Việc vận dụng các kỹ thuật kiểm toán báo cáo tài chính để tiến hành thu thập các bằng chứng đóng vai trò quyết định đến chất lượng của cuộc kiểm toán và phụ thuộc rất nhiều vào tính xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Unitrain giới thiệu với các bạn các kỹ thuật thu thập bằng chứng cơ bản áp dụng trong một cuộc kiểm toán BCTC.
1. Chứng kiến kiểm kê – Stock count observation
Kiểm tra vật chất là quá trình kiểm kê tại chỗ hoặc tham gia kiểm kê các loại tài sản của đơn vị. Chứng kiến kiểm kê là một thủ tục kiểm toán phổ biến nhất giúp kiểm toán viên xác nhận tính hiện hữu của tài sản.
Chứng kiến kiểm tra vật chất thường được áp dụng đối với tài sản có dạng vật chất cụ thể như: hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, nhưng nó cũng được vận dụng cho quá trình kiểm tra các giấy tờ thanh toán có giá trị, chẳng hạn như khi một trái phiếu lập ra chưa được ký thì nó là một chứng từ, sau khi ký thì nó là một tài sản, do đó có thể áp dụng kỹ thuật kiểm tra vật chất.
2. Lấy xác nhận – Confirmation letter
Lấy xác nhận là quá trình thu thập thông tin do bên thứ ba độc lập cung cấp để xác minh tính chính xác của các thông tin trên báo cáo tài chính. Phương pháp này được áp dụng hầu như trong tất cả các cuộc kiểm toán. Các đối tượng mà kiểm toán viên thường gửi thư xác nhận có thể được khái quát trong bảng sau:
| Đối tượng | Đơn vị xác nhận |
| Tài sản | |
| 1. Tiền gửi ngân hàng | Ngân hàng |
| 2. Khoản phải thu | Khách nợ |
| 3. HTK gửi ở đại lý | Đại lý |
| Công nợ | |
| 1. Khoản phải trả | Chủ nợ |
| 2. Trả trước của khách hàng | Khách hàng |
Có 2 hình thức: xác nhận phủ định và xác nhận khẳng định.
– Xác nhận phủ định: Kiểm toán viên yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi nếu có sai khác giữa thực tế với thông tin kiểm toán viên nhờ xác nhận.
– Xác nhận khẳng định: Kiểm toán viên yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế có trùng khớp với thông tin mà kiểm toán viên quan tâm hay không. Hình thức này do đó đảm bảo tin cậy hơn cho kỹ thuật xác nhận, nhưng chi phí cũng cao hơn. Vì thế tuỳ theo mức độ hệ trọng của thông tin mà kiểm toán viên sẽ lựa chọn hình thứ phù hợp.
3. Xác minh tài liệu – Test of details
Xác minh tài liệu là quá trình xem xét, kiểm tra đối chiếu các chứng từ, sổ sách có liên quan sẵn có trong đơn vị để chứng minh một thông tin trên báo cáo tài chính.
Chứng từ được KTV xen xét, kiểm tra là các sổ sách, chứng từ mà công ty khách hàng sử dụng để cung cấp thông tin cho quản lý. Vì từng nghiệp vụ kinh tế ở công ty khách hàng thường được chứng minh bởi ít nhất một chứng từ nên luôn có sẵn một khối lượng lớn loại bằng chứng này. Phương pháp này được áp dụng đối với: hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn vận tải, sổ kế toán …
4. Quan sát – Observation
Quan sát là phương pháp được sử dụng để đánh giá một thực trạng hay một hoạt động của đơn vị được kiểm toán bằng các giác quan
Ví dụ, kiểm toán viên có thể đi quan sát đơn vị được kiểm toán để có ấn tượng chung về máy móc thiết bị của đơn vị, quan sát tính cũ mới cũng như sự vận hành của máy móc, nhìn các nhân viên thực thi các nhiệm vụ kế toán để xác định liệu người được giao trách nhiệm có hoàn thành nhiệm vụ đó hay không.
