Cách mở cơ sở dữ liệu đã có

Lý thuyết Tin học 12 Bài 3: Giới thiệu Microsoft Access hay, ngắn gọn

1. Phần mềm Microsoft Accesss

Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá nhân và máy tính trong mạng cục bộ.

2. Khả năng của Access

a] Access có những khả năng nào?

Cung cấp công cụ tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu:

+ Tạo lập các CSDL và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ, một CSDL bao gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó.

+ Tạo biểu mẩu để cập nhật dữ liệu, báo cáo thống kê hay những mẩu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí.

b] Ví dụ

Bài toán quản lí học sinh của một lớp học.

Để quản lí thông tin học sinh, giáo viên chủ nhiệm tạo một bảng gồm các thông tin như sau:

Với bài toán trên, có thể dùng Access xây dựng CSDL giúp giáo viên quản lí học sinh lớp, cập nhật thông tin, tính điểm trung bình môn,

3. Các đối tượng chính của Access

a] Các loại đối tượng chính của Access

Bảng [Table]: Dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể.

Mẫu hỏi [Query]: Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng

Biểu mẫu [Form]: Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin

Báo cáo [Report]: Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra

b] Ví dụ

Cơ sở dữ liệu Quản lí học sinh có thể gồm:

Bảng:

+ HOC_SINH: lưu thông tin về học sinh [họ tên, ngày tháng, giới tính, ]

Một số biểu mẫu:

+ Nhap HS: dùng để cập nhật thông tin về học sinh

+ Nhap Diem: dùng để cập nhật điểm trung bình môn của học sinh

+ Một số mẫu hỏi: để xem thông tin của một học sinh hay cả lớp theo điều kiện nào đó.

Một số báo cáo: xem và in ra bảng điểm môn Tin học, danh sách đoàn viên, thống kê điểm số,

Lưu ý: mỗi đối tượng được Access quản lí dưới một tên, tên của đối tượng được tạo bởi các chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách

Ví dụ HOC_SINH, Nhap HS,

4. Một số thao tác cơ bản

a] Khởi động Access

Có 2 cách thực hiện khởi động Access:

+ Cách 1: Start All Programs Microsoft Office Access

+ Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng ACCESS trên màn hình.

Khi đó màn hình làm việc của Access có dạng:

b] Tạo CSDL mới

1. Nháy chuột vào Blank desktop database

2. Đặt tên cho file, chọn vị trí lưu và nhấp chuột chọn Create để khởi tạo

3. Khi đó cửa sổ cơ sở dữ liệu xuất hiện như hình. Cửa sổ CSDL có ba phần chính là thanh công cụ, bảng chọn đối tượng và trang chứa các đối tượng hiện thời

Lưu ý: tệp CSDL vừa tạo chưa có đối tượng nào [CSDL trống], nếu có CSDL thì sẽ xuất hiện trên bảng

c] Mở cơ sở dữ liệu đã có

Ta thực hiện một trong hai cách sau:

+ Cách 1: Nháy chuột lên tên CSDL [nếu có] trong khung New File

+ Cách 2: Chọn lệnh File Open. rồi tìm và nháy đúp vào tên CSDL cần mở

Khi đó, xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu của CSDL vừa mở

Lưu ý: Access chỉ làm việc với một CSDL tại một thời điểm

Người ta thường gọi tệp CSDL thay cho CSDL.

d] Kết thúc phiên làm việc với Access

Ta có thể thực hiện như sau:

+ Cách 1: chọn File Exit

+ Cách 2: nháy nút góc trên cùng bên phải ứng dụng.

5. Làm việc với các đối tượng

a] Chế độ làm việc với các đối tượng

Chế độ thiết kế [Design View]: tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.

Chọn Create Table Design

Chế độ trang dữ liệu [Datasheet View]: hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xoá hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.

Chọn Create Table

b] Tạo đối tượng mới

Trong Access, mỗi đối tượng có thể được tạo bằng nhiều cách khác nhau:

+ Dùng các mẫu dựng sẵn

+ Người dùng tự thiết kế

+ Kết hợp hai cách trên

Thuật sĩ [wizard]: là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các đối tượng CSDL từ các mẫu dựng sẵn

Lưu ý: thường dùng cách thứ ba: dùng các mẫu dựng sẵn, sau đó chỉnh sửa lại theo thiết kế của cá nhân.

c] Mở đối tượng

Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, nháy đúp lên tên một đối tượng để mở nó.

Xem thêm các bài Lý thuyết và câu hỏi trắc nghiệm Tin học lớp 12 có đáp án hay khác:

Giới thiệu kênh Youtube Tôi