Bạn có bao giờ đi đến những cuộc họp nhàm chán và cảm thấy không hiệu quả chưa? Bạn có muốn trở thành Chuyên viên hân tích nghiệp [Business Analyst - BA] vụ mà mọi người muốn trong dự án của họ vì bạn có thể điều hành các cuộc họp tốt nhất có thể không? Để điều hành một cuộc họp hiệu quả các BA cần nắm vững những kỹ năng quan trọng trong cuộc họp. Nếu bạn là một BA trong số đó thì bạn nên đọc bài viết này. Đây là một số chia sẻ các tips của cô Laura Brandenburg đến từ Bridging the Gap để giúp người BA có thể điều phối một cuộc họp với các stakeholders hiệu quả hơn.
Người BA phải xác định được: Ai sẽ được mời đến buổi họp? Mục đích của cuộc họp là gì? Mong đợi của BA và stakeholders muốn đạt được sau cuộc họp là gì? Bạn nên thông báo Agenda trước để mọi người biết tại sao cuộc họp lại quan trọng và họ có thể hy vọng sẽ hoàn thành điều gì khi ở đó.
- Thông tin Ngày và giờ họp cụ thể: Tốt nhất là bạn nên thông báo với từng người trước khi diễn ra cuộc họp một vài ngày, để các bên liên quan sắp xếp thời gian tham dự buổi họp.
- Địa điểm: Nếu doanh nghiệp có nhiều trụ sở, bạn nên viết rõ địa chỉ. Cho dù chỉ có một trụ sở, bạn cũng nên chỉ rõ tên phòng diễn ra cuộc họp.
- Thành phần tham dự: những thành viên của các bên liên quan.
Người BA nên tập đặt 1 câu hỏi trước khi bắt đầu một dự án là sẽ bàn giao công việc cho các bên liên quan như thế nào, và cần cung cấp tài liệu gì cho họ trong từng giai đoạn dự án khác nhau. Các bên liên quan sẽ tiếp nhận tài liệu dự án từ người BA để phục vụ cho công việc của họ. Ví dụ có thể là BRD, FRS, Business Process Document [tạm dịch là tài liệu quy trình kinh doanh], Use Case document, Wireframe, Data Model. Sử dụng những tài liệu đó sẽ giúp người BA định hình được cấu trúc của cuộc họp cho phù hợp ở từng giai đoạn của dự án.
Người BA cần liệt kê những công việc hoặc dự án sắp tới cần được triển khai, thảo luận. Hay những vấn đề mới phát sinh cần được bàn bạc tìm hướng giải quyết. Từng bên liên quan cần biết những gì? Những điều này như là từng bước mà người BA cần thực hiện để điều phối một cuộc họp hiệu quả cho tất cả các bên.
Người BA sẽ cung cấp thời lượng thảo luận cho từng hạng mục mà bạn đã liệt kê trong Agenda. Thông thường khi bắt đầu cuộc họp, người BA sẽ giới thiệu những người tham dự cuộc họp là ai, họ hy vọng đạt được điều gì, BA mong đợi mỗi người trong số họ sẽ đóng góp những gì cho cuộc họp? Khuyến khích mọi người mạnh dạn chia sẻ ý kiến trong cuộc họp. Một thành viên ít nói trong đội ngũ nhân viên cũng có thể có những đề xuất hay nhất cho dù họ có thể không thích bày tỏ ý kiến trước các nhóm hoặc trước mặt sếp.
Đến cuối cuộc họp, người BA cần khéo léo tóm tắt cuộc họp, rằng team của bạn sẽ tiến hành dự án như thế nào? Đây là cách bạn thiết lập phạm vi cho cuộc họp một cách phù hợp.
Ví dụ khung mẫu thời gian cho một buổi họp:
- Giới thiệu người tham dự: 10 phút
- Giải thích chủ đề: 10 phút
- Suy nghĩ để tìm ra ý tưởng: 20 phút
- Chọn giải pháp tốt nhất: 10 phút
- Ghi chép giải pháp và giao nhiệm vụ: 10 phút
Người BA cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp là gì? Mọi người sẽ thảo luận vấn đề gì? Vấn đề nào là quan trọng và sẽ được ưu tiên cao nhất? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp được một chương trình hợp lý và đạt năng suất cao nhất.
Bạn cần thể hiện khả năng lãnh đạo đó với tư cách là một chuyên viên phân tích nghiệp vụ để giữ cho các cuộc họp của bạn đi đúng hướng. Nó giúp sẽ giúp bạn và các bên liên quan đạt được mục đích công việc trong quỹ thời gian giới hạn.
Trong cuộc họp người BA hãy dành vài phút khi kết thúc cuộc họp để tóm tắt lại những gì đã hoàn thành, những mục tiêu sắp tới là gì, các bước tiếp theo cần hoàn thành và ai là người phụ trách những mục gì.
Việc tóm tắt này sẽ giúp những ai tham gia cuộc họp sẽ nắm được những thông tin đã được chốt cuối cùng. Và cũng như họ sẽ biết được họ cần làm những gì tiếp theo để kịp tiến độ công việc chung của cả team.
- Tạo một Agenda làm việc và đảm bảo rằng chương trình đó gắn liền với tiến độ của dự án.
- Chuẩn bị một số công việc cần bàn giao cho các bên có liên quan.
- Phân bổ thời gian cho từng hạng mục cần trao đổi trong Agenda một cách hợp lý để giữ cuộc họp đi đúng hướng.
- Giữ cuộc họp diễn ra xuyên suốt. Đây là nơi người BA thể hiện khả năng lãnh đạo, hướng dẫn và giúp mọi người tiến tới kết quả mong muốn của cuộc họp.
- Kết thúc bằng cách kết thúc bằng cả việc tổng kết những gì đã hoàn thành và nêu bật các bước tiếp theo cần thực hiện. Đây chính là phần đầu vào cho những cuộc họp tiếp theo.
Thông qua bài viết này, BAC hy vọng sẽ mang lại những lời khuyên có thể giúp bạn biết rõ thêm về những kỹ năng mà người BA cần có để điều phối trong những cuộc họp với các bên liên quan. Những cuộc họp hiệu quả sẽ đảm bảo dự án của bạn sẽ đi đúng hướng và kịp thời hạn để bàn giao cho khách hàng.
Nguồn tham khảo:www.bridging-the-gap.com
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAClà đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức củaIIBAquốc tế. Ngoài các khóa học public,BACcòn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
- Chìa khoá thành công dành cho Business Analyst.
- Công cụ & Kỹ năng dành cho Business Analyst.
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
- Phân tích nghiệp vụ cơ bản 3.0.
- Phân tích nghiệp vụ nâng cao 3.0.
- Luyện thi chứng chỉ IIBA 3.0.
Tại Hà Nội:
- Hà Nội - Phân tích nghiệp vụ 3.0.
- Hà Nội - Phân tích nghiệp vụ nâng cao 3.0.
Tham khảo lịch khai giảngTẤT CẢcác khóa học mới nhất.
Ban biên tập nội dung BAC