Lập biên bản vi phạm hành chính ở đâu?

Biên bản vi phạm hành chính là gì? Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì? Thủ tục xử phạt vi phạm hành chính?

Biên bản vi phạm hành chính là gì? Các cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính nếu thuộc lĩnh vực mình quản lý. Song việc cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử lý vi phạm hành chính cần đảm bảo trong việc thực hiện cần đúng về trình tự, thủ tục, thẩm quyền.

Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Biên bản vi phạm hành chính là gì?

Biên bản vi phạm hành chính là văn bản ghi nhận lại diễn biến, kết quả của một hoạt động, sự việc vi phạm hành chính đã xảy ra về mặt thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia, trình tự, nội dung, kết quả cuối cùng.

Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính:

– Mọi vi phạm hành chính phải được phát hiện, ngăn chặn kịp thời và phải bị xử lý nghiêm minh, mọi hậu quả do VPHC gây ra phải được khắc phục theo đúng quy định của pháp luật.

Khi phát hiện hành vi VPHC thì người có thẩm quyền phải xử phạt nghiêm minh để đảm bảo giá trị trừng trị người vi phạm, đồng thời giáo dục người vi phạm và giáo dục chung đối với tất cả mọi người. Việc không xử lý hay xử lý quá nhẹ có thể dẫn đến sự coi thường pháp luật, nếu xử phạt quá nặng sẽ gây bức xúc cho người bị xử phạt. Cả hai khả năng đó đều ảnh hưởng bất lợi đến ý thức pháp luật của người dân.

– Việc xử phạt VPHC được tiến hành nhanh chóng, công khai, khách quan, đúng thẩm quyền, bảo đảm công bằng, đúng quy định của pháp luật.

Thứ nhất, việc xử phạt VPHC được tiến hành nhanh chóng. Việc xử phạt nhanh chóng sẽ có khả năng ngăn ngừa kịp thời các tác động tiêu cực do vi phạm hành chính gây ra. Nguyên tắc này được thể hiện ở cả hai thủ tục xử phạt VPHC. Trong thủ tục xử phạt không lập biên bản, quyết định hành chính được ban hành ngay khi người có thẩm quyền phát hiện hành vi vi phạm. Trong thủ tục xử phạt có lập biên bản, thời hạn ban hành quyết định xử phạt VPHC nói chung là 7 ngày; trong trường hợp pháp luật quy định có giải trình hoặc trường hợp không có giải trình nhưng phức tạp thì thời hạn là 30 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính. Với thời hạn như vậy, việc xử phạt VPHC cần được thực hiện nhanh chóng vì nếu hết thời hạn thì người có thẩm quyền không được ban hành quyết định để xử phạt về hành vi vi phạm đó nữa.

Thứ hai, việc xử phạt VPHC phải được tiến hành công khai, khách quan. Hiện nay, công khai đã trở thành nguyên tắc chung trong hoạt động của Nhà nước, trừ trường hợp liên quan đến bí mật nhà nước. Nhiều quy định về xử phạt VPHC đã thể hiện nguyên tắc này, như: biên bản vi phạm hành chính phải có chữ ký của người vi phạm hoặc đại diện của người vi phạm, nếu người vi phạm không có mặt thì phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm; công bố công khai việc xử phạt VPHC trong trường hợp vi phạm gây hậu quả lớn hoặc gây ảnh hưởng xấu về xã hội; các quy định về khám người, khám nơi cất giấu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, khám phương tiện vận tải cũng chú ý đến việc công bố quyết định khám, có người chứng kiến, lập biên bản về việc khám… Công khai giúp cho việc kiểm soát dễ dàng nên sẽ hạn chế sai phạm trong xử phạt vi phạm hành chính, còn khách quan thì bảo đảm xử phạt chính xác, đúng người, đúng vi phạm.

Thứ ba, việc xử phạt VPHC phải đúng thẩm quyền, bảo đảm công bằng, đúng quy định của pháp luật. Xử phạt VPHC là hoạt động sử dụng quyền lực nhà nước để áp dụng các biện pháp cưỡng chế đối với người vi phạm nên chỉ người có thẩm quyền mới có quyền xử phạt VPHC và chỉ được xử phạt trong giới hạn thẩm quyền pháp luật quy định.

