Không phải mấy cái mail không mang tính cá nhân đều có dạng thế này à?
>u/cthuluhooprises [10 points]
Ừa, nhưng đối với những học sinh phổ thông hoặc học sinh trung học cơ sở thì họ chỉ mới học mấy cái này để gửi mail cho giáo viên.
>>u/squsquSQUIRTLE [2 points]
*Khụ* Một vài sinh viên còn chả biết cái này…
>>>u/JeeeezBub [2 points]
*KHỤ* Nhiều người lớn cũng thế.
_____________________
u/Santos-McGarry [17 points]
Thật đấy. Bất kể khối lớp nào mà vợ tui dạy [từ khối 6 đến 12], những năm gần đây học sinh cũng thường gửi mấy cái mail kiểu thế này:
[không có tiêu đề]
cô có thể sửa điểm bài hôm trước em làm được không em thực sự cần 100đ vì đã nộp bài
*gửi*
_____________________
u/_jasmonic_acid_ [8 points]
– Trước khi gửi: Kiểm tra xem liệu câu bạn hỏi đã được trả lời hay chưa, ồ, ví dụ như xem dòng in đậm ở đầu trang web của khoá học ấy.
– Sau khi gửi: Đừng có gửi mail thắc mắc tại sao mail đầu tiên của bạn chưa được trả lời khi chỉ mới qua 2 tiếng, nhất là khi bạn gửi thư vào cuối tuần á.
_____________________
u/MastaFryGuy [9 points]
Bạn: *tỉ mỉ làm theo hướng dẫn để viết một cái mail ngắn gọn nhưng lịch sự, nêu chi tiết, đầy đủ vấn đề của mình và kí tên*
Giáo viên:
– gửi từ iPad
_____________________
u/FamilyL0bster [5 points]
Nếu là đại học, hãy nhớ cho giảng viên biết bạn ở lớp nào. Nhiều khi họ có quá nhiều sinh viên hoặc dạy nhiều lớp khác nhau nên việc ghi “Bài tập về Hy Lạp” có thể bị nhầm sang lớp khác đấy.
_____________________
u/Southern_Snowshoe [2 points]
Phần tiêu đề là thứ gây ức chế cho tui nhất luôn. Tui cực kì khó chịu khi nhận được mail công việc mà ghi tiêu đề như “Câu hỏi” hoặc “Thư nháp”. Mấy dòng tiêu đề kiểu đó vô dụng lắm. Bộ viết ra một mô tả ngắn gọn nhưng hữu ích cho nội dung mail khó lắm hả trời? Và dẹp ngay chuyện dùng cùng 1 cái mail để nói về một chủ đề hoàn toàn mới đi. Vì Chúa, hãy soạn thảo một cái mail riêng cho từng chủ đề đi.
_____________________
Ờm thì đứng ở vị trí người nhận mail, mình gặp kha khá trường hợp không viết được 1 cái mail chỉn chu dù đã được nhắc nhở không biết bao nhiêu lần. Và tình trạng gửi 1 cái mail cũng không xong rất hay được GV phản ánh lắm luôn, mình cũng từng thấy vài bạn SV, cũng không nhỏ nhặn gì nhưng viết 1 cái mail hoặc nhắn 1 tin nhắn cho GV mà ta nói đọc chán vô cùng. Hi vọng mỗi người chúng ta đều không quá suồng sã trong những trường hợp cần sự nghiêm túc.
À, ý kiến riêng của mình là khi gửi mail cho GV [cho công việc] thì dùng địa chỉ mail mà trường [hoặc chỗ làm] cấp cho bạn hoặc một cái địa chỉ mail đặt tên đàng hoàng chứ đừng dùng địa chỉ mail đặt tên lung tung nha. Và người nhận mail cũng nên tạo một cái thư hồi âm tự động để người ta biết bạn đã nhận được mail hay chưa á.
_____________________
Dịch bởi Ed
Đây là cái note [ từ năm nào đó] mà mình luôn dùng í, không hẳn cho gv, nhưng dùng chung được.
VĂN HÓA GỬI EMAIL
1. ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC XIN THAM KHẢO MẪU SAU:
Chủ đề email: “Về việc [nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi]”
Chào chị A, [ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận]
Em là … đến từ [cơ quan/đoàn thể tương ứng]. Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu [nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm]. Em viết email này để [nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này].
[Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.]
Về việc A, ….
Về vấn đề B, …
Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là …
Vì vậy, em đề xuất mình có thể …
Bước tiếp theo, mong chị gửi em … . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại … [thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn]
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
[Tên]
2. ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC:
Gửi chị A,
Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:
Về việc X, …
Về việc Y, …
Để em có thể tiến hành …, xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:
1. Câu hỏi
2. Câu hỏi
Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là …
Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày … để kịp tiến hành … đúng hạn.
Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban … để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.
Thân gửi,
[Tên]
3. ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP:
Gửi chị A,
Em là … ở bên [cơ quan đoàn thể tương ứng]. Em gửi chị email này xin được follow-up về việc …
Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề … và gửi cho em … để có thể tiến hành … trước ngày xx/xx
Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
[Tên]
4. CHECK LIST ĐỂ DÒ LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI:
– Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
– Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
– Tên mọi người đã đúng chưa?
– Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
– File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?
– Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
– Còn lỗi chính tả nào không?
– Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?
Viết thư cho giảng viên đòi hỏi bạn phải suy nghĩ nhiều hơn so với gửi mail hay nhắn tin nhanh với bạn bè. Việc học của bạn chính là nền tảng cho sự nghiệp sau này, vì thế bạn nên tương tác với các kênh giao tiếp theo một cách chuyên nghiệp, trong đó bao gồm việc viết email. Khi gửi thư điện thử cho người hướng dẫn, bạn luôn phải sử dụng tài khoản email sinh viên của mình và mở đầu lá thư bằng lời chào lịch sự. Bạn cần tương tác với họ tương tự như khi viết một lá thư công việc trang trọng. Đảm bảo tính ngắn gọn và chú ý đến ngữ pháp!
-
1
Kiểm tra giáo trình về câu hỏi. Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
- Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.
-
2
Sử dụng tài khoản học tập của bạn. Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ emal mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn.[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
3
Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý. Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Chẳng hạn, bạn có thể viết là "Câu hỏi về bài tập hiện tại" hay "Luận văn tốt nghiệp".
-
4
Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó. Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng "Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng," theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là "Thầy Trần Văn Dũng."
- Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như "Kính gửi thầy Dũng," nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân.
-
1
Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai. Các thầy/cô có rất nhiều học trò để theo dõi, vì thế họ sẽ cần bạn tự giới thiệu trước. Hãy cho biết tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể, ví dụ như "Toán Kinh Tế tiết 2".[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
2
Tránh lạc đề. Giảng viên là những người bận rộn, vì thế bạn đừng nói lan man. Hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.[6] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Chẳng hạn, nếu bạn thắc mắc về một bài tập, hãy nói ngay: "Em có một câu hỏi về bài tập mà thầy cho chúng em vào thứ ba vừa rồi. Thầy muốn chúng em làm theo nhóm hay cá nhân?"
-
3
Viết thành những câu hoàn chỉnh. Thư điện tử không phải là một bài viết Facebook hay tin nhắn gửi cho bạn bè. Nghĩa là khi viết thư cho giảng viên, bạn cần sử dụng những câu hoàn chỉnh, bất kỳ điều gì khác hơn sẽ trông thiếu tính chuyên nghiệp.[7] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Chẳng hạn bạn đừng viết, "Buổi học tuyệt vời thầy ơi... xuất sắc!"
- Thay vì thế, hãy viết, "Thầy đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào buổi học trước."
-
4
Tập trung vào giọng điệu. Khi bạn liên hệ với giáo viên vào lần đầu, hãy giữ giọng điệu và ngôn ngữ thật chuyên nghiệp. Nghĩa là bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc! Nếu cả hai bắt đầu phát triển quan hệ thư từ, bạn sẽ thấy rằng mình có thể thoải mái hơn một chút khi các học kỳ trôi qua. Điều này đặc biệt đúng nếu giảng viên chủ động tỏ ra thân mật hơn [chẳng hạn như gửi cho bạn một biểu tượng cảm xúc trong email].
-
5
Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự. Nhiều sinh viên cứ đòi hỏi điều này điều nọ với giảng viên của họ. Bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.[8] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Ví dụ, bạn mong muốn giảng viên gia hạn thêm thời gian cho bài luận văn. Đừng nói rằng, "Bà của em vừa mất. Hãy cho em thêm thời gian để nộp bài luận." Nói thế này sẽ hay hơn, "Em vừa trải qua một tuần khó khăn vì sự ra đi của bà. Thầy/cô có thể cho em thêm thời gian để làm bài luận không?"
