Tại sao không xuống dòng được trong word

Xuống dòng - một công việc tưởng chừng như cực kì đơn giản và thường xuyên được sử dụng trong Word nhưng cũng có thể dễ dàng gây ra những lỗi khiến bạn không biết phải xử lý ra sao. Trong bài viết này, Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân gây ra những lỗi xuống dòng này, và cách  khắc phục những lỗi xuống dòng thường gặp trong Word nhanh và hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!

Xem thêm: Cách tạo khung viền cho trang bìa và văn bản trong Microsoft Word

Tại sao lại xảy ra lỗi khi xuống dòng trong Word?

Xuống dòng là thao tác thường xuyên cần thực hiện trong Word. Tuy nhiên, do không để ý hoặc không biết nên đôi lúc bạn sẽ vô tình gây ra những lỗi làm bạn suy nghĩ mãi không biết khắc phục thế nào. Những lỗi xuống dòng đó sẽ gây khó chịu bởi nó làm cho khoảng cách giữa các dòng, các đoạn không đều nhau, hoặc bị giãn chữ quá rộng khi căn đều, khiến văn bản trở nên xấu xí, kém chuyên nghiệp. Những nguyên nhân có thể gây ra lỗi xuống dòng như:

• Không biết cách xuống dòng phù hợp trong từng trường hợp
• Sao chép văn bản từ những nguồn khác nhau, có cách giãn cách dòng khác nhau

Những nguyên nhân trên có thể gây ra những lỗi xuống dòng trong Word như:

• Lỗi xuống dòng trong 1 ô của bảng trong Word
• Lỗi bị giãn cách chữ khi nhấn phim Enter xuống dòng (đặc biệt là với trường hợp căn lề đều - Justify cho đoạn văn bản)
• Lỗi bị tự động xuống dòng dù chưa hết dòng, tự động xuống nhiều dòng, khoảng cách dòng lớn không thể xóa...

Nếu bạn vẫn chưa biết phải giải quyết các lỗi xuống dòng trong Word này như thế nào thì hãy theo dõi phần tiếp theo nhé!

Cách xuống dòng tránh lỗi xuống dòng trong Word

Lỗi xuống dòng trong Word có thể đến từ chính cách xuống dòng đó! Có phải bạn đã từng nghĩ, xuống dòng chỉ có 1 cách duy nhất là nhấn phím Enter, áp dụng cho tất cả các trường hợp không? Không phải đâu nhé! Mỗi trường hợp sẽ có cách xuống dòng khác nhau để không bị xảy ra lỗi khi định dạng đó!

Xem thêm: Những lỗi gõ Tiếng Việt thường gặp trong Word và cách khắc phục

Xuống dòng khi nhập văn bản trong Word

Khi nhập văn bản trong Word, chúng ta cần lưu ý những cách xuống dòng sau:

• Nhấn phím Enter để xuống dòng khi muốn kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph)
• Nhấn tổ hợp phím Shift+Enter để xuống dòng nhưng chưa kết thúc một đoạn văn bản. Ví dụ: Đoạn văn bản của bạn có 2 ý, và bạn muốn tách nó ra thành 2 dòng riêng biệt thì sẽ sử dụng tới tổ hợp phím Shift+Enter
• Nếu muốn các dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường (giãn dòng kép), thì bạn đừng nhấn phím Enter 2 lần để xuống 2 dòng nhé! Cách làm này làm cho file Word bị nặng hơn, và dễ dàng xảy ra lỗi khi định dạng văn bản. Để 2 dòng có khoảng cách  bằng 2 dòng bình thường, bạn bôi đen 2 dòng đó, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Điều chỉnh ở phần Line Spacing thành Double. Chọn OK để kết thúc thao tác.

Xuống dòng khi nhập văn bản trong bảng trong Word

Khi nhập văn bản trong bảng biểu, chúng ta không nên sử dụng phím Enter để xuống dòng mà nên sử dụng tổ hợp phím Shift+Enter nhé!

Cách khắc phục các lỗi xuống dòng thường gặp trong Word

Lỗi xuống dòng khiến các chữ bị giãn cách

Lỗi xuống dòng khiến khoảng cách giữa các chữ bị giãn ra nhiều thường xảy ra do bạn áp dụng căn lề đều 2 bên (Justify). Khi căn lề đều, Word sẽ tự động giãn cách các chữ sao cho phù hợp với độ dài của dòng. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta sẽ làm theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Nhấn phím Enter thay vì Shift+Enter
• Cách 2: Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Ở mục Spacing, điều chỉnh các thông số ở mục Before và After thành 0 hết. 

Xem thêm: Cách tạo AutoText giúp soạn thảo văn bản nhanh trong Word

Lỗi bị tự động xuống dòng khi chưa hết dòng trong Word

Khi bạn đang nhập văn bản và chưa hết độ dài của dòng, nhưng Word đã tự động nhảy xuổng dòng mới thì đó chính là lỗi tự động xuống dòng trong Word. Để khắc phục lỗi này, chúng ta thực hiện như sau:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace, thẻ Replace
• Ở ô Find what, nhập ".^p" (. là kết thúc câu, p là xuống dòng)
• Ở ô Replace with, nhập ký tự tùy ý để thay cho ký tự xuống dòng (ví dụ "####")

• Nhấp chọn Replace All để thay đổi toàn bộ những phần bị tự động xuống dòng
• Tiếp tục mở hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what, nhập "^p". Ở ô Replace with, nhấn phím cách (space) 1 lần để tạo khoảng cách, sau đó chọn Replace All

• Vào lại hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what, nhập ký tự tùy ý vừa được thay ở bên trên ("####"). Ở ô Replace with, nhập ".^p", sau đó chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống hàng tùy tiện trong Word

Vậy là lỗi tự động xuống dòng đã được khắc phục rồi đó!

Lỗi cách dòng không đều trong Word

Lỗi khoảng cách giữa các dòng không đều nhau thường xảy ra khi bạn sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn, với nhiều kiểu giãn cách dòng khác nhau, nên khi dán chung vào một file Word thì các định dạng giãn dòng sẽ bị khác nhau. Có 2 cách để khắc phục tình trạng này

Sử dụng hộp thoại Find and Replace

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace, thẻ Replace
• Ở mục Find what, nhập "^". Ở mục Replace with, nhập "^p". 

• Chọn Replace All để thay thế toàn bộ các khoảng cách dòng bị khác nhau
• Tính năng sẽ tiến hành tìm kiếm lỗi trên Word và thông báo tới người dùng số lượng lỗi tìm kiếm được, nhấn OK để tiến hành sửa lỗi đó.

Sử dụng phần mềm Notepad

Notepad là một phần mềm được cài sẵn trong Windows. Đây cũng là công cụ giúp hỗ trợ loại bỏ sự khác biệt về khoảng cách dòng của các văn bản sao chép từ nhiều nguồn khác nhau. Trước khi dán văn bản đã sao chép vào Word, hãy dán chúng vào Notepad, sau đó chỉnh sửa, loại bỏ những khoảng cách thừa để văn bản có khoảng cách đồng đều nhau, sau đó mới sao chép và dán vào Word nhé!

Tuyệt đỉnh Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản

Tổng kết

Trên đầy là những lỗi thường gặp khi xuống dòng trong Word cũng như cách khắc phục những lỗi này nhanh và hiệu quả. Mong rằng bạn đã áp dụng thành công được vào văn bản của mình, và sẽ không còn cảm thấy khó khăn khi gặp những lỗi này trong quá trình soạn thảo với Word nữa.

Chúc bạn học tốt!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng