Email [hay thư điện tử] là một công cụ liên lạc mà hầu hết mọi người đều sử dụng, từ cá nhân đến doanh nghiệp, do đó sự phổ biến của dịch vụ Mail Server ngày càng nhiều. Tuy nhiên bạn đã nắm được những điều cơ bản như Mail Sever là gì và cách hoạt động của chúng như thế nào chưa? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu nhé!
1. Mail server là gì?
Một máy tính trung tâm chứa thư điện tử trên mạng là Mail Server.
Một Mail server tương tự như bưu điện, nơi lưu trữ và sắp xếp thư trước khi gửi tới điểm đến. Mỗi email sẽ gửi qua một loạt các máy chủ trên đường đi tới hộp mail của người nhận. Mỗi lần gửi mail, quy trình có thể được mô tả đơn giản dễ hiểu như sau: email được gửi từ PC của bạn sang PC khác chỉ trong chớp mắt. Tuy nhiên, thực tế diễn biến của quá trình không hề đơn giản như vậy, mà trong đó chứa rất nhiều chuyển đổi phức tạp diễn ra. Nếu không có các chuyển đổi phức tạp đó, thì bạn chỉ có thể gửi email trong một giới hạn nhất định. Ví dụ: tới .
Cụ thể hãy xem ở phần cách thức hoạt động phía dưới nhé.
2. Các loại Mail Server
Mail Server gửi đi [Outgoing Mail Servers]
Mail Server gửi đi [Outgoing Mail Servers] hay còn được gòi là SMTP [Simple Mail Transfer Protocol] - Giao thức dịch chuyển Mail đơn giản.
Mail Server đến [Incoming Mail Servers]
Mail Server đến [Incoming Mail Servers] hay còn được biết đến dưới 2 loại giao thức:
- POP3 [Post Office Protocol phiên bản 3]
- IMAP [Internet Message Access Protocol]
Khi thiết lập email, bạn đã có thể được hỏi về việc lựa chọn giao thức email bạn muốn [POP3 hay IMAP].
3. Cách thức hoạt động của Mail server
Bước 1
Sau khi tạo và gửi email, email của bạn sẽ kết nối với Server SMTP mang tên miền của mình. SMTP sẽ đặt tên cho tất cả mọi thứ, ví dụ: smtp.tenmien.com.
Bước 2
Email của bạn sẽ "giao tiếp" với SMTP server. Và cung cấp cho SMTP Server mọi thông tin như: địa chỉ mail người gửi, địa chỉ mail người nhận, nội dung email và file đính kèm.
Bước 3
Tại đây có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Tên miền [domain email] của người gửi và người nhận giống nhau.
tới . Mail này sẽ được gửi trực tiếp đến POP3 hoặc IMAP Server có tên miền của bạn.
Trường hợp 2: Tên miền của người gửi và người nhận khác
tới . SMTP Server sẽ phải "liên lạc" với một server tên miền khác.
Bước 4
Để tìm ra Server của người nhận, SMTP Server của người gửi sẽ phải giao tiếp với DNS [Domain Name Server].
DNS sẽ lấy thông tin tên miền người nhận và dịch trang địa chỉ IP.
SMTP Server người gửi không thể thực hiện gửi email chính xác mà chỉ dựa trên tên miền thêm vào đó sẽ là địa chỉ IP. Địa chỉ IP [đơn nhất] sẽ giúp SMTP hoạt động chính xác và hiệu quả hơn.
Bước 5
Sau khi có địa chỉ IP của người nhận, tức STMP người gửi đã có thể kết nối STMP Server người nhận.
Bước 6
SMTP server người nhận sẽ quét [scan] thư gửi đến. Nếu nhận ra tên miền và tên người gửi, nó sẽ chuyển tiếp [forward] mail thuộc POP3 hoặc IMAP server mang tên miền của bạn.
Từ đây, email đã được gửi đến mục hộp thư đến của người nhận.
4. Giải pháp Mail server cho doanh nghiệp
Thông thường, những cá nhân hay doanh nghiệp yêu cầu một lương lớn dung lượng hơn bình thường sẽ đầu tư riêng Mail Server.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: Sở hữu hệ thống Mail Server riêng có nên hay không?
