Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập vừa có hiệu lực đầu tháng 5, nhiều sai sót trong lĩnh vực kế toán sẽ bị phạt tiền, cùng với việc chữ ký không đúng với sổ đăng ký mẫu. Cụ thể, các hành vi ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu; ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn; chứng từ chi tiền không ký theo từng liên… cũng sẽ bị phạt từ 3-5 triệu đồng; nặng hơn thì mức phạt có thể lên đến 30 triệu đồng.
STT Hành vi vi phạm Mức phạt 1
Bản báo cáo minh bạch khi công bố không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được ủy quyền
Cảnh cáo 2
Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ kế toán trên giấy
1-2 triệu đồng 3 Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy [trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế trên phương tiện điện tử] 1-2 triệu đồng 4 Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định 1-2 triệu đồng 5 Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn 3-5 triệu đồng 6 Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu [nếu có] của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định 3-5 triệu đồng 7 Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký 5-10 triệu đồng 8 Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ 5-10 triệu đồng 9 Báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán 5-10 triệu đồng 10 Lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định 5-10 triệu đồng 11 Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán 20-30 triệu đồng
Sau khi quy định này có hiệu lực, nhiều ý kiến của những người hành nghề kế toán tỏ ra lo ngại vì có khoảng hơn 60 lỗi kế toán rất hay mắc phải được nhắc đến và phạt tiền. Trong đó, có nhiều lỗi được bổ sung chế tài vào Nghị định 41, đặc biệt lưu ý là lỗi chữ ký không thống nhất. Dưới góc độ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhất là doanh nghiệp siêu nhỏ, không có bộ phận kế toán chuyên hoặc thường phải thuê ngoài dịch vụ làm báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quý, năm thì có nguy cơ bị phạt hoặc bị cơ quan quản lý "làm khó" khi đến đợt thanh - kiểm tra.
Với những quy định về lỗi và mức phạt về lỗi chữ ký rõ ràng như vậy, đòi hỏi kế toán cần cẩn thận hết sức để tránh mắc phải những sai phạm kể trên.
Hiện nay việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn được sử dụng khá nhiều trong các văn bản tại doanh nghiệp. Nhiều bạn kế toán khi viết hóa đơn, hay các chứng từ
Hiện nay việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn được sử dụng khá nhiều trong các văn bản tại doanh nghiệp. Nhiều bạn kế toán khi viết hóa đơn, hay các chứng từ kế toán khác, lấy luôn chữ ký đó đóng lên chứng từ [khi Sếp đi vắng và được sự đồng ý của Sếp].
Vậy đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán như vậy có hợp lệ không?
Trả lời luôn cho các bạn nhé. Việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán là không hợp pháp.
Khoản 1, điều 19, luật kế toán số 88/2015/QH13, ban hành ngày 20/11/2015, hiệu lực 01/01/2017 quy định
"Điều 19. Ký chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Trước đó luật kế toán số 03/2003/QH11 cũng quy định tương tự]
Về việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán cũng đã được Tổng cục thuế ban hành công văn trả lời số 2826/TCT-PCCS ngày 09 tháng 08 năm 2006, theo đó cách xử lý như sau:
“1. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản không đúng thẩm quyền [Tổng cục Thuế đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 1498/TCT-PCCS ngày 24/4/2006] thì không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
2. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
3. Khi phát hiện các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp nêu trên, cơ quan thuế xử lý như sau:
- Đối với các hoá đơn, chứng từ kế toán được phát hiện [như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên] thì không được coi là hoá đơn, chứng từ hợp pháp để xác định quyền và nghĩa vụ về thuế của cơ sở kinh doanh.
- Đối với các tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác được phát hiện [như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên] thì yêu cầu cơ sở kinh doanh khắc phục sai sót và nộp bản thay thế. Thời Điểm cơ quan thuế nhận được bản thay thế được coi là thời Điểm nộp tờ khai và văn bản giao dịch. Nếu tính đến thời điểm nộp bản thay thế mà quá thời hạn pháp luật quy định đối với việc nộp loại tờ khai, văn bản giao dịch đó thì cơ quan thuế phải xử phạt về hành vi chậm nộp theo quy định của pháp luật.”
\>>> Câu trả lời đã rất rõ ràng, vậy việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán là không hợp lệ, cũng không có tính hợp pháp .
Nếu gặp phải những hóa đơn mà được đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn bạn phải thực hiện trả lại nhà cung cấp và yêu cầu xuất hóa đơn mới thay thế. Nếu không bạn sẽ bị xuất toán chi phí và VAT đầu vào. Trường hợp là tờ khai thuế thì bạn phải làm lại tờ khai và lấy chữ ký trực tiếp của người đại diện pháp luật, nhanh chóng nộp lại trước khi hết hạn nộp tờ khai. Nếu không bạn sẽ bị phạt vi phạm hành chính về chậm tờ khai thuế.
Hy vọng với bài viết này chúng tôi đã giải quyết thắc mắc cho bạn về việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ. Và lời khuyên cho bạn là, những dấu chữ ký khắc sẵn như vậy chỉ nên dùng nội bộ trên những văn bản của doanh nghiệp thôi. Và doanh nghiệp nên ban hành quy định rõ ràng về việc sử dụng con dấu khắc sẵn này.
Hiện tại thì qua tìm hiểu, thực tế một số loại tài liệu phổ biến của Nhà nước như CMND, bằng khen, giấy khen… do số lượng cần đóng dấu hàng ngày quá nhiều nên thường sử dụng dấu chữ ký của các đồng chí lãnh đạo. Đây là loại dấu khắc bằng đồng và có quy định rõ ràng của nhà nước về việc sử dụng.
Bạn đã biết đóng dấu thế nào cho đúng? >>> Tham khảo: Cách đóng dấu và chữ ký những điều có thể bạn chưa biết