Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp

Dù đã và đang sử dụng Gmail hằng ngày cho mục đích cá nhân hay làm việc, nhưng liệu bạn đã thực sự biết cách sử dụng gmail chuyên nghiệp trong công việc hay chưa? Nếu bạn mới chỉ đang có khả năng sử dụng Gmail cơ bản, thì với bài viết dưới đây, Vimi sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích để cải thiện phần nào kỹ năng dùng Gmail của mình.

  • 1. Gmail là gì?
  • 2. Một số tính năng của Gmail
  • 3. Các thao tác cơ bản thường sử dụng trong Gmail
  • 4. Một số thủ thuật nên biết khi sử dụng Gmail
  • 5. Những nguyên tắc giúp bạn sử dụng Gmail chuyên nghiệp hơn

1. Gmail là gì?

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Gmail là gì?

Gmail là một dịch vụ email miễn phí được phát triển bởi Google. Chỉ với một vài thao tác đơn giản bạn đã có thể tạo ngay cho mình một tài khoản Gmail. Hiện nay Gmail gần như là phương tiện trao đổi trong công việc phổ biến nhất vì tính ứng dụng cao và số lượng người dùng lớn.

Sau khi kết thúc thử nghiệm vào tháng 7 năm 2009, Gmail đã trở thành dịch vụ email lớn nhất trên thế giới với lượng người đăng ký sử dụng khổng lồ, vượt qua cả Yahoo và Hotmail sau khi bỏ chính sách giới hạn người dùng.

2. Một số tính năng của Gmail

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Các tính năng thường gặp khi sử dụng Gmail

Miễn phí sử dụng

Gmail cung cấp tới 15 Gigabyte dung lượng lưu trữ miễn phí cho mỗi người dùng.

Dung lượng lưu trữ

Nếu dùng hết 15 Gigabyte miễn phí, bạn có thể mua thêm dung lượng, xóa các email cũ không cần thiết hoặc sử dụng tính năng Archive do Gmail cung cấp (giúp lưu trữ email mà không cần xóa để giảm tải dung lượng).

Bộ lọc thư rác

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Gmail ắt hẳn rất khó chịu vì phải nhận quá nhiều tin nhắn spam, tin nhắn rác. Do vậy, Gmail đã tích hợp tính năng lọc thư rác vô cùng hiệu quá, nó gần như có thể loại bỏ hoàn toàn tất cả những thư vô danh, thư quảng cáo hoặc chứa mã độc,…

Truy cập Gmail Offline

Nếu bất đắc dĩ bạn không thể truy cập email vì không có mạng Internet, đừng lo vì Gmail đã tích hợp tính năng truy cập offline cho bạn. Chỉ cần cài đặt tiện ích “Google Offline” trên Chrome là bạn đã có thể truy cập Gmail mọi lúc mọi nơi mà không cần tới mạng. Tuy nhiên nó sẽ không thể tự cập nhật email mới nhất khi bạn sử dụng tính năng này.

Đồng bộ với nhiều tính năng khác

Ngoài việc chỉ sử dụng Gmail, bạn còn có thể đồng bộ nó với nhiều tính năng mở rộng khác của Google như Drive, Keep, Plus, Calendar,…và hay ở chỗ, Google đã tạo sự mật thiết chặt chẽ giữa các tính năng khi bạn sử dụng.

Hệ thống Menu tùy chọn đa dạng

Với rất nhiều email từ quan trọng của công việc, tối tác, tới các email quảng cáo, spam,…bạn đã được cung cấp một tiện ích rất thông minh đó là hệ thống email được sắp xếp theo từng danh mục nhãn dán để có thể tự động lưu vào một mục riêng khi có email mới gửi tới.

Tìm kiếm chi tiết

Những email cũ và mới được tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác nhờ tính năng tìm kiếm tuyệt vời được tích hợp vào gmail.

3. Các thao tác cơ bản thường sử dụng trong Gmail

Cách chèn đường dẫn vào nội dung thư

B1: Nhấn Soạn Thư để mở hộp thoại

B2: Nhập các thông tin bắt buộc. Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “To” (Gửi đến), tên chủ đề vào trường “Subject” (Tiêu đề), và nội dung thư vào phần bên dưới trường “Subject”.

B3: Bôi đen từ – câu – đoạn bạn muốn chèn link

B4: Click vào biểu tượng chèn liên kết link phía dưới trường Subject.