Kể từ ngày 05/11/2018, VCCloud chính thức đổi tên thành BizFly Cloud - là nhà cung cấp các dịch vụ đám mây hàng đầu tại Việt Nam hiện nay với các dịch vụ nổi bật như: BizFly Cloud Server, BizFly CDN, BizFly Load Balancer, BizFly Pre-built Application, BizFly Business Mail, BizFly Simple Storage. Hãy tăng tốc thích nghi cho doanh nghiệp cùng các giải pháp công nghệ của BizFly Cloud tại đây.
Nếu sở hữu địa chỉ email khác, thì bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ đó. Ví dụ: Mẹo: Bạn có thể gửi email từ tối đa 99 địa chỉ email khác nhau.
- Trên máy tính, hãy mở Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả tùy chọn cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Tài khoản và nhập hoặc Tài khoản.
- Trong mục "Gửi thư bằng địa chỉ", hãy nhấp vào mục Thêm địa chỉ email khác.
- Nhập tên của bạn và địa chỉ mà bạn muốn dùng để gửi.
- Nhấp vào Bước tiếp theo Gửi xác minh.
- Đối với tài khoản trường học hoặc cơ quan, hãy nhập máy chủ SMTP [ví dụ: smtp.gmail.com hoặc smtp.yourschool.edu] và tên người dùng cũng như mật khẩu cho tài khoản đó.
- Nhấp vào Thêm tài khoản.
- Đăng nhập vào tài khoản bạn đã thêm.
- Mở thư xác nhận bạn đã nhận từ Gmail.
- Nhấp vào đường liên kết.
- Trong thư, hãy nhấp vào dòng "Từ".
[Nếu bạn không thấy dòng này, hãy nhấp vào khoảng trống bên cạnh email của người nhận.] - Chọn địa chỉ dùng để gửi.
Người nhận thấy địa chỉ Gmail của tôi
Nếu người nhận sử dụng Outlook hoặc dịch vụ mail khác, thì họ có thể thấy thông tin giống như "Từ thay mặt cho ".
Người nhận cũng có thể thấy địa chỉ gốc @gmail.com của bạn nếu bạn:
Xóa địa chỉ email hoặc email đại diện
Nếu không muốn gửi email từ một email đại diện hoặc nếu email đại diện không hợp lệ, bạn có thể xóa email hoặc email đại diện đó. Nếu gửi email từ một email đại diện không hợp lệ thì email đó sẽ bị gửi trả lại.
- Trên máy tính, hãy mở Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả chế độ cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Tài khoản và nhập hoặc thẻ Tài khoản.
- Trong mục "Gửi thư bằng địa chỉ", bên cạnh địa chỉ email bạn muốn xóa, hãy nhấp vào Xóa.
Mẹo: Nếu email bạn gửi từ một địa chỉ email hợp lệ bị gửi trả lại và bạn cần xác minh lại địa chỉ này thì bạn phải xóa địa chỉ email ở mục "Gửi thư bằng địa chỉ" rồi thêm lại địa chỉ email đó.
Nếu muốn luôn gửi từ địa chỉ khác, thì bạn cần thay đổi cả địa chỉ "Người gửi" và địa chỉ "trả lời" mặc định. Nếu bạn chỉ thay đổi địa chỉ "Người gửi", thì thư trả lời sẽ chuyển đến địa chỉ Gmail gốc của bạn theo mặc định.
Thay đổi địa chỉ "Người gửi" mặc định
Cách luôn gửi email từ một địa chỉ hoặc email đại diện khác:
- Trên máy tính, hãy mở Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Tài khoản và nhập hoặc Tài khoản.
- Trong mục "Gửi thư bằng địa chỉ" ở bên phải địa chỉ bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào Đặt làm mặc định.
Thay đổi địa chỉ "trả lời" mặc định
Khi bạn gửi thư, thư trả lời sẽ chuyển đến địa chỉ Gmail gốc của bạn theo mặc định. Để chọn địa chỉ khác, hãy làm theo các bước sau:
- Trên máy tính, hãy mở Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Tài khoản và nhập hoặc Tài khoản.
- Trong mục "Gửi thư bằng địa chỉ", hãy nhấp vào Chỉnh sửa thông tin bên cạnh địa chỉ email của bạn.
- Nhấp vào mục Chỉ định một địa chỉ "trả lời đến" khác.