Xem thêm: Thời hạn, thời hiệu? Cách tính thời hạn, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính

– Nguyên tắc việc xử phạt VPHC phải căn cứ vào tính chất, mức độ, hậu quả vi phạm, đối tượng vi phạm và tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng

Mức độ nguy hiểm cho xã hội của hành vi VPHC tùy thuộc vào nhiều yếu tố như bản thân hành vi đó là hành vi gì, mức độ nghiêm trọng của hậu quả gây ra, người vi phạm là ai, thực hiện hành vi vi phạm trong điều kiện hoàn cảnh nào… Vì vậy, để xử phạt VPHC nghiêm minh, công bằng, có giá trị răn đe, phòng ngừa cao thì khi xử phạt phải căn cứ vào tính chất, mức độ, hậu quả vi phạm, đồi tượng vi phạm, các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ để quyết định hình thức, mức xử phạt.

– Nguyên tắc chỉ xử phạt VPHC khi có hành vi VPHC do pháp luật quy định; một hành vi VPHC chỉ bị xử phạt một lần; nhiều người cùng thực hiện một hành vi VPHC thì mỗi người vi phạm đều bị xử phạt về hành vi VPHC đó; một người thực hiện nhiều hành vi VPHC hoặc VPHC nhiều lần thì bị xử phạt về từng hành vi vi phạm.

Nguyên tắc này thể hiện quan điểm là chỉ có cơ quan có thẩm quyền mới có quyền xác định một hành vi trái pháp luật nào đó có phải là VPHC không và trong trường hợp có hành vi thực sự có tính nguy hiểm cho xã hội mà vì lý do nào đó pháp luật chưa quy định đó là hành vi VPHC thì không ai có thể bắt cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm hành chính về hành vi đó. 

– Nguyên tắc người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm chứng minh VPHC; cá nhân, tổ chức bị xử phạt có quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp chứng minh mình không vi phạm hành chính.

Để xử phạt VPHC đối với cá nhân, tổ chức thì người có thẩm quyền xử phạt phải chứng minh được cá nhân, tổ chức đó đã thực hiện hành vi vi phạm trên thực tế. Nếu không chứng minh được có VPHC trên thực tế thì không thể xử phạt và muốn xử phạt về hành vi vi phạm nào thì phải chứng minh có hành vi đó. Có như vậy, người có thẩm quyền mới có thể biết được cần xử phạt ai và xử phạt như thế nào để tránh sai sót.

– Nguyên tắc đối với cùng một hành vi VPHC thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Đây cũng là nguyên tắc mới được đưa vào trong Luật xử lý vi phạm hành chính năm 2012. Theo đó, khi thực hiện hành vi vi phạm có tất cả mọi tình tiết giống nhau thì tổ chức vi phạm sẽ bị phạt tiền với mức tiền phạt cao gấp đôi so với mức tiền phạt đối với cá nhân đã thành niên. Nguyên tắc này đã được cụ thể hóa trong tất cả các nghị định quy định về VPHC và xử phạt VPHC trong các lĩnh vực cụ thể.

Xem thêm: Mẫu biên bản vi phạm hành chính và quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới năm 2022

Biên bản vi phạm hành chính được dịch thuật sang tiếng Anh là The written record of the administrative violation. Một số thuật ngữ liên quan đến đó là:

– Vi phạm hành chính: Administrative violation

– Xử phạt vi phạm hành chính: Sanctioning of an administrative violation

– Xử lý vi phạm hành chính: administrative violation handling

– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính: administrative sanctioning decision

2. Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính bao gồm những gì?

Tùy thuộc vào tùy trường hợp vi phạm mà dựa theo mức độ, tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm thì cơ quan có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định xem việc xử phạt có cần lập thành văn bản hay không.

Với trường hợp xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản thì người có thẩm quyền sẽ ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ. Trường hợp này sẽ được áp dụng trong trường hợp là phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, còn 500.000 đồng đối với tổ chức.

Tuy nhiên trong trường hợp vi phạm hành chính mà phát hiện lỗi vi phạm do việc sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản vi phạm hành chính.

Lưu ý: Quyết định xử phạt vi phạm hành chính không lập thành biên bản thì phải ghi rõ ngày, tháng, năm ra quyết định cùng thông tin họ, tên, địa chỉ của cá nhân, tổ chức vi phạm cũng như ghi rõ hành vi vi phạm; địa điểm xảy ra vi phạm; chứng cứ và tình tiết liên quan đến việc giải quyết vi phạm và họ, tên, chức vụ của người ra quyết định xử phạt và ghi rõ mức tiền phạt.

Trường hợp xử phạt vi phạm hành chính có phải lập biên bản thì Khách hàng có thể tham khảo quy định tại Điều 57 của Luật xử lý vi phạm hành chính. Chú ý là việc xử lý vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính.

Trong hồ sơ xử phạt hành chính phải bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính cùng các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.

