Cách xem người tham gia trên Teams

Đây là một tính năng rất hữu ích cho phép người tổ chức cuộc họp có thể kiểm soát và tải xuống báo cáo người tham dự cuộc họp Microsoft Teams. Để cho phép người tổ chức cuộc họp tải xuống báo cáo tham dự cuộc họp, hãy đặt thông số AllowEngagementReport thành enable . Khi được bật, tùy chọn tải xuống báo cáo được hiển thị trong mục Người tham dự [participants].

Đối với các tổ chức giáo dục, báo cáo này rất hữu ích để theo dõi sự tham gia của học sinh trong các lớp học trực tuyến thông qua Microsoft Teams. Ví dụ: giáo viên có thể tải xuống báo cáo điểm danh khi bắt đầu lớp học như một cách đơn giản để thực hiện “điểm danh”.

1. Xem và tải xuống báo cáo tham dự cuộc họp trong Teams

Nếu bạn đã tổ chức một cuộc họp Microsoft Teams, bạn có thể tải về một báo cáo tham dự hiện tại trong cuộc họp cũng như một báo cáo cuối cùng sau cuộc họp. Báo cáo bao gồm tên, thời gian tham gia và rời đi của từng người đã tha gia trong cuộc họp

1.1. Trong khi họp

1. Bấm chọn biểu tượng Participants 
   trên thanh điều khiển cuộc họp của bạn.
2. Tại danh sách người tham dự, bấm chọn biểu tượng … và chọn tải xuống danh sách người tham dự hiện tại dưới dạng .CSV, dạng file này bạn có thể mở trong Excel.

Lưu ý: Đối với các cuộc họp lớn, báo cáo sẽ chỉ bao gồm một phần danh sách người dự.

1.2. Sau cuộc họp

Bạn sẽ tìm thấy báo cáo số người tham dự ở một vài nơi khác nhau. Tuy nhiên để dễ dàng tải xuống báo cáo – điểm danh người tham dự bạn chỉ cần vào tab Post [Bài đăng] và chọn tải xuống Báo cáo người tham dự

Lưu ý: 

• Chỉ những người tổ chức cuộc họp có thể tải xuống báo cáo tham dự.
• Quản trị viên của bạn cần bật tính năng này cho Teams của tổ chức mình, mặc định tính năng này sẽ bị tắt.

2. Bật tắt tính năng báo cáo người tham dự

Với tư cách là quản trị viên, bạn kiểm soát việc người tổ chức cuộc họp có thể tải xuống báo cáo tham dự cuộc họp hay không bằng cách đặt chính sách cuộc họp Nhóm. Theo mặc định, khả năng tải xuống báo cáo bị tắt. Để có thể bật tính năng này, hiện nay bạn chỉ có thể sử dụng Powershell để kích hoạt.

Cách thực hiện như sau.

Bước 1: Khởi động Windows Powershell lên [Run as Administrator]

Bước 2: Copy đoạn mã dưới đây và paste vào Powershell tại dấu nhắc và ấn Enter để tiếp tục.

Set-ExecutionPolicy UnRestricted

Bước 3: Bấm A và Enter để tiếp tục

Bước 4: Truy cập vào đường link này và copy đoạn mã sau dán vào Powershell và ấn enter để tiếp tục

Install-Module -Name MicrosoftTeams -RequiredVersion 2.3.1

Bước 6, bấm Enter –> bấm A và Enter để tiếp tục

Bước 7: Copy dòng mã dưới đây, dán vào Powershell và bấm Enter để tiếp tục

Import-Module MicrosoftTeams

Bước 8: Tiếp dục copy dòng mã dưới đây dán vào Powershell và bấm Enter để tiếp tục.

$credentials=Get-Credential

Bước 9: Khi cửa sổ Windows Powershell Credential xuất hiện, bạn nhập vào thông tin tài khoản Global Admin của Office 365 mà bạn muốn bật cho phép báo cáo người tham dự vào đây và ấn Enter hoặc OK để tiếp tục.

Bước 10. Copy dòng lệnh dưới dây và dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và ấn Enter để kết nối tới Microsoft Teams

Connect-MicrosoftTeams -Credential $credentials

Bước 11: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để tiếp tục

$sfbSession = New-CsOnlineSession -Credential $Credential
Import-PSSession $sfbSession

Bước 12: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để tiếp tục

Get-Team

Bạn sẽ thấy Powershell liệt kê ra tất các các nhóm mà bạn đang quản lý.

Bước 13: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để tiếp tục

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global”

Tại đây bạn sẽ được Powershell liệt kê các chính sách hiện đang được áp dụng cho Microsoft Teams của bạn.