- Thêm địa chỉ trả lời đến.
- Nếu cần, hãy nhấp vào Bước tiếp theo.
- Nhấp vào Lưu thay đổi.
Lỗi "Không thể kết nối với máy chủ", "Thương lượng về Bảo mật lớp truyền tải [TLS] không thành công"
Nếu thấy một trong những thông báo lỗi này, thì bạn có thể cần phải chọn số cổng cũng như loại xác thực khác. Đảm bảo bạn dùng đúng máy chủ thư đi cho nhà cung cấp của mình. Bạn có thể cần phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bên thứ ba để có các tùy chọn cài đặt chính xác.
Chọn kết nối an toàn
Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ thư khác của bạn để biết số cổng, loại xác thực hoặc máy chủ thư đi mà họ khuyên dùng. Đảm bảo nhà cung cấp bên thứ ba của bạn hỗ trợ Lớp cổng bảo mật [SSL] hoặc tiêu chuẩn Bảo mật lớp truyền tải [TLS] có chứng chỉ hợp lệ.
Dưới đây là một số cách kết hợp phổ biến:
- SSL với cổng 465
- Bảo mật lớp truyền tải [TLS] với cổng 25 hoặc 587
Dịch vụ thư khác của tôi không hỗ trợ SSL hoặc TLS
Bạn nên gửi email qua một đường kết nối an toàn [được mã hóa].
Tuy nhiên, nếu dịch vụ thư khác mà bạn dùng không hỗ trợ các đường kết nối an toàn này hoặc không sử dụng chứng chỉ hợp lệ, thì bạn có thể chọn cổng 25, sau đó chọn tùy chọn Kết nối không an toàn hiện ra.
Nếu bạn làm vậy, thì hệ thống sẽ không mã hóa thông tin của bạn và bạn sẽ không được bảo vệ.
Sử dụng email Gmail đại diện
Lọc bằng cách sử dụng email Gmail đại diện
Một cách dễ dàng để sắp xếp email là thêm danh mục sau tên người dùng của bạn.
Ví dụ: tất cả thư được gửi đến các bí danh sau đây sẽ đi đến :
- janedoe+truonghoc@gmail.com
- janedoe+ghichu@gmail.com
- janedoe+email.quantrong@gmail.com
Suy nghĩ về cách bạn muốn sắp xếp email, sau đó chọn email đại diện cho mỗi danh mục. Ví dụ:
- Sử dụng tencuaban+coquan@gmail.com cho email công việc.
- Sử dụng tencuaban+tintuc@gmail.com để đăng ký thư tin tức.
- Sử dụng tencuaban+muasam@gmail.com để tạo tài khoản với một nhà bán lẻ trực tuyến.
Tạo bộ lọc để thực hiện hành động tự động, như là:
- Thêm nhãn hoặc dấu sao
- Chuyển tiếp tới tài khoản khác
- Lưu trữ hoặc xóa
Gửi từ email đại diện của nhóm cơ quan hoặc trường học
Nếu sử dụng Gmail bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể gửi từ email đại diện của nhóm. Nếu muốn nhận được email xác minh để gửi thư từ email đại diện của nhóm, thì bạn cần phải cung cấp quyền truy cập ủy quyền vào nhóm đó.
Quan trọng: Email đại diện không phải là email riêng tư và đôi khi, người khác sẽ nhìn thấy. Ví dụ: nếu tìm kiếm thư từ trong Gmail, thì bạn có thể tìm thấy thư từ .
Bạn sẽ cần chuyển đến quyền của nhóm để thay đổi quyền truy cập cho các thành viên khác.
- Mở Google Groups.
- Nhấp vào Nhóm của tôi.
- Dưới tên nhóm mà bạn muốn dùng để gửi, hãy nhấp vào Quản lý.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Quyền Quyền đăng.
- Trong mục "Đăng", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
- Chọn Bất cứ ai trên web.
- Nhấp vào Lưu.
Mẹo: Nếu trong các quyền của nhóm không có tuỳ chọn "Bất kỳ ai trên web", thì có thể quản trị viên cần bật tuỳ chọn "Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép nhận email từ bên ngoài tổ chức" cho miền của bạn.
Thông tin này có hữu ích không?
Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?
Nhận câu trả lời từ các chuyên gia trong cộng đồng