Tại sao nói ủy quyền là nghệ thuật của quản trị

1. Khái niệm

Ủy quyền (delegation) là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác đểhọ thay quyền thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt.

Uỷ quyền giúp cho người quản lý:

Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn

Tận dụng tối đa quỹ thời gian

Quản lý được một nhóm có đông thành viên

Nâng cao hiệu quả công việc

2. Qui trình ủy quyền

Qui trình ủy quyền bao gồm những bước cơ bản sau:

Xác định kết quả mong muốn. Việc giao quyền là nhằm cho người khác có khả năng thực hiện được công việc. Nếu việc giao quyền mà người được giao không thể thực hiện được thì công việc ủy quyền này là vô nghĩa. Do đó cần phải ủy quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao.

Chọn người và giao nhiệm vụ

Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó

Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm

Giám sát và đánh giá

3. Nguyên tắc ủy quyền

Để việc ủy quyền thật sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi ủy quyền cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:

(1) Trong hệ thống tổ chức, việc ủy quyền thường là ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, nghĩa là cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp mà không được vượt cấp

(2) Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủyquyền

(3) Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủyquyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau. Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm

(4) Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng

(5) Ủy quyền phải tự giác không áp đặt.

(6) Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc

(7) Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền

Trong nhiều công trình nghiên cứu về những thất bại của công tác quản trị hầu như đều chỉ ra nguyên nhân là giao quyền không đúng mức hoặc thô thiển. Nói cách khác, về phương diện nào đó, ủy quyền là nghệ thuật của quản trị. Ủy quyền là tạo được cho cấp dưới được rèn luyện trong nhiệm vụ mới, đó là cơ sở để lựa chọn, bề bạt những người có năng lực vào những vị trí cần thiết trong bộ máy quản trị.

Hình 7.11. Tiến Trình Ủy Thác Công Việc Hiệu Quả