Nhân viên trung tâm điều phối là gì

Công việc nhân viên điều phối là gì? Nhiệm vụ của nhân viên điều phối là làm gì? Có bao nhiêu hình thức làm điều phối viên hiện nay? Cùng Blog.TopCV.vn tìm hiểu kỹ hơn về nhân viên điều phối trong bài viết sau đây nhé!

Nhân viên điều phối là gì?

Điều phối viên/Nhân viên điều phối là vị trí khá quan trọng trong mỗi công ty hay sự kiện, dự án. Nhân viên điều phối thường chịu trách nhiệm đóng góp ý tưởng tạo nên kế hoạch, hướng dẫn nhân sự thực hiện kế hoạch và rồi đảm bảo mọi việc trong kế hoạch đều diễn ra như ý. Về cơ bản, vị trí nhân viên điều phối khá giống với manager/quản lý nhưng nặng về tính chất hướng dẫn và training hơn.

Cụ thể thì trong mọi công ty, mỗi bộ phận phòng/ban thường sẽ có một nhân viên điều phối để tổ chức công việc trơn tru nhất. Điều phối viên là cầu nối giúp nhân sự làm việc với nhau một cách hiệu quả và thuận lợi. Hiện nay, sức hút của nhân viên điều phối là gì mà được nhiều nhà tuyển dụng săn đón? Có rất nhiều ngành nghề cần điều phối viên, bao gồm: nhân viên điều phối hàng hóa, nhân viên điều phối vận tải, nhân viên điều phối sự kiện

Công việc của nhân viên điều phối là gì?

Nhiệm vụ của nhân viên điều phối là gì? Những công việc nào chỉ có điều phối viên mới gánh được? Blog.TopCV.vn xin giải thích rõ hơn qua 2 kiểu làm việc sau:

Nhiệm vụ đối ngoại:

• Tìm hiểu và sàng lọc ra những đối tác tiềm năng để có thể hợp tác.
• Điều phối nhân sự trong quá trình làm việc với đối tác. Mục đích là tạo dựng niềm tin đôi bên và mở rộng thị trường kinh doanh phát triển.
• Phối hợp với điều phối viên của các bên đối tác để hỗ trợ qua lại.
• Thống nhất công việc với đối tác để điều phối lại nhân sự của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ đối nội:

• Làm việc với nhiều bộ phận khác nhau để kết hợp hoàn thành dự án hay chiến dịch nào đó.
• Thực hiện lập kế hoạch chi tiết trước mỗi dự án để phân công nhân sự phù hợp.
• Thực hiện báo cáo với cấp trên về tiến độ hoàn thành công việc. Có thể là người chịu trách nhiệm liên lạc với Ban lãnh đạo. Từ đó, điều phối viên là trung gian hướng dẫn lại nhân sự theo ý cấp trên.
• Xem xét phản hồi, feedback để rút kinh nghiệm và đưa ra phương hướng sửa đổi cho những dự án khác trong tương lai.
• Tự tìm tòi và nghiên cứu những công cụ và phương pháp làm việc hiệu quả, áp dụng được cho đội ngũ nhân viên.

Những công việc của điều phối viên nói chung

Trách nhiệm của người điều phối viên rất quan trọng. Họ là nền tảng để tất cả nhân sự noi theo và giúp nhân viên mới giải đáp thắc mắc. Có thể kể qua một số công việc nói chungcủa nhân viên điều phối:

• Đảm bảo mọi công đoạn hay quy trình đều được thực hiện đúng và tuân thủ mọi quy tắc.
• Đảm bảo mọi nhân viên mới được training kỹ về tổng quan công việc
• Đảm bảo duy trì đội ngũ nhân sự phù hợp, đầy đủ và chuyên nghiệp.
• Đảm bảo công tác quản lý thời gian luôn chính xác. Hạn chế tối đa sự trễ deadline.
• Đảm bảo đánh giá nhân sự trung thực và khách quan nhất.
• Đảm bảo thông báo kịp thời tới nhân sự những yêu cầu của cấp trên và điều phối họ bằng hướng đi đúng đắn.

Công việc của nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải thường được tuyển dụng trong các công ty vận tải hoặc liên quan đến vận tải. Nhiệm vụ chủ yếu xoay quanh việc sắp xếp vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi nhận. Nhân viên điều phối vận tải có quyền hướng dẫn đội ngũ tài xế, nhân viên kỹ thuật xe và chuyên viên giao nhận. Cụ thể các bước làm việc như sau:

• Tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến vận tải.
• Tiến hành tìm xe, ghi chú nơi gửi/nhận và theo dõi, cập nhật quá trình di chuyển.
• Chịu trách nhiệm xử lý một số vấn đề phát sinh, như: xe hỏng, hàng chuyển chậm
• Đóng góp ý kiến vào hướng phát triển của bộ phận vận tải.

Vì tính chất công việc vận tải khá nặng nhọc nên nhiều nhà tuyển dụng thường yêu cầu điều phối viên là nam. Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần học vấn cơ bản, học cao đẳng/đại học trở lên đối với những chuyên ngành Vận tải, Giao thông, Quản lý Nếu có kinh nghiệm về lĩnh vực giao thông vận tải hoặc hiểu biết nhiều về định vị thì sẽ càng được ưu ái. Công tác vận tải chú trọng thời gian nên cũng rất cần ứng viên thông thạo kỹ năng quản lý thời gian.

Công việc của nhân viên điều phối sự kiện

Nhân viên điều phối sự kiện thường được biết tới với tên gọi tiếng Anh Event Coordinator. Trong các event nói chung thì họ đóng vai trò quản lý và điều phối tất cả công việc chuẩn bị sự kiện. Khác với nhân viên điều phối trong các công ty, điều phối viên event thường chỉ làm freelance và được thuê đến nhiều hình thức sự kiện khác nhau. Từ những chương trình đơn giản, như: đám cưới, event khai trương, event công tycho đến các show giải trí và lễ trao giải đều rất cần vị trí điều phối viên để đảm bảo mọi công việc diễn ra nhuần nhuyễn.

Công việc của nhân viên điều phối sự kiện thường khá phức tạp, bao gồm:

• Điều phối nhân sự [âm thanh, ánh sáng, MC, văn nghệ] làm việc sát theo thứ tự kịch bản chương trình.
• Sắp xếp công việc chi tiết cho từng vị trí. Hạn chế tình trạng trôi thời gian.
• Kết hợp làm việc với các bên Media, Báo chí. Sắp xếp vị trí cho họ để không ảnh hưởng tới quan khách.

Về yêu cầu tuyển dụng, nhân viên điều phối sự kiện thường phải là cử nhân các ngành Truyền thông, Marketing, PR Ứng cử viên cũng phải có khả năng làm việc nhanh nhẹn, có thể chịu áp lực về thời gian và đặc biệt là giỏi giao tiếp. Vì tổ chức sự kiện mất rất nhiều công sức nên deadline luôn dày đặc và đòi hỏi người điều phối phải cẩn thận và chặt chẽ. Nếu bạn đam mê đứng sau điều khiển các event thì đừng ngần ngại theo đuổi ngành nghề này nhé!

Công việc của điều phối viên trong các cuộc họp

Sự náo nhiệt và phức tạp bên trong các cuộc họp luôn cần sự hỗ trợ đến từ nhân viên điều phối. Một điều phối viên cuộc họp giỏi có thể tổng hợp ý kiến từ mọi người rồi từ đó sàng lọc và phân chia ra nhiều hướng giải quyết. Nhiệm vụ chính của họ sẽ không khác gì một quân sư giúp tập thể đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Để trở thành nhân viên điều phối cuộc họp, bạn thường sẽ bắt đầu từ vị trí nhân viên kinh doanh, thực tập sinh quản lý hay một số vị trí manager cực dễ thăng tiến. Đừng bỏ qua cơ hội tìm việc làm điều phối viên nếu bạn ưa thích lĩnh vực này và muốn kết nối với những nhà tuyển dụng xịn sò nhất.

Những yêu cầu cơ bản của nhân viên điều phối là gì?

Kỹ năng cần thiết dành cho nhân viên điều phối là gì? Có những yêu cầu cơ bản nào khi tuyển dụng nhân viên điều phối?

Yêu cầu về kỹ năng

Có rất nhiều kỹ năng cần được phối hợp và cân bằng để trở một thành nhân viên điều phối xuất sắc. Điều phối viên ngày nay cần hội tụ những lợi thế sau:

• Kỹ năng lãnh đạo: Để có thể điều phối toàn bộ nhân sự thì điều phối viên cần có tố chất lãnh đạo để ít nhiều hướng dẫn mọi người. Vì điều phối là công tác trung gian nên phải biết kết hợp giữa cấp trên và cấp dưới. Một người tự ti, ngại nói chuyện với đám đông thì khó có thể đảm nhận vị trí này.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Biết kiểm soát thời gian sẽ giúp điều phối viên làm việc hiệu quả cao. Điều phối viên giỏi sẽ luôn lập ra deadline và sát sao thực hiện mọi tiểu tiết. Bạn có thể tham khảo Ma trận Eisenhower để biết quản lý thời gian tốt hơn.
• Kỹ năng sử dụng công nghệ: Nhiều thao tác ngày nay có thể thực hiện ngay trên smartphone và laptop. Vì vậy, điều phối viên thời đại mới cũng phải sử dụng thành thạo công nghệ số. Hãy tận dụng liên lạc qua các app mạng xã hội hay sắp xếp công việc một cách khoa học trên Excel, Google DriveCông nghệ 4.0 sẽ thực sự giúp ích trong công tác điều phối!

Yêu cầu về kinh nghiệm

CV của ứng cử viên vị trí nhân viên điều phối nên thể hiện được một số kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực ứng tuyển. Ví dụ: Nhân viên điều phối sự kiện nên có sẵn kinh nghiệm từng là CTV tổ chức sự kiện hoặc tốt nghiệp chuyên ngành Truyền thông.

Ngoài ra, vị trí điều phối viên cần nhiều thời gian cho công việc nên chủ yếu tuyển full-time. Ứng cử viên phù hợp nên là sinh viên mới ra trường hoặc đã đi làm từ 1 năm trở lên.

Mức lương của nhân viên điều phối là gì?

Vị trí nhân viên điều phối được tuyển dụng rất nhiều trên thị trường lao động hiện tại. Một số khảo sát cho thấy thu nhập trung bình của điều phối viên Việt Nam dao động từ 8 đến 15 triệu/tháng. Tuy nhiên, mức lương cao, thấp như thế nào còn tùy thuộc vào năng lực, thời gian gắn bó công việc cũng như tính chất công việc. Cơ hội phát triển của nghề này cũng rất hứa hẹn khi những điều phối viên giỏi đều dễ dàng được cân nhắc lên vị trí Quản lý hay thậm chí là Giám đốc.

Rất nhiều cơ hội việc làm điều phối viên tại TopCV.vn cũng đang đưa ra số lương lý tưởng lên tới 20 triệu! Còn chần chừ gì mà không soạn ngay CV để thử sức! Qua bài viết này, hy vọng các bạn sẽ hiểu rõ nhân viên điều phối là gì và có thêm kiến thức để hướng nghiệp cho tương lai nhé!