Làm thế nào để quản lý và điều hành nhóm tốt

Làm việc nhóm hay teamwork là một trong các kỹ năng quan trọng của môi trường công sở. Theo nghiên cứu, hầu hết các doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển đổi từ cấu trúc theo mô hình cấp bậc sang quản lý theo nhóm vừa giúp công việc tinh gọn đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động. Tuy nhiên, không phải mọi nhân viên đều có kỹ năng làm việc theo nhóm hiệu quả. Bài viết dưới đây, MGE sẽ chia sẻ những khó khăn thách thức khi làm việc theo nhóm và cách quản lý nhân sự thúc đẩy hiệu quả của teamwork.

Tại sao cần nâng cao hiệu quả làm việc nhóm?

Trước hết, làm việc nhóm là việc một nhóm người hợp tác với nhau để cùng hoàn thành 1 mục tiêu chung. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, tinh thần đồng đội, hợp tác mật thiết giữa các thành viên trong công ty sẽ tác động tích cực đến năng suất, chất lượng công việc, đảm bảo sự sáng tạo, hiệu quả công việc.

Làm việc theo nhóm sẽ góp phần tăng hiệu suất và chất lượng công việc

Trong quá trình làm việc nhóm, nếu không có tinh thần đồng đội, hợp tác thì năng suất, chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng theo. Công ty khi không thể nâng cao hay cải thiện kỹ năng làm việc, phối hợp nhóm sẽ khó bắt kịp các đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó, một nhóm tập trung nhiều người với nhiều ý tưởng và cách tiếp cận vấn đề khác nhau. Trong quá trình thực hiện một dự án bất kỳ, sự đa dạng về ý tưởng, kỹ năng sẽ giúp bổ sung các khuyết điểm, thúc đẩy sự sáng tạo, đột phá giúp hoàn thành công việc tốt hơn. Thông thường, khi một ý tưởng được đưa ra, những thành viên còn lại có thể mổ xe các vấn đề để cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất. 

Không những thế, mọi người trong nhóm sẽ cùng nhau chia sẻ trách nhiệm cũng như hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành công việc. Ngoài ra, làm việc nhóm giúp tăng tinh thần trách nhiệm, giảm bớt áp lực, căng thẳng khi một người tự mình đảm đương dự án từ đầu đến cuối. Nhờ việc đóng góp ý kiến của 1 tập thể, các công việc được thực hiện theo nhóm thường ít gặp phải những sai sót thường gặp khi thực hiện công việc một mình.

Những thách thức thường gặp khi làm việc nhóm

Mặc dù làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả công việc nhưng cũng có thể phát sinh nhiều vấn đề. 

Xung đột: Một trong những vấn đề dễ nhận thấy là việc xung đột mâu thuẫn về quan điểm của thành viên. Mỗi cá nhân trong nhóm có thể có những quan điểm riêng, ý kiến trái chiều này là nguyên nhân nảy sinh xung đột. Để giải quyết xung đột, người quản lý cần biết được nguồn gốc của vấn đề, từ đó tìm ra giải pháp giúp dung hòa sự khác biệt, giúp các thành viên thấu hiểu và hợp tác vui vẻ hơn.

Không phải mọi thành viên đều tích cực, chủ động trong làm việc nhóm

Thụ động trong công việc: Đây cũng là một trong các thách thức thường xảy ra khi hợp tác theo nhóm. Thực tế, không phải mọi thành viên trong nhóm đều chủ động cống hiến và đưa ra các ý tưởng. Nhiều cá nhân có xu hướng đợi được giao việc và chỉ tập trung làm hết nhiệm vụ của mình, đùn đẩy việc đưa ý tưởng, sáng kiến cho người khác. Để cải thiện tình trạng này, các nhóm có thế áp dụng brainstorm hoặc đề nghị những người thụ động nêu quan điểm.