B5: Chèn đường link bạn muốn vào ô địa chỉ web. Nhấn Ok. Những ô còn lại không cần quan tâm.

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Cách chèn đường dẫn vào nội dung email

Cách đính kèm file vào nội dung thư

B1: Nhấn Soạn Thư để mở hộp thoại

B2: Nhập các thông tin bắt buộc. Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “To” (Gửi đến), tên chủ đề vào trường “Subject” (Tiêu đề), và nội dung thư vào phần bên dưới trường “Subject”.

B3: Click chuột vào đính kèm tệp (hình kẹp ghim)

B4: Hộp thoại mở ra bạn nhấn chọn file cần gửi – Rồi nhấn Open

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Cách đính kèm file vào nội dung thư

Cách tìm kiếm các email cũ

Nhấn vào ô Tìm Kiếm sau đó gõ tên chủ đề, người gửi, người nhận hoặc nội dung email. Hoặc sử dụng theo cách:

  • Ở mục tìm kiếm chọn vào biểu tượng mũi tên xuống phía sau ô Tìm kiếm để bắt đầu tìm
  • Chọn tiếp thời gian hiển thị trong khoảng bao nhiêu ngày ở ô Ngày trong khoảng
  • Có thể bấm chọn ngày ở biểu tượng Lịch hay ghi theo định dạng Năm/Tháng/Ngày.
Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Cách tìm kiếm lại mail cũ

Cách chuyển tiếp email (Forward Mail) trong Gmail 

B1: Trên giao diện hộp thư, chọn một email muốn chuyển tiếp

B2: Trong nội dung email, chọn chuyển tiếp (Forward) ở phía dưới cùng của mail => Nhấn Chuyển Tiếp

B3:  Hiển thị giao diện chuyển tiếp thư, xuất hiện nội dung của thư mà bạn chọn chuyển tiếp. Các bạn chỉ cần thêm nội dung cần thiết ví dụ như thêm văn bản, hình ảnh, đính kèm tệp, tương tự như viết thư mới, sau đó nhập email người gửi để chuyển tiếp.

B4: Nhấn Gửi để chuyển tiếp email

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Cách chuyển tiếp thư trong Gmail

Hướng dẫn cách định dạng văn bản

B1: Mở phần soạn thư và soạn thảo nội dung bạn cần gửi

B2: Phía dưới nội dung thư, nhấn vào biểu tượng để hiển thị định dạng:

  • Đổi Font chữ
  • Thay đổi định dạng
  • Thay đổi màu chữ
  • Căn chỉnh lề : giữa, trái, phải
  • Danh sách được đánh số
  • Danh sách có dấu đầu dòng
  • Giảm thụt lề
  • Tăng thụt lề
  • Trích dẫn
  • Xóa định dạng

B3: Để lưu lại tất cả những định dạng đã cài đặt, chọn Lưu thay đổi.

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Định dạng văn bản trong Email

Cách lấy lại email đã xóa trong Gmail

B1: Tại trang chủ Gmail, click chọn thư mục Thùng Rác (Trash)

B2: Chọn các email mà bạn muốn phục hồi vào hộp thư đến. Sau đó nhấn vào biểu tượng hình thư mục ở trên để di chuyển tới các thư mục khác để xem thư.

B3: Kiểm tra lại email đã được khôi phục lại trong hộp thư đến.

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Thao tác đơn giản lấy lại email đã xóa

4. Một số thủ thuật nên biết khi sử dụng Gmail

B1: Mở Gmail

B2: Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp

B3: Trong phần cài đặt, chọn mục “Chữ ký”, hãy nhập nội dung chữ ký vào hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng nội dung chữ ký bằng cách thay đổi kiểu văn bản hoặc thêm hình ảnh.

B4: Sau khi thiết lập xong chữ ký, hãy nhấp vào Lưu thay đổi ở cuối trang.

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Cài đặt chữ ký đơn giản

Phân biệt CC và BCC trong Gmail

CC là viết tắt của Carbon Copy có nghĩa là tạo ra các bản sao, BCC là Blind Carbon Copy – tạo ra các bản sao tạm.