5. Phỏng vấn – Interview
Phỏng vấn là quá trình kiểm toán viên thu thập thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói qua việc thẩm vấn những người hiểu biết về vấn đề kiểm toán viên quan tâm.
Ví dụ, thẩm vấn khách hàng về những qui định kiểm soát nội bộ, hoặc hỏi nhân viên về sự hoạt động của những qui chế này.
6. Kỹ thuật tính toán – Recalculation
Kỹ thuật tính toán là quá trình kiểm toán viên kiểm tra tính chính xác về mặt số học của việc tính toán và ghi sổ.
Ví dụ, đối với kiểm tra việc tính toán, kiểm toán viên xem xét tính chính xác [bằng cách tính lại] các hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho, số liệu hàng tồn kho, tính toán lại chi phí khấu hao, giá thành, các khoản dự phòng, thuế, số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái, … Kỹ thuật này chỉ quan tâm đến tính chính xác thuần tuý về mặt số học, không chú ý đến sự phù hợp của phương pháp tính được sử dụng. Do đó, kỹ thuật này thường được sử dụng cùng với các kỹ thuật khác như kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chất, phân tích, … trong quá trình thu thập bằng chứng.
7. Phân tích – Analytical review
Phân tích là quá trình so sánh, đối chiếu, đánh giá các mối quan hệ để xác định tính hợp lý của các số dư trên tài khoản. Các mối quan hệ bao gồm quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau và quan hệ giữa các thông tin tài chính với các thông tin phi tài chính.
Có ba kỹ thuật phân tích sau: kiểm tra tính hợp lý, phân tích xu hướng và phân tích tỷ suất:
- Kiểm tra tính hợp lý sử dụng kết hợp các dữ liệu hoạt động, dữ liệu tài chính và được lập ra để kiểm tra sự tương ứng giữa hai loại dữ liệu này. Do dó mức độ chính xác hay tính tin cậy của bằng chứng thu thập được khi kiểm tra hợp lý được xem là cao nhất.
- Phân tích tỷ suất được dựa trên mối quan hệ giữa các báo cáo khác nhau có mối liên quan nên việc phân tích các tỷ suất cũng có thể cung cấp thông tin có giá trị.
Phân tích xu hướng được xem là cung cấp dữ liệu có độ tin cậy thấp nhất vì kỹ thuật này thường dùng nhiều vào việc xem xét dữ liệu năm trước.
Xem thêm
– Khóa học Kiểm toán thực hành
– Khóa học thực hành Excel trong Kiểm toán
– Khóa học ACCA F2
– Khóa học ACCA F3
QUY ĐỊNH CHUNG
01. Mục đích của chuẩn mực này là quy định các nguyên tắc, thủ tục cơ bản và hướng dẫn thể thức áp dụng các nguyên tắc và thủ tục cơ bản đối với việc sử dụng thông tin xác nhận từ bên ngoài nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán của kiểm toán viên và công ty kiểm toán
02. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần xem xét sự cần thiết phải sử dụng thông tin xác nhận từ bên ngoài để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp nhằm hỗ trợ cho cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính. Để đưa ra quyết định này, kiểm toán viên cần phải xem xét mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát, và cân nhắc xem những bằng chứng có được từ thủ tục kiểm toán thông tin xác nhận từ bên ngoài đã và sẽ thực hiện cho các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính có làm giảm rủi ro kiểm toán xuống mức thấp có thể chấp nhận được hay không.
03. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải tuân thủ các quy định của chuẩn mực này trong quá trình thu thập thông tin xác nhận từ bên ngoài.
04. Đơn vị được kiểm toán [khách hàng], các đơn vị, cá nhân liên quan phải có những hiểu biết cần thiết về các nguyên tắc, thủ tục cơ bản trong chuẩn mực này để phối hợp công việc và xử lý các mối quan hệ liên quan với kiểm toán viên và công ty kiểm toán trong quá trình thu thập thông tin xác nhận từ bên ngoài.
