Tại sao các tổ chức cần quản lý có hiệu quả chương trình tiền công tiền lương của mình

Để sử dụng hiệu quả sức lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy, tăng thu nhập cho công ty và quản lý người lao động thì buộc doanh nghiệp phải quản lý tiền lương. Nhà quản lý cần phải am hiểu đặc điểm về lao động tiền lương và quản lý ra sao để đạt hiệu quả. Để làm tốt điều đó, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Quản lý tiền lương là gì?

Để hiểu được khái niệm này là gì bạn cần nắm được bản chất của tiền lương. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động sẽ trả cho người lao động và là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Bên cạnh đó, tiền lương còn là một yếu tố thể hiện ra chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra. 

Chính vì vậy, tiền lương là mối quan tâm của cả người lao động và người sử dụng lao động. Thông thường tiền lương bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca…

Quản lý tiền lương đó là một khâu trong quản trị nhân sự

Quản lý tiền lương đó là một khâu trong quản trị nhân sự, việc chi trả một mức lương phù hợp giúp cho người lao động có tinh thần trách nhiệm hơn, hăng say và chăm chỉ làm việc hơn. Từ đó, người lao động có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, tăng sự gắn kết lâu dài giữa người lao động và công ty. 

Tiền lương cũng được phân chia làm nhiều loại như:

• Tiền lương cấp bậc: Đây là tiền lương căn cứ vào cấp bậc của người lao động trong công ty để chi trả. Mỗi cấp bậc sẽ có một mức lương khác nhau, nhưng cấp bậc càng cao thì mức lương càng cao. Thông thường trong công ty sẽ có các cấp bậc từ thấp lên cao như: nhân viên, quản lý, trưởng phòng, giám đốc,…
• Hệ số tiền lương cấp bậc: Doanh nghiệp sẽ dựa vào cấp bậc để phân chia hệ số lương cấp bậc một cách rõ ràng. Hệ số lương cấp bậc sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được các tranh chấp không đáng có trong doanh nghiệp.
• Mức lương: Là lượng tiền doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một thời gian (giờ, ngày, tháng…) đã ký kết, nó phù hợp với các cấp bậc của người lao động trong thang lương. 
• Thang lương: Thể hiện tỷ lệ khác nhau giữa các mức lương của các cấp bậc. Mỗi bậc trong thang lương sẽ có hệ số cấp bậc tiền lương khác nhau so với tiền lương cơ bản.
• Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: Những quy định kỹ năng làm việc mà công ty đề ra. Mỗi cấp bậc sẽ có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng và người thuộc cấp bậc đó phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật đó để làm việc.

2. 3 cách quản lý tiền lương

2.1 Biên chế bằng tay

Đây là một cách quản lý tiền lương theo phương pháp thủ công, nhưng nó cũng được nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức tiến hành thực hiện. Biên chế bằng tay là cách quản lý hữu hiệu nhất về tiền lương trong doanh nghiệp. 

Ưu điểm

• Phương pháp này tiết kiệm chi phí với nguồn nhân lực nội bộ cho doanh nghiệp chính là ưu điểm lớn nhất của phương pháp này. 
• Đồng thời việc tự quản lý, biên chế bằng tay hoặc chạy hệ thống sẽ giúp công ty cảm thấy an tâm hơn trong vấn đề bảo mật thông tin khi giao việc cho nhân sự nội bộ thay vì bên ngoài. 

Nhược điểm

Tuy nhiên, phương pháp biên chế bằng tay này cũng tồn tại nhược điểm đó là liên quan tới rất nhiều thủ tục và giấy tờ. Phương pháp này hông chỉ dừng lại ở tính toán tiền lương, người phụ trách cũng cần phải tìm hiểu các quy định của các cơ quan để tính toán và lập báo cáo về thuế, BHXH,… đồng thời phải nộp thuế cho cơ quan nhà nước hoặc đóng BHXH đúng hạn. 

Việc quản lý nhân sự tiền lương theo phương pháp truyền thống này tốn nhiều thời gian và công sức của các cán bộ nhân sự. Người phụ trách để hạn chế những sai sót khi xử lý hồ sơ tài chính, doanh nghiệp nên có nhân viên chuyên ngành hoặc đội nhóm chuyên để quản lý phần này.

Có nhiều cách giúp doanh nghiệp quản lý tiền lương, mỗi cách sẽ có ưu nhược điểm riêng

2.2 Thuê ngoài

Quản lý tiền lương bằng phương pháp thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích, nhưng nhiều công ty, doanh nghiệp vẫn còn “dè chừng” vì vẫn tồn tại nhiều bất cập.

Ưu điểm

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi sử dụng các đơn vị bên ngoài để quản lý vấn đề tiền lương.

