Chứng từ sổ sách kế toán là gì

Sổ sách kế toán là loại sổ ghi nhận tất cả các chứng từ phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Đây là cơ sở để tổng hợp làm báo cáo, tài liệu phục vụ cho công tác tra cứu sau này. 

Nói các khác, nó dùng để ghi chép, lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp đó. Đồng thời, mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán trong một kỳ. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp được phép tự xây dựng biểu mẫu sổ sách kế toán cho riêng mình. Nhưng phải đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu thông tin.

Sổ sách kế toán bao gồm loại nào?

Chứng từ sổ sách kế toán là gì

Các loại sổ sách kế toán

Sổ kế toán mang tính tổng hợp:

- Sổ nhật ký chung là loại ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế trong một kỳ kế toán. Nó được dựa theo căn cứ chứng từ kế toán. Nội dung được ghi chép vào sổ này phải đầy đủ các thông tin dưới đây:

  • Ngày, tháng ghi vào sổ;

  • Số hiệu, cũng như ngày - tháng của loại chứng từ kế toán;

  • Nội dung tóm tắt về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh;

  • Khoản tiền phát sinh từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó.

- Sổ cái là sổ dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản kế toán. Nó được ghi nhận trong sổ nhật ký chung của doanh nghiệp. Với mục đích theo dõi sự biến động tăng hay giảm của các yếu tố. Bao gồm: doanh thu, nguồn vốn, tài sản, cũng như chi phí về mặt giá trị. Nội dung được ghi trong sổ cái phải đầy đủ thông tin sau:

  • Ghi thông tin ngày, tháng vào sổ;

  • Số hiệu, và ngày - tháng của các loại chứng từ kế toán;

  • Nội dung được tóm tắt về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

  • Số tiền phát sinh từ nghiệp vụ đó ghi vào phần bên nợ hay bên có của tài khoản.

Sổ kế toán mang tính chi tiết:

Sổ sách kế toán chi tiết là loại sổ ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của những tài khoản kế toán. Nó cần được theo dõi kỹ càng trong quá trình hoạt động, quản lý doanh nghiệp. Số liệu ghi trong sổ này nhằm mục đích phục vụ quản lý từng loại. Bao gồm nguồn vốn, tài sản, doanh thu, chi phí chưa được ghi  trong sổ nhật ký chung, sổ cái.

Về số lượng, kết cấu không có quy định phải tuân theo bất kỳ khuôn mẫu nào. Tùy vào hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng, yêu cầu quản lý mà thực hiện mở sổ này. Để hiểu rõ hơn, ta có thể ví dụ như sau:

- Sổ chi tiết về các khoản tiền mặt;

- Số chi tiết về tiền đã gửi vào ngân hàng Việt Nam;

- Sổ chi tiết về nguồn vốn kinh doanh;

- Số chi tiết về vấn đề thanh toán cho khách hàng;

- Số chi tiết về các khoản chi phí sản xuất;

- Số chi tiết về doanh thu, cung cấp các sản phẩm, dịch vụ;

- Sổ chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp cần phải đóng;

- Sổ chi tiết về các khoản lương, thưởng;

- Sổ chi tiết cho quỹ Bảo hiểm xã hội;

- Ngoài ra, còn có các loại sổ chi tiết khác.

Hướng dẫn sơ lược quy trình ghi sổ sách kế toán theo đúng trình tự:

Chứng từ sổ sách kế toán là gì

Hướng dẫn sơ lược quy trình ghi sổ sách kế toán

Quy trình 1: Mở sổ kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán năm. Với các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thì mở sổ từ ngày được thành lập.

Quy trình 2: Ghi sổ. Mọi số liệu được đưa vào sổ phải dựa trên các chứng từ kế toán đã đảm bảo tính pháp lý.

Hệ thống sổ sách kế toán đang dần dần được cải thiện cùng với sự phát triển của ngành kế toán, giúp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán.

Để hiểu rõ hơn về sổ sách kế toán, EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ sách là gì và cách phân biệt sổ sách kế toán nhé.

>> Cách hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng mà kế toán cần biết

>> Thuế tiêu thụ đặc biệt là gì? Hướng dẫn kê khai thuế tiêu thụ đặc biệt

Chứng từ sổ sách kế toán là gì

1. Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là các loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Điều 24 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định như sau: Sổ sách kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký cảu người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Ngoài ra, sổ sách kế toán phải gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, được quy định tại hệ thống sổ sách của thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong đó:

  • Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ;
  • Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp;

2. Hướng dẫn phân biệt sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung

Hình thức kế toán được chia làm 4 loại: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên, hình thức sổ sách kế toán nhật ký chung được nhiều doanh nghiệp sử dụng và được mô tả theo trình tự như sau:

2.1. Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái. Trong đó:

  • Sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn cảnh hoạt động kinh doanh của DN, giúp DN đề ra những kế hoạch tài chính cũng như kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn;
  • Sổ nhật ký chung giúp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó cũng phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản hay định khoản kế toán để phục vụ cho việc ghi sổ cái;
  • Sổ cái giúp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản mà kế toán áp dụng cho DN;

2.2. Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán chi tiết bao gồm 4 phần chính là ngày, tháng ghi sổ; nội dung nghiệp vụ, tài khoản đối ứng; số tiền, nhằm phản ánh nội dung của từng nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, đối với các DN vừa và nhỏ, sổ kế toán chi tiết đa phần để theo dõi các nghiệp vụ mua bán, công nợ, tiền và các tài khoản tương đương tiền;

Sổ kế toán chi tiết công nợ giúp phản ánh công nợ phải thu của từng khách hàng và công nợ phải trả của nhà cung cấp. Từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và phương án đôn đốc khách hàng trả nợ cho nhà cung cấp.

Các doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có chung một hệ thống sổ sách giống nhau. Bởi còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố như lĩnh vực kinh doanh, đặc thù sản phẩm,… mà doanh nghiệp lựa chọn ra một hệ thống sổ sách phù hợp. Mong rằng bài viết trên đây hữu ích với bạn đọc.

Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm về phần mềm kế toán EasyBooks, Quý doanh nghiệp hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé! Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.