Cái tôi cá nhân: Do nhóm là tập hợp của nhiều thành viên, nhưng không ai cũng cởi mở, chấp nhận ý kiến của người khác. Khi trong nhóm tồn tại 1 cá nhân luôn đặt cao “cái tôi”, xem thường quan điểm của người khác sẽ nảy sinh mâu thuẫn, ảnh hưởng đến việc phối hợp làm việc. Vì vậy, điều quan trọng khi làm việc tập thể đó là tận dụng tri thức, ý tưởng của mỗi cá nhân thành sức mạnh. Việc tôn trọng, lắng nghe, có cách ứng xử lịch thiệp trong quá trình hợp tác nhóm sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế việc tốn quá nhiều thời gian để giải quyết mâu thuẫn.

Thiếu sự thẳng thắn và tranh luận: Sự bất đồng về quan điểm có thể phát sinh thành mâu thuẫn nhưng nếu tận dụng được sự khác biệt về ý tưởng có thể giúp đẩy cao hiệu quả công việc. Khi làm việc theo nhóm, các thành viên vẫn cần phải thẳng thắn đóng góp ý kiến và tranh luận khi cần thiết, thay vì nể nang đồng nghiệp, vô tình bỏ qua các lỗi có thể phát triển thành các vấn đề lớn, ảnh hưởng đến toàn dự án. Mọi mối quan hệ trong công việc đều quý giá, tuy nhiên bạn cần đặt hiệu quả công việc lên trên hết và đưa ra các phản hồi cần thiết nhằm đảm bảo mọi người đang thực hiện đúng mục tiêu của dự án.

>>> TOP 10 cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết

>>> Cách quản lý nhân sự có thái độ tiêu cực nơi công sở

Cách quản lý nhân sự nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

Xây dựng nhóm đa dạng và hòa hợp

Sự đa dạng về kiến thức, kỹ năng và quan điểm giúp nhóm thu thập được nhiều ý tưởng, sáng kiến đột phá

Một trong cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm là tập trung các thành viên đa dạng (kỹ năng, kiến thức chuyên môn) thay vì tập hợp nhiều người có cùng chí hướng. Một team là một tập hợp đa dạng về kỹ năng, kiến thức sẽ giúp đưa ra các quan điểm ý tưởng đa dạng, từ đó thực hiện các quyết định thấu đáo hơn. Tuy nhiên, nhiều người thường muốn xây dựng nhóm là tập hợp những người có chung chí hướng. Vấn đề đặt ra, những người có cùng chí hướng, nền tảng kiến thức tương đồng thường sẽ khó mang đến những ý tưởng mới mẻ khi hợp tác. Điều này dẫn đến việc, khi một 1 ý tưởng được đưa ra dễ dàng được đồng thuận, thay vì mổ xẻ các khía cạnh để cùng nhau tìm đến giải pháp tối ưu hơn.

Do đó, một nhóm bao gồm các thành viên tương đồng về trình độ, quan điểm, chí hướng, suy nghĩ sẽ tạo ra ý tưởng mang tính phiến diện, thiếu sáng tạo. Còn nhóm tập hợp đa dạng về quan điểm, kỹ năng, kiến thức có thể tạo ra ra những tác phẩm phản ánh sự sáng tạo, đổi mới.

Xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên

Các xung đột thường xảy ra khi nhiệm vụ và trách nhiệm của các thành viên không rõ ràng. Cách quản lý nhân sự tốt nhất để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm là các leader cần giúp mỗi thành viên biết vai trò, trách nhiệm của mình trong dự án nhằm hạn chế tối đa sự chồng chéo. Bởi khi nhiều nhân viên cùng làm chung 1 task do phân trách nhiệm không rõ ràng dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Mỗi cá nhân đều cần có trách nhiệm là hoàn thành mục tiêu của nhóm cũng như hỗ trợ các thành viên khác nhằm hướng tới kết quả tốt. 

Xây dựng niềm tin

Làm việc nhóm chỉ phát huy hiệu quả tối đa khi các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau. Các leader có thể xây dựng niềm tin giữa  các thành viên trong team thông qua hoạt động teambuilding hoặc khuyến khích chia sẻ và tương tác sau giờ làm việc. Các hoạt động này không chỉ xây dựng niềm tin mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Việc phối hợp làm việc trở nên dễ dàng hơn khi bạn tin tưởng những đồng nghiệp cùng làm chung dự án với mình.