Nhược điểm

• Phương pháp này tốn rất nhiều chi phí đây là nhược điểm đầu tiên và cũng là lí do khiến các doanh nghiệp “e ngại”. 
• Để tìm được một đơn vị uy tín và giao phó trách nhiệm quản lý nhân sự về tiền lương, quản lý tài chính là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp thuê ngoài. 
• Nghiệp vụ quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp không chỉ liên quan đến pháp luật mà nó còn đòi hỏi độ chính xác cao và bảo mật tuyệt đối.

2.3 Sử dụng phần mềm

Dùng phần mềm quản lý tiền lương hiện được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên để thay đổi phương pháp quản lý thủ công.

Ưu điểm

• Sử dụng phần mềm để tính và quản lý tiền lương có thể nói là giải pháp trung hòa những ưu nhược điểm của hai hình thức kể trên. 
• Phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với thuê ngoài, nhưng nó vẫn đảm bảo hạn chế tối đa những sai sót do các hệ thống tự động hóa. 

Nhược điểm

Các phần mềm công nghệ hiện đại nhưng hầu hết vẫn phải phụ thuộc vào Internet. Vì thế, các dữ liệu quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nếu phần mềm không có chức năng sao lưu hoặc đồng bộ.

3. Hướng dẫn tối ưu quy trình quản lý tiền lương

3.1 Thực hiện trả lương tự động

Tính lương theo phương pháp thủ công là một sự tiêu tốn thời gian và công sức đối với bộ phận nhân sự. Hơn thế nữa, nó có nguy cơ sai sót cao do các mục nhập và tính toán sai.

Đó là lý do vì sao cần đến các phần mềm tính lương tự động. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong việc quản lý vấn đề tiền lương. Việc thực hiện trả lương tự động vừa đảm bảo độ bảo mật lại vừa chính xác trong tất cả các tính toán.

Nhân viên của công ty cũng có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương trực tuyến. Chính vì vậy, tự động hóa quá trình quản lý vấn đề tiền lương thật sự mang lại lợi ích cho cả hai bên.

3.2 Hợp nhất thời gian thanh toán lương

Người lao động trong doanh nghiệp được duy trì với nhiều loại hợp đồng lao động khác nhau. Điều đó tức là sẽ có nhân viên cố định, thực tập sinh, nhân viên thời vụ hoặc nhân viên làm việc theo ca. Như vậy, nó sẽ dẫn tơ việc tách biệt lịch trình trả lương cho từng nhóm nhân sự. Thế nhưng quy trình này rất dễ dẫn đến lỗi trùng lặp trong việc quản lý vấn đề tiền lương.

Để giảm thiểu rủi ro và xử lý bảng lương đúng cách, bạn nên hợp nhất thời gian thanh toán lương. Bạn cần chọn một thời gian cụ thể và trả lương cho người lao động cùng một lịch trình. 

3.3 Tạo chính sách lương minh bạch

Việc quản lý nhân sự tiền lương sẽ gặp vô vàn những vấn đề như: phân loại sai nhân viên, thanh toán thừa hoặc thiếu khoản thuế… Vì vậy, bạn cần một chính sách lương minh bạch, dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên trong công ty, kể cả nhân viên hiện tại và ứng viên tương lai. 

3.4 Nhận góp ý từ nhân viên

Một cách khác để tối ưu hóa quản lý tiền lương trong doanh nghiệp là nhận góp ý từ phía nhân viên. Góp ý của họ sẽ giúp bạn phát hiện ra những vấn đề chưa rõ ràng trong quy trình trả lương. Từ đó bạn sẽ phát hiện và sửa đổi kịp thời tất cả các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Việc này cũng giúp bạn hạn chế những mâu thuẫn tranh chấp xảy ra dẫn đến mất nguồn nhân lực.

Những vấn đề liên quan đến lương cần rõ ràng, có thể tham khảo ý kiến nhân viên

4. Lưu ý để quản lý tiền lương hiệu quả và chính xác

• Cập nhật quy định về tiền lương

Chính sách quy định về tiền lương luôn có sự thay đổi. Vì vậy doanh nghiệp cần nắm bắt, cập nhật thông tin để điều chỉnh lương cho nhân viên của mình. Các quy định về tiền lương nếu không được cập nhật sẽ khiến nhân viên thiếu niềm tin vào doanh nghiệp, giảm năng suất hiệu quả công việc và rời bỏ công ty.

• Quản lý khoa học thông tin nhân sự

Số lượng nhân sự trong một doanh nghiệp có thể lên tới hàng nghìn, trăm nghìn người. Vì thế, bạn cần có những giải pháp quản lý nhân sự và quản lý thông tin nhân sự một cách khoa học. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều để quy trình quản lý tiền lương diễn ra một cách thuận lợi hơn.

• Liên kết chặt chẽ với việc chấm công

Lương của nhân viên đương nhiên sẽ được tính dựa trên những ngày họ đi làm. Vì thế, khi tính toán lương thưởng cần phải bám sát bảng chấm công để tính lương đúng và đủ cho người lao động. Việc tính lương đúng theo chấm công sẽ tạo được lòng tin của nhân viên, doanh nghiệp sẽ gây dựng được nguồn nhân lực bền vững hơn.