05. Chuẩn mực kiểm toán số 500 “Bằng chứng kiểm toán” quy định rõ sự tin cậy của bằng chứng kiểm toán phụ thuộc vào nguồn cung cấp và tính chất của bằng chứng kiểm toán. Theo chuẩn mực này, những bằng chứng kiểm toán có nguồn gốc từ bên ngoài đáng tin cậy hơn bằng chứng kiểm toán có nguồn gốc từ bên trong; bằng chứng kiểm toán dưới dạng văn bản, hình ảnh đáng tin cậy hơn bằng chứng ghi lại lời nói. Những bằng chứng kiểm toán dưới dạng văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài đáng tin cậy hơn vì người bên ngoài là người không liên quan trực tiếp tới đơn vị được kiểm toán. Kiểm toán viên cần xem xét có nên tổng hợp hay tách rời các bằng chứng kiểm toán từ thủ tục kiểm toán xác nhận từ bên ngoài đã và sẽ thực hiện có thể giúp giảm rủi ro kiểm toán của cơ sở dẫn liệu có liên quan xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được.
06. Việc xác nhận thông tin từ bên ngoài là quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán thông qua việc liên hệ trực tiếp với bên thứ ba để nhận được phúc đáp của họ về các thông tin cụ thể ảnh hưởng đến cơ sở dẫn liệu được Ban Giám đốc lập và trình bày trong báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán. Để quyết định mức độ sử dụng thông tin xác nhận từ bên ngoài, kiểm toán viên và công ty kiểm toán nên cân nhắc đặc điểm của môi trường hoạt động của đơn vị được kiểm toán và khả năng thu thập được các thông tin đó.
07. Xác nhận từ bên ngoài thường được sử dụng đối với số dư tài khoản và các bộ phận cấu thành của nó, nhưng không chỉ giới hạn trong những khoản mục này. Ví dụ, kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể yêu cầu sự xác nhận từ bên ngoài về các điều khoản hợp đồng hay giao dịch của đơn vị được kiểm toán với bên thứ ba. Các tình huống có thể thu thập thông tin xác nhận từ bên ngoài, gồm:
a] Số dư tài khoản tiền gửi, tiền vay và những thông tin khác từ ngân hàng, kho bạc, tổ chức tài chính tương tự;
b] Số dư các khoản phải thu;
c] Cổ phiếu gửi bên thứ ba; hàng gia công, hàng gửi bán, hàng nhờ giữ hộ;
d] Những văn bản, giấy tờ chứng nhận về quyền sở hữu tài sản do luật sư giữ, hoặc đang giữ trong két sắt của ngân hàng;
e] Những khoản đầu tư mua từ các nhà môi giới nhưng chưa được giao trước thời điểm lập báo cáo tài chính;
f] Các khoản nợ vay;
g] Số dư của những khoản nợ phải trả.
08. Sự tin cậy của bằng chứng kiểm toán thu thập được thông tin xác nhận từ bên ngoài phụ thuộc vào các thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng để yêu cầu xác nhận từ bên ngoài phụ thuộc quá trình thực hiện xác nhận từ bên ngoài; và đánh giá kết quả của thủ tục xác nhận từ bên ngoài. Những nhân tố ảnh hưởng đến độ tin cậy của việc xác nhận từ bên ngoài bao gồm: Sự kiểm soát mà kiểm toán viên thực hiện đối với yêu cầu xác nhận và thư phúc đáp, tính chất của thư phúc đáp và bất kỳ sự hạn chế nào trong việc phúc đáp hoặc áp đặt của Ban Giám đốc.
NỘI DUNG CHUẨN MỰC
Mối quan hệ giữa thủ tục xác nhận từ bên ngoài với đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát
09. Chuẩn mực kiểm toán số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” đã quy định về rủi ro kiểm toán và mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành rủi ro là rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện. Chuẩn mực này cũng quy định quá trình đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là để quyết định nội dung, tính chất và lịch trình của các thử nghiệm cơ bản để giảm rủi ro phát hiện và từ đó giảm rủi ro kiểm toán xuống mức có thể chấp nhận được.