  • CC: Khi sử dụng CC, người nhận thư sẽ thấy toàn bộ danh sách những người cùng nhận được email. Điều này có nghĩa bạn không cần bảo mật thông tin và danh tính người nhận.
  • BCC: Mặc dù cũng gửi email cho nhiều người cùng một lúc như CC nhưng người nhận sẽ không biết danh sách và thông tin những người cùng nhận email.
Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Phân biệt thuật ngữ CC – BCC

Hướng dẫn hẹn giờ gửi thư trong Gmail

B1: Ở trang chủ Gmail, nhấn chọn soạn thư

B2: Nhập các thông tin cần thiết. Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “To” (Gửi đến), tên chủ đề vào trường “Subject” (Tiêu đề), và nội dung thư vào phần bên dưới trường “Subject”.

B3: Click vào biểu tượng mũi tên ngay cạnh nút Gửi. Nếu sử dụng điện thoại bạn chọn biểu tượng 3 chấm ở góc phải màn hình > Chọn Gửi theo lịch biểu.

B4: Chọn ngày và giờ bạn muốn gửi email > Chọn Gửi theo lịch biểu.

Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Hướng dẫn hẹn giờ gửi thư trong Gmail

5. Những nguyên tắc giúp bạn sử dụng Gmail chuyên nghiệp hơn

Cài đặt giao diện Gmail chuyên nghiệp

Để sử dụng Gmail một cách chuyên nghiệp, hãy nhớ các nguyên tắc sau:

  • Sử dụng background trắng, không sử dụng quá nhiều màu.
  • Sử dụng một màu chữ trong nội dung thư, thường là màu chữ đen hoặc xanh đậm.
  • Sử dụng font chữ Unicode phổ thông như Times New Roman, Arial, Cambria, …
  • Không tùy tiện viết hoa và in đậm chữ
  • Cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ những thông tin cần thiết như họ & tên, đơn chức vị, số điện thoại, đơn vị công tác, liên kết đến các tài khoản khác của bạn…

Tuân thủ những nguyên tắc khi viết Gmail

  • Ghi tiêu đề email: Tiêu đề cần phải ngắn gọn, xúc tích và thể hiện nội dung chính của email.
  • Nội dung email chỉ nên tập trung thể hiện 1 thông điệp: Email không nên truyền tải quá nhiều thông điệp, nếu có quá nhiều thông tin cần truyền tải trong một email thì email cần phải trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng số thứ tự hoặc những gạch đầu dòng, số thứ tự để người đọc email có thể dễ dàng nắm rõ thông tin.
  • Đừng quên lời chúc và chữ ký của mình khi kết thúc email:
Thủ thuật sử dụng gmail chuyên nghiệp
Một số nguyên tắc cần chú ý

Thường xuyên xử lý hộp thư của bạn

Hãy dành một khoảng thời gian nhỏ trong ngày cho việc kiểm tra và xử lý email sẽ giúp bạn quản lý gmail một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian nắm bắt thông tin. Việc xử lý hộp thư đến của Gmail cực kỳ quan trọng, đIều này sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại email quan trọng cần lưu giữ và email rác phải xóa bỏ. Từ đó, bất kỳ khi nào muốn bạn đều có thể tìm thấy được email mình cần đã được phân loại trước đó.

Sử dụng tối đa 2 địa chỉ Email

Một người chỉ cần sử dụng tối thiểu 2 gmail để dễ dàng quản lý. Một địa chỉ email hãy dành riêng cho công việc, địa chỉ email còn lại để đăng ký các trang mạng xã hội hoặc trao đổi thư từ với bạn bè, người thân trong gia đình.

Tuy nhiên nếu bạn chỉ có một địa chỉ email để sử dụng cho tất cả mục đích, hộp thư của bạn sẽ trở nên lộn xộn, bừa bãi với rất nhiều thể loại email từ công việc đến thư thông báo, thư rác, thư quảng cáo,… Điều này sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn để xử lý và sắp xếp các loại email trong hộp thư của mình mỗi ngày.

Hy vọng với những thông tin mà Blog Vimi cung cấp, bạn đọc có thể biết thêm một vài lưu ý hay để cải thiện khả năng sử dụng Gmail của mình. Vimi chúc bạn có một ngày mới tốt lành!

Ngoài chia sẻ các kiến thức mở rộng, chúng tôi còn chia sẻ nhiều kiến thức về lĩnh vực van công nghiệp, và là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các dòng sản phẩm này tại thị trường Việt Nam. Một số các dòng sản phẩm chính đó là van bướm, van bi, van cổng, hãy liên hệ ngay hotline của Vimi để được tư vấn và báo giá nhanh nhất.