Tìm kiếm thông tin trên Internet là một công việc bất kỳ ai cũng phải thực hiện hàng ngày, hàng giờ cho dù bạn là học sinh, sinh viên hoặc dân văn phòng. Và việc tìm kiếm thông tin và dữ liệu trong Excel là một thủ thuật mà bạn nên tìm hiểu bởi đôi khi sử dụng “Ctrl + F” trong Excel sẽ không đáp ứng được nhu cầu của công việc.
Chính vì thế, trong bài viết này chúng tôi sẽ chi sẻ về cách lọc dữ liệu trong Excel để có thể tìm kiếm được các thông tin một cách hiệu quả và tối ưu hơn.
Nội dung
Xem thêm bài viết vềCách tính lãi suất kép trong Excelmà mình vừa đăng trong thời gian gần đây.
Cách lọc dữ trong tập tin Excel với công cụ Filter
Các thao tác để lọc dữ liệu
– Bước 1:Chọn vùng dữ liệu cần lọc thông tin.
– Bước 2:Chọn Data > Filter [hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L]
Khi đó, dòng đầu tiên của vùng dữ liệu sẽ có các biểu tượng lọc dữ liệu như sau:
– Bước 3:Bạn muốn lọc thông tin tại cột nào, các bạn click vào biểu tượng mũi tên và chọn thông tin tương ứng. Ví dụ, muốn lọc danh sách các bạn nam, các bạn chọn:
Sau đó, các bạn nhận được kết quả như sau:
Biểu tượng “Filter” tại cột “Giới tính” cho bạn biết danh sách này đang được lọc tại cột “Giới tính”.
Các loại lọc dữ liệu
Trong phần này, chúng ta sử dụng tập ví dụ ở phần trên. Các bạn có thể download thông qua các liên kết dưới đây.
Lọc theo Text
Giả sử bạn muốn lọc danh sách các học sinh có họ “Đàm”, các bạn chọn mũi tên của cột “Họ và tên đệm” > Text Filters> Begins With….
Trong hộp thoại Custom AutoFilters xuất hiện, các bạn nhập từ “Đàm” và click “OK”.
và nhận được kết quả như sau:
Lọc theo Numbers
Tương tự như Text, các bạn cần chọn cột cần lọc, click vào mũi tên lọc > Number Filters và chọn kiểu lọc mong muốn. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi lọc ra danh sách các học sinh có điểm toán lớn hơn 6.
Lọc theo màu sắc chữ, màu sắc ô
Trong ví dụ này, 02 học sinh được tô màu vàng ở cột điểm “Tiếng Anh” và chúng ta cần lọc ra danh sách của 02 học sinh này.
Các bạn chọn biểu tượng lọc ở cột “Tiếng Anh” > Filter by Color > Filter by Cell Color [lọc theo màu của ô] và chọn màu vàng.
Khi đó, các bạn nhận được kết quả như sau:
Lọc nâng cao với Advanced Filter
Advanced Filter cho phép ta lọc dữ liệu theo các điều kiện khác nhau.
Ví dụ, trong danh sách trên, các bạn cần lọc danh sách:
– Bước 1:Tạo vùng điều kiện tại một vùng bất kỳ như dưới đây:
Trong đó:
- Dòng đầu tiên của vùng điều kiện là tên các cột cần dùng làm điều kiện. Tên này phải giống hệt tên của cột trong bảng dữ liệu. Trong ví dụ trên, vì điều kiện lọc là tên bắt đầu bằng “H”; giới tính; điểm các môn thi Toán, Vật lý, Hóa học nên các cột cần dùng làm điều kiện là “Tên”; “Giới tính”; “Toán”; “Hóa học”; “Vật lý”.
- Các dòng tiếp theo là các dòng điều kiện. Nếu điều kiện loại “và” thì để ở cùng 1 dòng, nếu điều kiện “hoặc” thì để ở dòng khác nhau. Ví dụ, điều kiện “Các học sinh nữ có tên bắt đầu là chữ “H”; có điểm thi ba môn Toán, Lý, Hóa đều lớn hơn 7 điểm” là các điều kiện loại “và” sẽ được trình bày trên cùng 1 dòng.
– Bước 2:Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc, chọn Data > Advanced Filter.
– Bước 3:Trong hộp thoại Advanced Filter xuất hiện:
Sau đó, các bạn click chọn OK và được kết quả như sau:
Xem thêm: Các hàm cơ bản trong Excel
Lời kết
Chúng tôi hi vọng rằng, qua bài viết này, các bạn đã nắm vững việc sử dụng công cụ lọc thông tin trong Excel, vì đây là một thao tác rất thường xuyên sử dụng nên các bạn cần phải hiểu rõ chi tiết các chức năng trong khi thực hiện.
Nếu như có bất kỳ thắc mắc nào khác khi lọc dữ liệu từ Excel thì đừng quên để lại bình luận của bạn trong phần dưới đây nhé!
Chúc bạn thành công!