10. Chuẩn mực kiểm toán số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” cũng quy định rõ nội dung và tính chất của bằng chứng kiểm toán thu thập được từ việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản phụ thuộc vào sự đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Mức độ đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát không thể ở mức thấp để loại trừ việc cần thiết phải thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Những thử nghiệm cơ bản này có thể bao gồm cả thủ tục xác nhận từ bên ngoài cho cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính.
11. Chuẩn mực kiểm toán số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” quy định là nếu đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát càng cao thì bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần thu thập từ thực hiện các thử nghiệm cơ bản càng phải nhiều. Vì thế, khi mức độ đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát tăng lên thì kiểm toán viên cần thiết lập các thử nghiệm cơ bản để thu thập thêm bằng chứng kiểm toán thích hợp về một cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính. Trong những trường hợp này việc sử dụng thủ tục xác nhận từ bên ngoài sẽ có hiệu quả trong việc cung cấp đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp.
12. Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá càng thấp, thì sự đảm bảo mà kiểm toán viên cần đạt được từ các thử nghiệm cơ bản càng ít để đưa ra ý kiến về cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính.
13. Những giao dịch phức tạp hoặc bất thường có thể dẫn tới mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát cao hơn các giao dịch thông thường. Nếu đơn vị được kiểm toán phát sinh giao dịch bất thường hoặc phức tạp và mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao thì kiểm toán viên phải xem xét việc xác nhận từ bên ngoài về các nội dung liên quan đến các nghiệp vụ này với các bên liên quan khác trong việc kiểm tra tài liệu được giữ tại đơn vị.
Cơ sở dẫn liệu cần xác nhận từ bên ngoài
14. Chuẩn mực kiểm toán số 500 “Bằng chứng kiểm toán” quy định cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính phải có các tiêu chuẩn: Hiện hữu, quyền và nghĩa vụ, phát sinh, đầy đủ, đánh giá, chính xác, trình bày và công bố. Mặc dù xác nhận từ bên ngoài có thể cung cấp bằng chứng kiểm toán liên quan đến những cơ sở dẫn liệu này, nhưng vì khả năng của một xác nhận từ bên ngoài cung cấp bằng chứng kiểm toán thích hợp cho một cơ sở dẫn liệu cụ thể của báo cáo tài chính là khác nhau.
15. Xác nhận từ bên ngoài về một khoản phải thu, cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy về sự hiện hữu của một khoản tài sản tại một thời điểm nhất định. Xác nhận từ bên ngoài cũng có thể cung cấp bằng chứng về sự hạch toán đúng kỳ của khoản phải thu. Tuy nhiên, sự xác nhận này thông thường không cung cấp tất cả những bằng chứng kiểm toán cần thiết liên quan tới việc xác định giá trị, vì sẽ là không thực tế nếu đề nghị người nợ xác nhận thông tin chi tiết liên quan tới khả năng trả nợ của họ.
16. Trường hợp hàng hóa gửi đi bán, xác nhận từ bên ngoài cũng cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về sự hiện hữu, quyền và nghĩa vụ của tài sản nhưng không thể cung cấp bằng chứng đầy đủ về xác định giá trị hoặc khả năng bán hàng của hàng hóa đó.
17. Sự thích hợp của thông tin xác nhận từ bên ngoài đối với cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính cũng bị ảnh hưởng bởi mục tiêu của kiểm toán viên trong quá trình lựa chọn các thông tin cần xác nhận. Ví dụ: Khi kiểm toán tính đầy đủ của các khoản nợ phải trả, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần thu thập những bằng chứng cho thấy không có bất kỳ khoản nợ trọng yếu nào chưa được hạch toán. Do đó, việc gửi thư yêu cầu xác nhận tới các nhà cung cấp lớn của đơn vị được kiểm toán đề nghị họ gửi bản kê về các khoản phải thu của họ trực tiếp cho kiểm toán viên, kể cả trường hợp sổ kế toán của đơn vị không thể hiện số nợ phải trả nào cho nhà cung cấp này tại thời điểm đó thường có hiệu quả cao trong việc phát hiện các khoản nợ phải trả đã không được hạch toán, hơn là việc chọn ra các tài khoản dựa trên số dư lớn trong sổ kế toán chi tiết tài khoản phải trả để gửi thư xác nhận.