Như trên hình bạn có thể nhận thấy. Tính năng báo cáo người tham dự đang bị tắt đi [Disabled], vì thế muốn sử dụng được chúng ta cần phải Enable nó.

Bước 14: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để BẬT tính năng cho phép tải xuống báo cáo người tham dự cuộc họp trong Teams.

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global” -AllowEngagementReport Enabled

Như thế là bạn đã bật thành công tính năng này. Đợi hệ thống đồng bộ vài tiếng là tổ chức của bạn có thể sử dụng được tính năng này, Nếu muốn tắt đi, bạn làm tương tự và đổi Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global” -AllowEngagementReport thành Disabled.

Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị cùng với Microsoft Teams.

Nguyễn Nam

Microsoft Teams Xem thêm...Ít hơn

Báo cáo về sự tham gia của người dự cho biết ai đã tham gia và rời khỏi một sự kiện trực tiếp và thời điểm, cũng như các dữ liệu khác về trải nghiệm của mỗi người dự. Báo cáo không bao gồm những người đã xem bản ghi sự kiện hoặc đã theo dõi sự kiện theo yêu cầu.

Lưu ý: Báo cáo sự tham gia của người dự bao gồm thông tin này dành cho người sản xuất và diễn giả cũng như tất cả những người dự khác. 

Trong khi lên lịch một sự kiện trực tiếp, hãy nhớ đánh dấu vào hộp bên cạnh báo cáo sự kiện tham gia người dự trong mục Bạn sẽ sản xuất sự kiện trực tiếp của mình bằng cách nào?. Nếu không, báo cáo sẽ không được tạo.

Sau đây là cách thực hiện:

Trong Teams, chọn

lịch từ pa-nen ở bên trái. Sau đó, ở góc trên bên phải của màn hình tiếp theo, chọn Cuộc họp mới >kiện trực tiếp.

Trên màn hình tiếp theo, hãy thêm tiêu đề cuộc họp, thông tin ngày giờ và các chi tiết khác. Mời mọi người vào sự kiện của bạn và sau đó chọn Tiếp theo.

Trên màn hình sau đây, cuộn xuống đến mục Bạn sẽ sản xuất sự kiện trực tiếp của mình bằng cách nào? và đánh dấu vào hộp bên cạnh báo cáo sự tham gia của Người dự. 

Sau khi sự kiện kết thúc, chọn biểu tượng tải xuống bên cạnh báo cáo sự kiện Người dự trong mục Tài nguyên sự kiện trực tiếp.

Lưu ý: Bạn có thể cần phải cuộn xuống để xem tùy chọn tải xuống báo cáo.

Báo cáo sẽ được tải xuống ở định .CSV dạng [giá trị được phân tách bằng dấu phẩy], có thể mở được theo định dạng Microsoft Excel hoặc bất kỳ ứng dụng nào hỗ trợ định dạng .CSV di động.

Các giá trị được liệt kê trong báo cáo có thể bao gồm:

• Id Phiên: Mã định danh duy nhất của mỗi phiên. Trong ví dụ dưới đây, hai dòng cuối hiển thị khi cùng một phiên đã được gia nhập [bắt đầu] và sau đó là khi đã kết thúc khi còn [đã kết thúc].

• Id Người dự: Tên người dùng cho phiên ở định dạng email. [Tùy thuộc vào thiết đặt sự kiện trực tiếp và người dự, phần này có thể trống.]

• Họ Tên: Tên của người dự trong phiên này. [Tùy thuộc vào thiết đặt sự kiện trực tiếp và người dự, phần này có thể trống.]

• UserAgent: Xác định trình duyệt của người dự.

• Dấu thời gian Sự kiện UTC: Hiển thị ngày và giờ cho từng mục được liệt kê trong .CSV. Các mục được hiển thị theo thứ tự tăng dần theo thời gian diễn ra.

• Hành động:Cho biết người dự đã tham gia hay rời khỏi sự kiện trực tiếp.

• Vai trò: Cho biết người dự là người dự hay thành viên nhóm sự kiện, chẳng hạn như nhà sản xuất hoặc người trình bày.

Lưu ý: Các trường sẵn có trong báo cáo sự tham gia của người dự có thể khác nhau.

Trong ví dụ này, là thành viên nhóm sự kiện. Cô tham gia sự kiện, rồi rời khỏi sự kiện theo thời điểm được nêu trong mẫu .CSV bên dưới. 

Hành động Gia nhập và Hành động rời khỏi đều được đánh nhãn cùng một ID Phiên để biểu thị rằng họ về cùng một người.

 

Lưu ý: Diễn giả ẩn danh sẽ không được đưa vào báo cáo tham gia.