5/5 - [1 bình chọn]
2 cách lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản bạn nên biết
Lọc dữ liệu trong Excel là một công cụ vô cùng quan trọng khi bạn làm việc với Excel. Tính năng này sẽ giúp bạn trích lọc được ra những dữ liệu mà bạn muốn tìm và ẩn đi những dữ liệu không muốn hiển thị. Bài viết này ThuthuatOffice sẽ cung cấp cho bạn những cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản và dễ làm. Hãy cùng tìm hiểu nhé.
Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng chức năng Filter
Tạo nút lọc trong Excel
Để tạo nút lọc trong Excel, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Bạn nhập thông tin dữ liệu vào bảng Excel
Bước 2: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng mà bạn muốn thêm bộ lọc
Bước 3: Tại tab Data chọn nút lệnh Filter hoặc tại tab Home chọn nút lệnh Sort & Filter > Filter
Lọc dữ liệu theo hàng dọc trong Excel
Để lọc dữ liệu theo hàng dọc trong Excel ta dùng bộ lọc dữ liệu mặc định Auto Filter
Các bước để sử dụng bộ lọc Auto Filter như sau:
Bước 1: Bấm vào dấu mũi tên nằm bên phải mục cần trích lọc.
Bước 2: Bấm chọn vào tiêu chí bạn cần trích lọc. Ví dụ để lọc những người có giới tính nam bạn cần bấm chọn vào ô “Nam”.
Bước 3: Bấm OK để lọc thông tin bạn cần. Khi đó, những hàng dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc sẽ hiển thị ra và những hàng còn lại sẽ bị ẩn đi.
Lọc dữ liệu theo hàng ngang trong Excel
Để lọc dữ liệu theo hàng ngang trong Excel ta dùng bộ lọc dữ liệu nâng cao Advanced Filter
Các bước để sử dụng bộ lọc Advanced Filter như sau:
Bước 1: Xây dựng bảng tiêu chí lọc sao cho tiêu đề ở bảng tiêu chí lọc phải trùng khớp với tiêu đề ở bảng dữ liệu.
Bước 2: Tại tab Data chọn nút lệnh Sort & Filter, chọn Advanced.
Bước 3: Bảng Advanced Filter hiện ra và điền các thông số lọc vào bảng.
- Action: Nơi hiển thị kết quả lọc.
- Filter the list, in-place: kết quả sẽ hiển thị ở vị trí bảng dữ liệu tương ứng.
- Copy to another location: kết quả sẽ hiển thị ở vị trí khác trong bảng tính.
- List range: Nhập vùng dữ liệu cần lọc.
- Criteria range: Vùng bảng tiêu chí lọc.
- Copy to: chỉ điền khi mục Action bạn đã chọn “Copy to another location”, bạn điền vị trí muốn hiển thị kết quả lọc.
Bước 4: Bấm OK kết quả lọc sẽ hiện ra:
Cách xoá bộ lọc trong Excel
Để xóa bộ lọc Filter ở một cột nhất định bạn lam theo các bước sau:
Bước 1: Bấm vào biểu tượng phễu lọc của cột cần xóa Filter.
Bước 2: Bấm vào nút lệnh Clear Filter From.
Ngoài ra để xóa Filter tất cả các trường bạn chọn tab Home, chọn nút lệnh Sort & Filter rồi bỏ chọn Filter hoặc tại tab Data, bỏ chọn Filter.
Cách dùng hàm lọc dữ liệu trong Excel
Hàm FILTER lọc dữ liệu trong Excel
Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng hàm Filter giúp bạn có thể lọc dữ liệu sang một vị trí khác trong bảng tính theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra với công thức như sau:
= FILTER[array,include,if_empty]
Trong đó:
- Array [bắt buộc] là vùng dữ liệu cần lọc [không bắt buộc chọn phần tiêu đề].
- Include [bắt buộc]: điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
- Áp dụng vào một số ví dụ lọc dữ liệu trong Excel.
- If_empty: [không bắt buộc]: Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị thỏa mãn các điều kiện lọc.
Lưu ý: Hàm Filter hiện tại chỉ được hỗ trợ trong phiên bản Excel 365.
Áp dụng vào một số ví dụ lọc dữ liệu trong Excel
Cách lọc ô rỗng trong Excel
Để lọc dữ liệu và bỏ qua các ô rỗng trong Excel, hiển thị các ô có dữ liệu, bạn nhấp vào mũi tên lọc tự động, khi hộp Select All đã được chọn thì bạn bỏ chọn ô Blanks [các ô rỗng] ở cuối danh sách. Sau đó bấm OK, các hàng có dữ liệu trong cột sẽ hiện ra và những ô rỗng sẽ tạm thời ẩn đi.
Ngược lại nếu bạn muốn kết quả lọc hiển thị các ô rỗng thì sau khi nhấp vào mũi tên lọc tự động bạn bỏ chọn hộp Select All rồi chọn Blanks, bấm OK. Các hàng có ô rỗng sẽ hiển thị và những ô có dữ liệu sẽ tạm thời ẩn đi.
