiến file có dung lượng lớn, đây là trường hợp bạn ít khi nghĩ tới, nhưng nếu như có bạn sao không thử cách làm sau đây.
Mở file bạn cần giảm dung lượng, chọn theo tao tác bên dưới đây:
Bỏ định dạng có điều kiện
Vậy là tập tin của bạn đã giảm đi một lượng dung lượng tối đa, thử lưu xem bạn đã lưu được chưa nhé.
4. Xoá DATA LINKS
Bước 1: Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Xóa data links
Bước 2: Sau đó chọn Break Links để xác nhận là xong.
Xóa data links 1
5. Xóa watch windows
Bước 1: Mở file excel mà bạn muốn thực hiện xóa Watch Window.
Xóa watch windows
Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Watch Window.
Xóa watch windows 1
Bước 3: Chọn Delete Watch.
Xóa watch windows 2
Sau khi thực hiện xong bước này là hoàn thành xóa Watch Window.
6. Loại bỏ các Name Range trong file Excel
Bước 1: Mở file excel bạn muốn xóa Named Range.
Xóa bỏ Name Range
Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Xóa bỏ Name Range 1
Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete.
Xóa bỏ Name Range 2
Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.
Xóa bỏ Name Range 3
7. Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng nhằm giảm dung lượng file.
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
8. Dùng chương trình diệt Virus Macro
Cách làm giảm dung lượng File Excel tiếp theo bạn có thể tham khảo đó là dùng chương trình diệt virus. Chương trình diệt virus Macro thường bị lây nhiễm trên các file văn bản, nó làm tăng dung lượng thực tế của các file dữ liệu bị nhiễm. Dấu hiệu nhận biết của những file Excel bị nhiễm virus đó là khi bạn mở file, chương trình Excel sẽ tự động mở thêm những sheet mới có tên là "yyyyy" hoặc "Book1" và xuất hiện kèm thêm cảnh báo Macro.
Để làm giảm dung lượng của những file này chúng ta phải dùng phần mềm diệt virus với sự lựa chọn chẩn đoán Macro để loại bỏ những Macro không mong muốn.
Tuy nhiên, hạn chế của phần mềm này là có thể tiêu diệt virus nhưng lại không tiêu diệt được một cách hoàn toàn. Do đó, dung lượng của file Excel có thể vẫn rất cao. Để khắc phục một cách triệt để thì bạn cần:
- Mở file Excel và copy toàn bộ dữ liệu sang một file Excel khác.
- Mở 1 file Excel mới và paste nội dung vừa copy sang file Excel và lưu lại.
- Xóa file Excel cũ.
>> Xem thêm: Tổ hợp phím tắt chuyển sheet trong Excel hữu ích nhất
Bạn hãy thử áp dụng ngay cho việc làm giảm dung lượng file của mình xem nào. Vậy là từ sau bạn sẽ không gặp khó khăn trong quá trình lưu file nhé, bạn sẽ hoàn thành công việc và việc học Kế toán online một cách suôn sẻ.
Mời bạn đọc quan tâm chủ đề tin học văn phòng cùng những chủ đề hot khác có thể tham khảo thêm những khoá học Excel, học Word mới tại Unica!
Tags: Excel