Hiện nay, việc khai báo và nộp thuế có thể được tiến hành trực tuyến. Hãy tận dụng điều này để khai báo thuế một cách đầy đủ và chính xác thông qua internet. Điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian cũng như chi phí phát sinh. Việc khai báo thuế trực tiếp cũng giúp bạn đơn giản hóa mọi thủ tục và giảm thiểu nhiều rủi ro sai sót.

Bạn hãy luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp, phản hồi từ người lao động để từ đó có những phương án giải quyết hợp lý, tránh tranh chấp xảy ra. Chủ doanh nghiệp cần thương lượng và đưa ra những hợp đồng hoà giải để hạn chế tình trạng tranh chấp, bãi công, nghỉ việc tập thể. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty trong mắt người lao động và sự uy tín với các đối tác.

5. Quản lý tiền lương đơn giản với phần mềm AMIS Tiền lương

AMIS Tiền lương – phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng sử dụng trong việc quản lý lương cũng như tính lương cho nhân viên. Sản phẩm thuộc bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM của MISA – Công ty Công nghệ gần 30 năm kinh nghiệm tại Việt Nam.

Những lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm AMIS Tiền lương:

Nhiều tính năng hiện đại

• Phần mềm có nhiều tính năng giúp quản lý tiền lương đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết:
• Tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công để làm lương nhanh chóng, không bị sai sót.
• Dễ dàng tính lương theo từng vị trí, từng hình thức khác nhau như: Lương theo giờ, lương theo doanh số, lương khoán, lương 3P,….
• Dễ dàng theo dõi quỹ lương, tình hình trả lương nhân viên để có cái nhìn tổng quan về lương thưởng.
• Tự động trích các khoản liên quan đến BHXH, Thuế TNCN, HR không cần đến cơ quan thuế, bảo hiểm…

>>>> Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý tiền lương và nhân sự hàng đầu hiện nay

Demo về báo cáo của phần mềm AMIS Tiền Lương

Rất nhiều doanh nghiệp tin dùng

Đã có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng phần mềm AMIS HRM cũng như AMIS Tiền lương của MISA và cực kỳ hài lòng, điển hình như IVY Moda, Trống Đồng Palace…..

Khi được hỏi về lý do lựa chọn sử dụng AMIS HRM, chị Thu – Trưởng phòng HCNS công ty đã thẳng thắn chia sẻ: 

“MISA AMIS HRM hỗ trợ mọi nghiệp vụ chỉ trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên tới 50% thời gian quản lý nhân sự. Đồng thời, MISA cung cấp gói dịch vụ rất phải chăng, phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty”.

>>>>> Xem ngay: Trống Đồng Palace hoàn thành mục tiêu giảm 50% thời gian quản lý nhân sự với AMIS HRM

Sản phẩm phát triển bởi MISA – Công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam

MISA đã có 28 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất phần mềm và được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng. Ngoài AMIS HRM, MISA cũng có nhiều phần mềm hiện đại như: Phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm chữ ký số,…. Tất cả đều được phát triển bởi đội ngũ nhân viên có năng lực, kinh nghiệm, am hiểu những công nghệ mới nhất.

Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng đã khẳng định trong Lễ kỷ niệm 25 năm thành lập Công ty MISA rằng: “Đất nước có được một công ty như Misa là điều rất quý, rất đáng trân trọng!”

Toàn văn bài phát biểu của Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng

17.000 doanh nghiệp đã tin dùng sản phẩm của MISA, còn bạn thì sao?

Hãy để lại thông tin theo mẫu dưới đây để được trải nghiệm dùng thử miễn phí sản phẩm MISA AMIS HRM trong 15 ngày.

6. Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Tính lương sai gây hậu quả như thế nào?

Tính lương sai không chỉ gây tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động mà còn có thể liên quan đến pháp luật nếu doanh nghiệp đó bị kiện. Tính lương sai gây hậu quả rất lớn, vừa khiến doanh nghiệp mất đi nhân viên, vừa làm giảm sự uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động. 

6.2 Trả lương chậm có bị phạt không?

Nếu doanh nghiệp trả lương chậm từ 15 ngày trở lên (trường hợp vì lý do khách quan, mà người sử dụng lao động dù đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì tối đa là 30 ngày) người sử dụng lao động phải đền bù một khoản tiền. 

Khoản tiền đó ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm. Lãi tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng, do ngân hàng nơi chủ doanh nghiệp mở tài khoản trả lương cho người lao động được công bố tại thời điểm trả lương.

Trả lương chậm có thể bị phạt nên doanh nghiệp cần lưu ý

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến quản lý tiền lương và hướng dẫn quản lý lương hiệu quả trong doanh nghiệp do MISA AMIS cung cấp. Hi vọng với những chia sẻ trên có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề về quản lý tiền lương. 

 319