Cách lọc theo màu ô trong Excel
Bạn có thể lọc dữ liệu theo màu ô khi dữ liệu trong trang tính của bạn được định dạng có điều kiện hay định dạng một cách thủ công.
Nếu bạn định dạng các ô trong cột xác định với 3 màu nền khác nhau [xanh lá, đỏ và cam] và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu cam, bạn có thể thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Bấm vào mũi tên lọc ở ô tiêu đề, chọn nút lệnh Filter by Color.
Bước 2: Bấm chọn vào màu cam.
Bước 3: Bấm OK, các giá trị được định dạng với màu nền là màu cam sẽ hiển thị ra và các hàng khác tạm thời ẩn đi.
Cách lọc theo định dạng ô trong Excel
Muốn lọc theo định dạng của ô bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Bấm chuột phải tại ô mà bạn muốn lọc theo định dạng của ô đó [có thể là theo giá trị, màu sắc hay biểu tượng của ô đó].
Bước 2: Chọn bộ lọc Filter.
Bước 3: Chọn định dạng mà bạn muốn lọc.
Ví dụ ta muốn lọc theo biểu tượng của ô được chọn. Bạn bấm chuột phải vào ô được chọn, chọn Filter > Filter by Selected Cell’s Icon. Các hàng chứa biểu tượng như ô được chọn sẽ hiện ra, các hàng khác tạm thời ẩn đi.
Cách lọc nam nữ trong Excel
Hàm FILTER còn có thể giúp chúng ta lọc giới tính trong Excel.
Bước 1: Chọn ô có tiêu đề GiỚI TÍNH, tại tab Data, chọn Filter.
Bước 2: Bấm vào hình mũi tên bên cạnh cột giới tính và tích và ô giới tính NAM rối bấm OK kết quả sẽ trả về những hàng có giới tính NAM. Các hàng khác sẽ tạm thời ẩn đi.
Cách lọc ngày tháng năm trong Excel
Giả sử chúng ta có một cột các ngày trong tháng 1/2020 , chúng ta muốn lọc ra những ngày nào là ngày thứ 2.
Có 2 cách giúp bạn để làm việc này. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thao tác của từng cách nhé.
Cách 1: Lọc thông thường với bộ lọc Auto Filter. Với cách này bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Bạn nhập hàm =WEEKDAY[B2;1] tại cột C2
Hàm Weekday là hàm sẽ trả về kết quả là thứ mấy trong tuần của một ngày tháng năm.
- Tham số thứ nhất Serial_number: ngày tháng năm bạn cần biết thứ.
- Tham số thứ hai Return_type: kiểu trả về.
Với tham số thứ hai của hàm WEEKDAY ở đây bạn nhập là 1 và tham số này bạn có thể nhập hoặc bỏ qua. Ý nghĩa của tham số này nghĩa là bắt đầu chủ nhật là 1, thứ 2 là 2…thứ 7 là 7.
Bước 2: Sao chép công thức trên cho cả cột này rồi tạo bộ lọc Filter. Tại tab Data chọn Filter hoặc tại tab Home chọn Sort & Filter > Filter, ta được kết quả dưới đây:
Bước 3: Bấm vào phễu lọc ở cột C và lọc ra các giá trị là 2 tương đương với thứ 2.
Bước 4: Bấm Ok, kết quả trả về 4 ngày thứ 2 như hình.
Bạn có thể kiểm tra lại kết quả trên lịch:
Cách 2: Lọc nâng cao với bộ lọc Advanced Filter.
Bước 1: Bạn nhập hàm =WEEKDAY[B2,1]=2 vào ô C1
Bước 2: Bôi đen toàn bộ cột B bao gồm cả tiêu đề NGÀY rồi vào tab Data chọn Advanced.
Bước 3: Hộp Advanced Filter hiện ra và bạn nhập như sau:
- Action: Copy to another location
- List range: Sheet1!$B$1:$B$31
- Criteria range: Sheet1!$C$1:$C$2
- Copy to: Sheet1!$F$1
Bước 4: Bấm OK và những ngày là thứ 2 được hiển thị tại cột F.
Như vậy, ThuthuatOffice đã hướng dẫn chi tiết cho bạn các cách thực hiện lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản và dễ làm.
Xem thêm:
- Hàm REPLACE trong Excel
- 5 cách xuống dòng trong Excel Mac
- Chuyển chữ hoa thành chữ thường trong Excel
Mong là những thông tin trong bài hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel sẽ giúp ích cho bạn trong học tập và công việc. Hãy Like, Share, Comment và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để biết thêm nhiều thông tin nhé.
Excel -Cách đánh số trang trong Excel liệu bạn đã biết
Những cách định dạng số trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm căn bậc 2 trong Excel đơn giản, nhanh chóng
Cách chuyển Excel sang Word cực dễ không nên bỏ qua
6 cách hay nhất tổng hợp dữ liệu từ nhiều Sheet trong Excel
3 bước khắc phục in không hết trang trong Excel
Cách giãn dòng trong Excel cực đơn giản