3. Thủ tục xử phạt vi phạm hành chính:

* Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản

(1) Buộc chấm dứt hành vi vi phạm hành chính được thực hiện bằng lời nói, còi, hiệu lệnh, văn bản hoặc hình thức  khác theo quy định của pháp luật (Điều 55 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(2) Biểu mẫu quyết định xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản:  Mẫu quyết định số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính (Có file đính kèm).

Lưu ý: Nếu trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.

(3) Cá nhân, tổ chức vi phạm nộp tiền phạt tại chỗ cho người có thẩm quyền xử phạt. Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm không có khả năng nộp tiền phạt tại chỗ thì nộp tại Kho bạc Nhà nước hoặc nộp vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước ghi trong quyết định xử phạt trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được quyết định xử phạt (Điều 69 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

Nếu quá thời hạn nêu trên, thì sẽ bị cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt và cứ mỗi ngày chậm nộp phạt thì cá nhân, tổ chức vi phạm phải nộp thêm 0,05% trên tổng số tiền phạt chưa nộp.

* Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản

(1) Buộc chấm dứt hành vi vi phạm hành chính được thực hiện bằng lời nói, còi, hiệu lệnh, văn bản hoặc hình thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 55 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(2) Khi phát hiện vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản (Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(3) Trong trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết vụ việc vi phạm hành chính (Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(4) Trong trường hợp cần xác định giá trị tang vật vi phạm hành chính để làm căn cứ xác định khung tiền phạt, thẩm quyền xử phạt, người có thẩm quyền đang giải quyết vụ việc phải xác định giá trị tang vật. Thời hạn tạm giữ tang vật để xác định giá trị không quá 24 giờ, kể từ thời điểm ra quyết định tạm giữ, trong trường hợp thật cần thiết thì thời hạn có thể kéo dài thêm nhưng tối đa không quá 24 giờ (Điều 60 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(5) Giải trình chỉ áp dụng hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc áp dụng mức phạt tiền tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức. Có hai hình thức giải trình đó là giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

(6.1) Chuyển hồ sơ vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự, khi xem xét vụ vi phạm để quyết định xử phạt vi phạm hành chính, nếu xét thấy hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm, thì người có thẩm quyền xử phạt phải chuyển ngay hồ sơ vụ vi phạm cho cơ quan tiến hành tố tụng hình sự và thông báo bằng văn bản cho cá nhân vi phạm (Điều 62 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(6.2) Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Đối với vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc đối với vụ việc thuộc trường hợp giải trình thì thời hạn ra quyết định xử phạt tối đa là 30 ngày, kể từ ngày lập biên bản. Trường hợp vụ việc đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp và thuộc trường hợp giải trình mà cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ thì người có thẩm quyền đang giải quyết vụ việc phải báo cáo thủ trưởng trực tiếp xin gia hạn, thời hạn gia hạn không được quá 30 ngày. Nếu quá thời hạn người có thẩm quyền xử phạt không ra quyết định xử phạt nhưng vẫn quyết định áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả. Quyết định xử phạt có hiệu lực kể từ ngày ký, trừ trường hợp trong quyết định có quy định ngày có hiệu lực khác (Điều 67, 68 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(7) Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, người có thẩm quyền đã ra quyết định xử phạt phải gửi quyết định xử phạt cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt, cơ quan thu tiền phạt và cơ quan liên quan khác (nếu có) để thi hành (Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(8) Cá nhân, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính phải chấp hành quyết định xử phạt trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận quyết định xử phạt vi phạm hành chính; trường hợp quyết định xử phạt vi phạm hành chính có ghi thời hạn thi hành nhiều hơn 10 ngày thì thực hiện theo thời hạn đó (Điều 86 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(9) trường hợp cá nhân, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính không tự nguyện chấp hành quyết định xử phạt thì tiến hành cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt (Điều 86 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

Kết luận: Pháp luật về xử phạt VPHC những năm qua không ngừng thay đổi, hoàn thiện phù hợp với thực trạng VPHC và những thay đổi của đời sống xã hội. Bên cạnh những ưu điểm của pháp luật về xử phạt VPHC và các nguyên tắc xử phạt VPHC thì việc tiếp tục nghiên cứu kỹ hơn về các nguyên tắc cũng như mối tương quan giữa các nguyên tắc xử phạt VPHC với các quy định của pháp luật về xử phạt VPHC là rất cần thiết nhằm xây dựng được các nguyên tắc thực sự khách quan, khoa học và tạo ra sự thống nhất, đồng bộ của pháp luật thì các nguyên tắc mới phát huy được hết vai trò tích cực trong xử phạt VPHC