18. Khi thu thập bằng chứng kiểm toán cho cơ sở dẫn liệu không được đánh giá đầy đủ bằng việc xác nhận thì kiểm toán viên cần thực hiện những thủ tục kiểm toán khác để bổ sung cho thủ tục xác nhận hoặc có thể thay thế thủ tục xác nhận.
Thiết lập nội dung thông tin cần xác nhận từ bên ngoài
19. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần thiết lập những nội dung thông tin cần xác nhận từ bên ngoài phù hợp với những mục tiêu kiểm toán cụ thể. Khi thiết lập những yêu cầu đó, kiểm toán viên cần xem xét các cơ sở dữ liệu được kiểm toán và những nhân tố có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của sự xác nhận. Những nhân tố như hình thức, yêu cầu xác nhận, kinh nghiệm của các cuộc kiểm toán trước đó hay của các cuộc kiểm toán tương tự, tính chất của những thông tin được xác nhận, và đối tượng yêu cầu xác nhận, đều có ảnh hưởng đến việc thiết lập yêu cầu bởi những nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của bằng chứng thu thập được thông qua thủ tục xác nhận từ bên ngoài.
20. Khi thiết lập các nội dung thông tin cần xác nhận, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần cân nhắc tới các loại thông tin mà người được yêu cầu có thể sẵn sàng xác nhận ngay, vì điều này có thể ảnh hưởng đến tỉ lệ phúc đáp và nội dung của bằng chứng thu thập được. Ví dụ, hệ thống kế toán của một số đơn vị được yêu cầu xác nhận chỉ có thể trợ giúp cho việc xác nhận những giao dịch đơn lẻ hơn là số dư tài khoản tổng hợp. Hơn nữa người được yêu cầu xác nhận không phải lúc nào cũng có thể xác nhận được một số loại thông tin, ví dụ họ không xác nhận được số dư các khoản phải thu tổng hợp, nhưng họ có thể xác nhận những hoá đơn riêng lẻ nằm trong số dư tổng hợp đó.
21. Thông tin xác nhận từ bên ngoài thường phải được Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán đồng ý và cung cấp thông tin cho kiểm toán viên. Sự phản hồi có thể dễ dàng đạt được hơn với những yêu cầu xác nhận có sự đồng ý của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể không nhận được thư phúc đáp khi không được Ban Giám đốc của đơn vị được kiểm toán đồng ý .
Sử dụng thư xác nhận đóng và mở
22. Kiểm toán viên có thể sử dụng thư xác nhận đóng hoặc mở hoặc kết hợp cả hai.
23. Thư xác nhận mở [dạng khẳng định] là đề nghị người được yêu cầu trả lời, ký nhận trong mọi trường hợp hoặc phúc đáp lại cho kiểm toán viên là đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận bằng cách yêu cầu điền vào thông tin. Một sự phản hồi các yêu cầu xác nhận mở thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Tuy nhiên, có rủi ro là người được đề nghị xác nhận có thể không kiểm tra thông tin là chính xác mà đã xác nhận thì kiểm toán viên khó có thể phát hiện được điều đó. Tuy nhiên kiểm toán viên có thể giảm rủi ro này xuống bằng cách sử dụng thư xác nhận mở nhưng yêu cầu điền thông tin đúng vào chỗ cần phúc đáp hoặc cung cấp những thông tin khác chứ không ghi rõ số liệu hoặc các thông tin khác cần xác nhận. Ngoài ra, sử dụng thư xác nhận mở có thể ít nhận được thông tin phản hồi do người phản hồi phải thực hiện một số công việc.