-
6
Sử dụng dấu chấm câu thích hợp. Đối với email gửi cho bạn bè, bạn có thể bỏ qua việc chia đoạn và các dấu phẩy. Tuy nhiên, khi viết mail cho giáo viên, bạn cần đặt dấu câu ở những vị trí cần có.[9] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
7
Viết rõ ràng các từ. Trong khi ngôn ngữ nhắn tin ngập tràn khắp internet thì email chuyên nghiệp là nơi mà bạn phải tránh sử dụng chúng. Nghĩa là bạn không được dùng "thui" để thay thế cho "thôi," hay "j" thay cho "gì", vân vân. Hãy sử dụng ngôn ngữ thuần Việt.[10] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Đừng quên kiểm tra chính tả tự động trước khi gửi email.
-
8
Viết hoa một cách hợp lý. Các chữ đầu câu và danh từ thích hợp phải được viết hoa. Không nhầm lẫn sang văn nói và nhớ viết hoa một cách có chọn lọc. Luôn viết hoa những từ cần phải được viết hoa.
-
1
Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện. Đảm bảo rằng bạn nói chính xác những gì mà bạn muốn ở giảng viên vào cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần gặp họ, hãy hỏi về điều đó.[11] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
2
Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp. Rà soát lại email để chắc rằng bạn không bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ bắt gặp một hoặc hai lỗi cần sửa.[12] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
3
Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên. Hãy nghĩ về nội dung lá thư để chắc rằng bạn không đòi hỏi khắt khe điều gì. Bên cạnh đó, đảm bảo rằng email của bạn thực sự súc tích. Hẳn là bạn không muốn chia sẻ quá nhiều về đời sống cá nhân của mình vì điều đó không chuyên nghiệp.[13] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
4
Kết thúc email bằng một lời chào. Bạn đã mở đầu một cách trang trọng nên bạn cũng cần kết thư lịch sự như thế. Sử dụng những câu như "Trân trọng" hay "Chân thành cảm ơn," theo sau là một dấu phẩy cùng với tên đầy đủ của bạn.[14] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
5
Kiểm tra email sau một tuần. Sau khi gửi email, bạn không nên làm phiền thầy/cô về câu trả lời. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy hồi âm gì trong vòng một tuần, bạn có thể gửi lại một email khác vì có thể thư của bạn đã bị lẫn lộn ngẫu nhiên ở đâu đó.[15] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
6
Xác nhận thư trả lời. Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác nhận rằng mình đã nhận được thư trả lời. Một câu "Em cảm ơn thầy!" là đủ. Nếu cần thiết, bạn có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hay thắc mắc của bạn vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.
- Ví dụ, bạn có thể nói, "Cảm ơn vì đã giải đáp thắc mắc cho em. Hẹn gặp lại thầy/cô trên lớp."
- Nếu muốn gặp trực tiếp giảng viên, bạn có thể viết, "Em cám ơn những chia sẻ của thầy/cô về vấn đề này. Nhưng nếu thầy/cô có thời gian, em có thể đến gặp mặt và trao đổi chi tiết hơn, được không?"
- Bạn nên tìm đến một người bạn học trước nếu như mục đích của email là hỏi về những gì bạn đã bỏ lỡ trong lúc lơ đễnh.
Cùng viết bởi:
Chuyên viên tư vấn học đường
Bài viết này đã được cùng viết bởi Ashley Pritchard, MA. Ashley Pritchard là chuyên viên tư vấn học đường của Trường Phổ Thông Delaware Valley Regional tại Frenchtown, New Jersey. Ashley có hơn 3 năm làm việc cho trường phổ thông, đại học và có kinh nghiệm tư vấn nghề nghiệp. Cô có bằng MA về tư vấn trong trường học với chuyên ngành về Sức khỏe Tâm thần do Đại học Caldwell cấp và được Đại học California chứng nhận là Chuyên gia Giáo dục Độc lập. Bài viết này đã được xem 178.456 lần.
Chuyên mục: Máy tính và Điện tử
Trang này đã được đọc 178.456 lần.