Cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả
Thanh Hoàng 01/11/2021
Bạn đang gặp khó khăn khi xử lý những file Excel có kích thước lớn, khiến bạn phải chờ đợi khi chỉnh sửa, gửi, chia sẻ,... Đừng lo lắng, hãy theo dõi ngay bài viết này để biết cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả.
Bài viết sử dụng phần mềm Excel 2016 được thực hiện trên máy tính hệ điều hành Windows 10. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện tương tự trên Google Sheet, các phiên bản Excel khác như 2010, 2013,... và máy tính hệ điều hành macOS.
I. Lợi ích giảm dung lượng file Excel
- Tăng tốc độ xử lý file Excel đó.
- Chia sẻ một cách dễ dàng.
- Không cần phải sử dụng đến các phần mềm nén file.
II. Xóa định dạng có điều kiện
Mở file Excel, chọn một ô được định dạng > Chọn Home > Chọn Conditional formatting > Chọn Clear Rules.
- Để xóa định dạng 1 ô đó, chọn Clear from Selected Cells.
- Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọn Clear Rules from Entire Sheet.
III. Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng nhằm giảm dung lượng file.
IV. Xoá DATA LINKS
Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Sau đó chọn Break Links để xác nhận là xong.
V. Nén ảnh trong Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn hình ảnh muốn nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.
Bước 2: Bỏ tích mục Apply only to this picture > Chọn Email [96 ppi]: minimize document size for sharing > Chọn OK để hoàn tất.
VI. Xóa watch
Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch là xong.
VII. Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 2: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete trên bàn phím.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 3: Bấm OK để xác nhận xóa các named range.
VIII. EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
1. Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel, chọn File > Chọn Save as > Chọn Browse > Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Excel, chọn File.
Bước 2: Chọn Save as > Chọn Browse.
Bước 3: Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.
Sau đó, bạn có thế kiểm tra dung lượng 2 file Excel ban đầu và sau khi chuyển đổi sẽ giảm rất nhiều.
Trên đây là hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản và hiệu quả giúp bạn xử lý, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè và đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!
18.464 lượt xem
Excel cho Microsoft 365 Word cho Microsoft 365 PowerPoint cho Microsoft 365 Ứng dụng khách Project Online trên máy tính Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Word cho Microsoft 365 dành cho máy Mac PowerPoint cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Microsoft Project Professional 2021 Microsoft Project Standard 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac PowerPoint 2021 for Mac Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Excel 2019 for Mac Word 2019 for Mac PowerPoint 2019 for Mac Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Excel 2016 for Mac Word 2016 for Mac PowerPoint 2016 for Mac Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Project Professional 2013 Project Standard 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 Excel for Mac 2011 Word for Mac 2011 PowerPoint for Mac 2011 Xem thêm...Ít hơn
Bạn có thể giảm kích cỡ tệp và tiết kiệm dung lượng ổ đĩa bằng cách nén ảnh trong tài liệu của bạn. Các tùy chọn nén sẽ giảm cả kích cỡ tệp và kích thước hình ảnh dựa trên cách bạn dự định sử dụng ảnh, chẳng hạn như xem trên màn hình hoặc trong thư email. Bạn có thể nén tất cả các ảnh trong tệp hoặc chỉ những người mà bạn chọn.
Những tính năng này không sẵn dùng trong Office dành cho web, chỉ các phiên bản trên máy tính của bộ Office.
Bạn có thể dễ dàng gửi tệp có ảnh chất lượng cao và không bị giới hạn tệp, bằng cách lưu vào đám mây rồi chia sẻ tệp từ OneDrive.
Khi bạn không cần mỗi điểm ảnh duy nhất trong một hình ảnh để có được phiên bản được chấp nhận, bạn có thể nén ảnh để đặt kích cỡ tệp nhỏ hơn. Với tệp mở trong ứng dụng Microsoft Office của bạn, hãy chọn [những] ảnh mà bạn muốn nén. Dưới Công cụ Ảnh, trên tab Định dạng, trong nhóm Điều chỉnh, bấm Nén Ảnh.
Nếu bạn không nhìn thấy tab Công cụ Ảnh - Định dạng, hãy chắc chắn là bạn đã chọn một ảnh. Bạn có thể phải bấm đúp vào ảnh để chọn ảnh đó và mở tab Định dạng.
Ngoài ra, tùy theo kích cỡ màn hình, bạn có thể chỉ thấy các biểu tượng cho nhóm Điều chỉnh. Nút Nén Ảnh sẽ xuất hiện mà không có nhãn.