24. Thư xác nhận đóng [dạng phủ định] chỉ đòi hỏi sự phản hồi khi không đồng ý với thông tin yêu cầu xác nhận. Khi đồng ý với thông tin xác nhận thì không nhất thiết phải phản hồi. Tuy nhiên, nếu không có sự phản hồi từ yêu cầu thư xác nhận đóng thì kiểm toán viên sẽ không có bằng chứng rõ ràng rằng bên thứ ba đã nhận được yêu cầu xác nhận và xác minh rằng thông tin đã thu thập được là đúng. Do đó, việc sử dụng thư xác nhận đóng [phủ định] thường cung cấp bằng chứng ít tin cậy hơn so với việc sử dụng thư xác nhận mở [khẳng định]. Trường hợp này kiểm toán viên cần phải xem xét thực hiện các thử nghiệm cơ bản bổ sung cho việc sử dụng thư xác nhận phủ định.
25. Thư xác nhận đóng [dạng phủ định] có thể được sử dụng để giảm rủi ro kiểm toán xuống mức chấp nhận được khi:
a] Mức đánh giá về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là thấp;
b] Có số lượng lớn các số dư nhỏ;
c] Một số lượng đáng kể sai sót không được dự kiến;
d] Kiểm toán viên không có lý do gì để cho rằng người phản hồi sẽ không quan tâm đến các yêu cầu này.
26. Có thể kết hợp cả thư xác nhận dạng khẳng định và thư xác nhận dạng phủ định. Ví dụ, khi tổng số dư các khoản phải thu của đơn vị được kiểm toán bao gồm chủ yếu là một số lượng nhỏ các số dư lớn hay một số lớn các số dư nhỏ, Kiểm toán viên có thể quyết định rằng sẽ xác nhận tất cả hay chọn mẫu các khách hàng có số nợ lớn với thư xác nhận khẳng định và chọn mẫu các khách hàng có số dư nợ nhỏ với thư xác nhận phủ định.
Khi Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán không đồng ý gửi thư xác nhận
27. Khi kiểm toán viên đề nghị gửi thư xác nhận các số dư nào đó hoặc thông tin khác, nhưng Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán không đồng ý, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần xem xét liệu điều đó có hợp lý không và thu thập bằng chứng để chứng minh sự không đồng ý của Ban Giám đốc có hợp lý hay không. Nếu kiểm toán viên đồng ý với quyết định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán là không cần gửi thư xác nhận từ bên ngoài liên quan đến mộtư vấn đề cụ thể nào đó thì kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải áp dụng các thủ tục thay thế để thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp về vấn đề đó.
28. Nếu kiểm toán viên và công ty kiểm toán không chấp nhận quyết định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán và bị cản trở trong việc gửi thư xác nhận từ bên ngoài làm phát sinh các hạn chế về phạm vi kiểm toán, khi đó kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần xem xét ảnh hưởng của các hạn chế đó đến Báo cáo kiểm toán.
29. Khi xem xét lý do mà Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán đưa ra, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp và xem xét liệu yêu cầu này có liên quan đến tính chính trực của Ban Giám đốc hay không. Kiểm toán viên xem xét liệu quyết định của Ban Giám đốc có thể có sai sót và gian lận hay không. Nếu kiểm toán viên tin tưởng rằng có sai sót và gian lận thì phải thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kiểm toán số 240 “Gian lận và sai sót”. Kiểm toán viên cũng có thể xem xét liệu các thủ tục thay thế có cung cấp đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về vấn đề này hay không.
Tính chất của thư phúc đáp
30. Sự tin cậy của bằng chứng kiểm toán được xác nhận từ bên ngoài bị ảnh hưởng do năng lực, tính độc lập, thẩm quyền trả lời, sự hiểu biết về vấn đề cần xác nhận và sự khách quan của người xác nhận. Với lý do này, nếu có thể kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần gửi thư yêu cầu xác nhận trực tiếp tới cá nhân liên quan. Ví dụ, khi cần xác nhận là khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp đã hoặc sẽ được huỷ bỏ, kiểm toán viên cần gửi trực tiếp thư xác nhận đến cán bộ của bên cho vay, người có đầy đủ hiểu biết về sự huỷ bỏ này và có thẩm quyền cung cấp thông tin này.
31. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán cũng cần xem xét trong trường hợp các bên cần xác nhận không cung cấp các thông tin khách quan về yêu cầu cần xác nhận. Thông tin về khả năng, kiến thức, thiện chí của các bên cần xác nhận cũng là sự quan tâm của kiểm toán viên. Kiểm toán viên phải xem xét ảnh hưởng của những thông tin đó trong việc thiết lập yêu cầu xác nhận cũng như đánh giá các kết quả khác, bao gồm cả việc xem xét thêm các thủ tục cần thiết khác. Kiểm toán viên cần xem xét sự chính xác và đầy đủ của một số thư xác nhận gửi tới bên thứ ba, mà kiểm toán viên tin rằng sẽ được cung cấp các bằng chứng kiểm toán thích hợp. Ví dụ kiểm toán viên có thể phát hiện thấy một số giao dịch cuối năm tài chính là không bình thường làm ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính hay các giao dịch với một bên thứ ba có quan hệ kinh tế phụ thuộc vào đơn vị. Trường hợp đó, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần xem xét liệu bên thứ ba có đưa ra các thông tin sai lệch không.
Quá trình xác nhận từ bên ngoài
32. Khi thực hiện các thủ tục xác nhận từ bên ngoài, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải kiểm soát thủ tục lựa chọn đối tượng gửi yêu cầu xác nhận và hình thức thư phản hồi từ bên ngoài. Công việc kiểm soát được duy trì giữa những người này và kiểm toán viên nhằm giảm thiểu khả năng các kết quả xác nhận là không khách quan do các yêu cầu xác nhận và thông tin phản hồi bị ngăn chặn hoặc bị thay đổi. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải đảm bảo rằng đã gửi các nội dung đề nghị xác nhận đến đúng địa chỉ và các phản hồi sẽ được gửi trực tiếp tới kiểm toán viên. Kiểm toán viên cũng phải xem xét tới việc các thông tin phản hồi có được gửi cho những người liên quan hay không.
Không có sự phản hồi về các yêu cầu xác nhận
33. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thực hiện các thủ tục kiểm toán khác thay thế khi không nhận được thư xác nhận từ bên ngoài. Các thủ tục kiểm toán bổ sung đó phải cung cấp đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính mà yêu cầu xác nhận định đưa ra.
34. Trường hợp không nhận được thông tin phản hồi, kiểm toán viên và công ty kiểm toán thường phải tiếp xúc với bên đã nhận yêu cầu xác nhận để lấy thông tin phản hồi. Nếu vẫn không lấy được, kiểm toán viên và công ty kiểm toán sẽ sử dụng các thủ tục kiểm toán khác thay thế. Bản chất của các thủ tục này có thể thay đổi tùy thuộc vào tài khoản và cơ sở dẫn liệu liên quan. Đối với các khoản nợ phải thu, thủ tục thay thế có thể bao gồm việc kiểm tra thủ tục thu tiền sau đó từ các khoản nợ phải thu này; kiểm tra các vận đơn đường biển, hoặc các tài liệu khác của khách hàng để cung cấp bằng chứng cho sự hiện hữu, kiểm tra việc khóa sổ bán hàng nhằm cung cấp bằng chứng cho tính đầy đủ. Đối với các khoản nợ phải trả, thủ tục thay thế bao gồm cả việc kiểm tra thủ tục thanh toán tiền sau đó cho các khoản nợ phải trả này, hoặc công văn, thư từ từ các bên thứ ba có thể cung cấp bằng chứng xác nhận tính hiện hữu, đồng thời kiểm tra các giấy tờ khác như các phiếu nhận hàng, nhằm cung cấp bằng chứng cho tính đầy đủ.
