Kế toán nhà hàng là công việc tương đối phức tạp. Tính phức tạp thể hiện rõ ở chỗ các loại sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực này rất đa dạng và dễ bị thay đổi, chi phối bởi nhiều yếu tố. Đây là công việc đòi hỏi kế toán viên phải linh hoạt, chính xác và nắm được kỹ năng chuyên môn. Đặc biệt phải thiết lập được quy trình kế toán để quá trình thực hiện nghiệp vụ đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.
1. Quy trình kế toán nhà hàng
1.1. Theo dõi tình hình xuất nhập hàng
Đối với nhà hàng, việc nhập hàng hóa, đặc biệt là nguyên vật liệu nấu ăn được thực hiện liên tục. Việc kiểm soát các chứng từ cũng sẽ vất vả hơn. Trong bước này, kế toán cần:
- Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó theo quy định của nhà hàng.
- Có kế hoạch nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn. Nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch và lên các báo cáo.
- Lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
- Báo cáo kịp thời khi phát hiện các sai phạm trong quá trình xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.
1.2. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào
- Thu thập báo giá của nhà cung cấp.
- Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.
1.3. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng, xuất nhập tồn
- Theo dõi lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định của Nhà hàng.
- Theo dõi lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng đã quy định.
- Báo cáo và có hướng xử lý với Trưởng bộ phận về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng, hoặc có những biến động đột xuất
- Kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
- Những mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho, mua hàng phù hợp
1.4. Xử lý công nợ – tài chính
- Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc xem xét các số liệu nhập hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
- Lập các kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán lên kế hoạch tài chính cho phù hợp tránh các tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.
1.5. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
- Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và xuất dùng
- Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
- Đánh giá tình trạng công cụ hư hỏng hàng tháng có kế hoạch mua mới thay thế.
- Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí . Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
1.6. Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu
- Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn
- Tính định mức tiêu hao với nhiều loại nguyên vật liệu thay thế
- Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu với từng nhóm khác, hoặc từng thời gian
- Kiếm tra việc tiêu hao vật tư từ bếp, bar… hoặc từ món ăn của khách
- Từ nguyên liệu tiêu hao và món từ bar, bếp… báo lên để tính doanh thu trong ngày
\>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG
1.7. Tính giá thành sản phẩm
Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung… Việc nhất để xác định giá thành chính là định mức nguyên vật liệu chính và phụ cho từng món ăn, đồ uống cụ thể.
Cần phải xác định được nguyên vật liệu nào là chính và chiếm tỷ trọng bao nhiêu. Tính đến nguyên vật liệu phụ như: gas, gia vị, tiền điện… Từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món ăn nhất định. Thường nhà hàng sẽ tính giá thành theo:
- Tính giá thành theo món.
- Tính giá thành theo từng đoàn khách.
- Tính giá thành cho từng ngày, xem có phù hợp với doanh thu không.
1.8. Thanh toán, doanh thu
- Kiểm tra thanh toán ngay
- Quản lý thanh toán chậm
- Từ thông báo thanh toán để quy ngược lại món ăn, vật tư tiêu hao, doanh thu
- Xuất hóa đơn trong ngày
1.9. Thực hiện báo cáo
Thực hiện lên báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận phụ trách.
- Báo cáo về chi phí.
- Báo cáo về hàng hóa.
- Báo cáo về CCDC, TSCĐ.
- Các báo cáo đặc thù khác…
1.10. Hạch toán
Theo thông tư 133, kế toán nhà hàng hạch toán nghiệp vụ khi mua hàng về, căn cứ vào hóa đơn hoặc Bảng kê mua hàng hóa tài sản 01/TNDN, hạch toán như sau
Mua hàng về Định khoản Nếu nhập kho Nợ TK 152/ Có TK 111,112 Nếu mang vào bar, bếp luôn Nợ TK 154/ Có TK 111,112 Tiền lương trực tiếp của nhân viên bar, bếp Nợ TK 154/ Có TK 334 Chi phí SXC Nợ TK154 / Có TK 111,112,131 Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư, kết chuyển giá vốn Nợ TK 632/ Có TK 154 Hạch toán doanh thu Nợ TK 111,131 / Có TK 511, 3331
Lưu ý:
- Đồ uống được tính như hàng thương mại và giao cho bar, hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng.
- Chi phí nguyên vật liệu phụ có thể xuất cho bếp, bar… rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154.
- Mỗi hóa đơn cần có một bàng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành.
- Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất một hóa đơn vào cuối ngày
2. Các mẫu sổ sách của kế toán nhà hàng
Cũng như kế toán cách ngành khác, kế toán nhà hàng phải hoạt động trong khuôn khổ quy định của cơ quan quản lý. Việc sử dụng sổ sách cũng phải tuân theo các mẫu quy định.