Để chỉ nén các ảnh đã chọn và không nén tất cả các ảnh trong tài liệu, chọn hộp kiểm Chỉ áp dụng đối với ảnh này.
Việc xóa hộp kiểm Chỉ áp dụng đối với ảnh này sẽ hủy bỏ mọi thay đổi bạn đã thực hiện trước đó đối với các ảnh cá nhân khác trong tài liệu này.
Dưới Độ phân giải, hãy bấm vào độ phân giải mà bạn muốn, rồi bấm OK.
Bấm vào đầu đề bên dưới để biết thêm thông tin
Quan trọng: Cài đặt này chỉ áp dụng đối với những ảnh trong tài liệu hiện tại hoặc tài liệu đã chọn trong danh sách bên cạnh Kích cỡ và Chất lượng Ảnh. Để đặt cài đặt này làm mặc định cho toàn bộ tài liệu mới, hãy thay đổi danh sách thả xuống.
Lưu ý rằng tính năng này không sẵn dùng trong Microsoft Project 2013 hoặc trong Office 2007.
-
Bấm vào tab Tệp.
-
Bấm Tùy chọn, sau đó bấm Nâng cao.
-
Bên dưới Kích cỡ và Chất lượng Hình ảnh, hãy sử dụng danh sách thả xuống để chọn xem bạn muốn áp dụng thay đổi cho một tài liệu cụ thể hay toàn bộ các tài liệu mới [và trong tương lai].
-
Đặt độ phân giải bạn muốn đặt làm mặc định, rồi bấm OK
Mọi thông tin về các thay đổi mà bạn áp dụng cho ảnh đều được lưu trữ trong tệp của bạn. Bạn có thể giảm kích thước tệp của mình bằng cách xóa dữ liệu chỉnh sửa này, tuy nhiên, nếu bạn muốn hoàn tác các chỉnh sửa của mình thì bạn sẽ cần phải chèn lại ảnh.
Lưu ý: Tính năng này không sẵn dùng trong Microsoft Project 2013 hoặc Microsoft Project 2016.
-
Bấm vào tab Tệp.
-
Bấm Tùy chọn, sau đó bấm Nâng cao.
-
Bên dưới Kích cỡ và Chất lượng Ảnh, bấm tài liệu bạn muốn loại bỏ các dữ liệu chỉnh sửa ảnh.
-
Bên dưới Kích cỡ và Chất lượng Ảnh, chọn hộp kiểm Loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa.
Lưu ý: Thiết đặt này chỉ áp dụng đối với các ảnh trong tài liệu hiện tại hoặc tài liệu đã chọn trong danh sách gần với Kích cỡ và Chất lượng Ảnh.
Thay đổi độ phân giải mặc định để chèn ảnh trong Office
Chỉnh sửa ảnh khi không dùng Trình quản lý Ảnh
Nén tệp phương tiện trong bản trình bày của bạn
Cắt xén ảnh
Tắt tính năng nén ảnh
Bài viết này được cập nhật gần nhất bởi Ben trên 8/17/2019 như là kết quả của chú thích của bạn. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích và đặc biệt nếu bạn không thấy bài viết hữu ích, hãy sử dụng các điều khiển phản hồi bên dưới để gửi cho chúng tôi ý kiến mang tính xây dựng về cách chúng tôi có thể cải thiện.
Để nén tất cả các ảnh trong tài liệu của bạn, trên ruy-băng, hãy chọn tệp > nén ảnh [hoặc tệp > giảm kích cỡ tệp]. Để chỉ nén ảnh được chọn, nhấn giữ SHIFT, bấm vào ảnh bạn muốn nén, rồi bấm nén ảnh
Chọn một tùy chọn trong hộp chất lượng ảnh . Độ phân giải cao nhất được liệt kê đầu tiên và độ phân giải thấp nhất được liệt kê cuối cùng.
Mẹo: Nếu bạn đã cắt xén mọi ảnh, bạn có thể giảm kích cỡ tệp nhiều hơn bằng cách chọn hộp kiểm xóa vùng đã xén của ảnh .
Bấm chỉ ảnh hoặc tất cả ảnh trong tệp này.
Lưu ý: Nếu bạn sử dụng menu tệp để chọn tất cả các ảnh trong bước 1, các tùy chọn này sẽ không sẵn dùng. Nén sẽ được áp dụng cho tất cả các ảnh trong tài liệu của bạn.