Độ tin cậy của các thông tin phản hồi đã nhận được
35. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải xem xét những thông tin xác nhận từ bên ngoài đã nhận được có đáng tin cậy hay không. Kiểm toán viên sẽ xem xét đến tính chính xác của những thông tin phản hồi đồng thời phải thực hiện các thủ tục để xác định tính trung thực của thông tin phản hồi. Kiểm toán viên có thể thẩm định lại nguồn và nội dung của thông tin phản hồi qua điện thoại đối với người gửi thông tin đó. Ngoài ra, kiểm toán viên có thể đề nghị người xác nhận gửi bản gốc trực tiếp cho mình. Cùng với sự phát triển ngày càng cao trong việc sử dụng công nghệ, kiểm toán viên ngày càng quan tâm đến tính chính xác của nguồn thông tin phản hồi mà họ nhận được thông qua các hình thức lưu chuyển điện tử như fax hay thư điện tử. Sự xác nhận bằng lời nói phải được ghi bằng văn bản. Nếu những thông tin xác nhận bằng lời nói là quan trọng, kiểm toán viên nên đề nghị bên liên quan gửi Thư xác nhận qua giấy tờ trực tiếp tới kiểm toán viên.
Các nguyên nhân và tần suất của các ngoại lệ
36. Khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra kết luận rằng quá trình xác nhận và các thủ tục kiểm toán thay thế không cung cấp đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp đối với các nội dung cần xác nhận, kiểm toán viên sẽ tiến hành thêm các thủ tục kiểm toán khác nhằm có được đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về các nội dung đó.
Trong phần kết luận, kiểm toán viên cần chú ý đến những vấn đề sau:
a] Độ tin cậy của các xác nhận và các thủ tục thay thế;
b] Bản chất của các ngoại lệ, bao gồm cả các ảnh hưởng, số lượng và chất lượng của các ngoại lệ này;
c] Các bằng chứng được cung cấp bởi các thủ tục kiểm toán khác.
Dựa trên các đánh giá này, kiểm toán viên sẽ quyết định có cần hay không cần các thủ tục kiểm toán bổ sung nhằm có được đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp.
37. Kiểm toán viên cần xem xét đến các nguyên nhân cũng như tần suất của các ngoại lệ được đưa ra bởi các bên phản hồi. Một ngoại lệ có thể chỉ ra một sai sót trong các tài liệu kế toán của đơn vị. Trường hợp này, kiểm toán viên cần xác định nguyên nhân của sai sót, đồng thời xem xét những ảnh hưởng trọng yếu của nó đến báo cáo tài chính. Nếu một ngoại lệ chỉ ra sai sót, kiểm toán viên phải xem xét lại tính chất, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để cung cấp đầy đủ bằng chứng theo yêu cầu.
Đánh giá kết quả của quá trình gửi thư xác nhận
38. Kiểm toán viên sẽ đánh giá các kết quả của quá trình gửi thư xác nhận từ bên ngoài cùng với kết quả của bất kỳ thủ tục kiểm toán nào khác được thực hiện, nhằm cung cấp các bằng chứng kiểm toán thích hợp và đầy đủ, liên quan đến việc xác nhận báo cáo tài chính được kiểm toán. Đối với việc đánh giá này, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải tuân theo Chuẩn mực kiểm toán số 530 “Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác”.
Xác nhận từ bên ngoài trước khi năm tài chính kết thúc
39. Khi kiểm toán viên sử dụng thư xác nhận trước ngày kết thúc niên độ làm bằng chứng cho một cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính, kiểm toán viên cần phải thu thập được đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để chứng tỏ các giao dịch có liên quan đến cơ sở dẫn liệu đó phát sinh trong khoảng thời gian giữa ngày xác nhận và ngày kết thúc niên độ không bị sai sót trọng yếu. Trên thực tế, khi mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp và trung bình, kiểm toán viên thường có thể quyết định gửi thư xác nhận số dư tại một ngày khác với ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Ví dụ, khi cuộc kiểm toán được yêu cầu phải hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn sau khi kết thúc kỳ kế toán năm. Cũng như các công việc kiểm toán khác được thực hiện trước khi năm tài chính kết thúc, kiểm toán viên sẽ phải xem xét đến việc thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp liên quan đến quãng thời gian còn lại của năm tài chính.