Khuyến khích tương tác

Môt lưu ý quan trong trong cách quản lý nhân sự thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm là khuyến khích sự giao tiếp và tương tác giữa các thành viên

Một trong những kỹ năng quản lý quan trọng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm là biết cách giúp các thành viên tương tác và giao tiếp hiệu quả. Tương tác này có thể là việc các thành viên đưa ra phản hồi về 1 ý tưởng một cách thẳng thắn và thoải mái. Leader cần xây dựng 1 kênh thông tin chung đảm bảo cho mọi người trong team hoặc trong dự án có thể hiểu tiến độ, các vấn đề đang vướng mắc. Khi mọi người đều có thể hiểu rõ về dự án, giao tiếp dễ dàng sẽ củng cố niềm tin, từ đó cải thiện hiệu suất chung.

Trao quyền cho các thành viên trong nhóm

Tin tưởng và trao cho các thành viên trong nhóm quyền đưa ra quyết định là biện pháp xây dựng niềm tin và cải thiện tinh thần đồng đội trong toàn doanh nghiệp. Thông thường, khi các nhân viên không có quyền tự chủ để đưa ra các quyết định liên quan đến công việc của họ, họ sẽ cảm thấy chán nản và đình trệ, vô hình chung ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả nhóm. Vì thế, để giữ cho các thành viên trong team gắn kết và tích cực cống hiến hơn, leader team cần đảm bảo rằng các thành viên có quyền quyết định trong bổn phận trách nhiệm của họ.

Tận dụng các cuộc họp team một cách triệt để

Khi thực hiện các cuộc họp team, leader cần đảm bảo cuộc họp được tổ chức hiệu quả, là nơi phản ánh, chia sẻ ý tưởng và thúc đẩy hiệu suất. Dù tần suất họp team có thường xuyên hay không, mỗi cuộc họp đều cần phải lên kế hoạch rõ ràng, chia sẻ những mục tiêu cần đạt được trong dự án sắp tới hoặc kiểm tra tiến độ của các dự án hiện tại.

Tạo cơ hội học tập trong quá trình làm việc nhóm

Các quản lý không thể hy vọng mọi thành viên của team đều là những người thực hiện dự án xuất chúng khi họ chưa thực sự học và làm quen với cách làm việc trong 1 dự án nhóm. Để đảm bảo nhóm hoạt động với hiệu suất cao, hướng tới việc hoàn thành dự án một cách tốt nhất, đào tạo các kỹ năng quan trọng giúp thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi là điều mà các quản lý team cần phải làm. Việc cung cấp các cơ hội học tập không chỉ nâng cao kỹ năng làm việc nhóm mà còn gia tăng sự gắn kết và hài lòng của từng thành viên trong team. Bạn có thể tận dụng các hệ thống đào tạo trực tuyến như MGE để xây dựng các khóa học liên quan đến kỹ năng, kiến thức cần có của team/ từng dự án, cấp quyền cho các thành viên mà bạn cảm thấy đang bị thiếu hụt kỹ năng. Song song với việc cung cấp cơ hội học hỏi nâng cao kỹ năng, leader cần giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ tầm quan trọng của làm việc nhóm cũng như cách để trở thành một thành viên tích cực của nhóm.

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, teamwork hiệu quả không những làm tăng sự hài lòng và cải thiện năng suất làm việc của từng nhân viên, mà còn giảm tỷ lệ nhảy việc từ đó giúp doanh nghiệp đạt được tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Để gia tăng hiệu quả làm việc nhóm, trong cách quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng các nhóm đa dạng hòa nhập, xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên, xây dựng niềm tin, thúc đẩy sự giao tiếp, trao quyền cho nhân viên, quản lý lý hiệu quả các cuộc họp đồng thời cung cấp cơ hội học hỏi nâng cao kỹ năng cho toàn team. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của MGE, doanh nghiệp sẽ nắm trong tay bí quyết nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Để tìm hiểu thêm về giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm thông qua nền tảng elearning, liên hệ với MGE ngay để được tư vấn và hỗ trợ.

>>> 9 cách quản lý nhân sự có hiệu suất kém