Chi phí thuê nhà là khoản chi phí thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí lớn và là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
Do vậy, các kế toán cần xử lý đúng các chi phí này để đưa nó vào khoản mục chi phí hợp lý. Đội ngũ giảng viên tại lớp học Kế toán thực hành của Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý chi phí thuê nhà như sau:
Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê nhà của doanh nghiệp nhỏ hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng
Quy trình xử lý:
Bước 1: Đọc kỹ văn bản pháp luật liên quan, đây là bước rất quan trọng để các kế toán hiểu rõ luật và thực hiện đúng luật. Trong trường hợp này, kế toán cần tìm hiểu kỹ khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT- BTC. Văn bản này quy định như sau:
- Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ [Như vậy là không có hóa đơn].
- Để khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: [i] Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài: 1 triệu/năm; [ii] Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê
Như vây: các chủ nhà cho thuê không phải nộp thuế TNCN, Thuế GTGT mà chỉ phải nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp của bạn không cần phải có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN của chủ nhà nhưng sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.
Bước 2: Xây dựng bộ hồ sơ chứng từ thuê nhà đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.
Bộ hồ sơ này bao gồm:
- Hợp đồng thuê nhà [Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế]
- Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà [Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn].
- Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Cái này doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế, sau đó sẽ được cơ quan Thuế cấp cho chứng từ nộp thuế để gửi lại doanh nghiệp. Lưu ý: Phải nộp thuế
- Bảng kê 01/TNDN [ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC]: Lập khi nào trả tiền thuê nhà, và lưu tại DN [Trên đó phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền]
Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà của doanh nghiệp lớn hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4tr/tháng
Trong trường hợp này, người cho thuê nhà phải nộp cả 03 loại Thuế, bao gồm Thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN.
a. Quy định liên quan về đối tượng khai thuế: là bên thuê nhà hoặc bên cho thuê. Cụ thể:
Theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì:
- Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc
- Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế.
Trước đây: Theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 156/2013/TT-BTC thì người đi thuê không được kê khai thuế mà chỉ có bên cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế. học kế toán thực tế ở đâu
Cách xử lý để đưa chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý
b. Quy định liên quan về các loại thuế và Thuế suất các loại thuế phải nộp.
Cá nhân có nhà cho thuê cần lên cơ quan thuế nôp các loại thuế sau:
- Thuế Môn Bài: nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000đ/năm.
- Thuế Giá trị gia tăng.
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu X 5%
Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu X 5%
Trên thực tế thì các cá nhân cho thuê không hề muốn đi kê khai Thuế nên DN muốn lấy chi phí sẽ phải làm thay chủ nhà việc này.
Ví dụ: Bà Nguyễn Thị Hồng ký hợp đồng cho thuê nhà trong 02 năm - tính theo 12 tháng liên tục với thời gian cho thuê là từ tháng 10 năm 2015 đến hết tháng 9 năm 2017, tiền thuê là 10 triệu đồng/tháng. Như vậy, doanh thu từ hoạt động cho thuê nhà của Bà Hồng được xác định như sau:
Năm 2015, Bà Hồng cho thuê nhà 03 tháng [từ tháng 10 đến hết tháng 12] với doanh thu cho thuê là: 03 tháng x 10 triệu đồng = 30 triệu đồng [< 100 triệu đồng]. Như vậy, năm 2015 Bà Hồng không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê nhà.
Năm 2016, Bà Hồng cho thuê nhà 12 tháng [từ tháng 01 đến hết tháng 12], với doanh thu cho thuê là: 12 tháng x 10 triệu đồng = 120 triệu đồng [> 100 triệu đồng]. Như vậy, năm 2016 Bà Hồng phải nộp thuế giá trị gia tăng, phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê nhà.
Năm 2017, Bà Hồng cho thuê nhà 09 tháng [từ tháng 01 đến hết tháng 9], với doanh thu từ hoạt động cho thuê là: 09 tháng x 10 triệu đồng = 90 triệu đồng [< 100 triệu đồng]. Như vậy, năm 2017 Bà Hồng không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê nhà.
c. Thời hạn kê khai và nộp thuế:
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế theo kỳ hạn thanh toán chậm nhất là ngày thứ 30 [ba mươi] của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế một lần theo năm chậm nhất là ngày thứ 90 [chín mươi] kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
d. Hồ sơ thuê nhà gồm có:
- Hợp đồng thuê nhà có thể công chứng hoặc không [Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế]
- Giấy chứng minh phô tô công chứng của cá nhân cho thuê nhà.
- Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS [Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính].
- Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà [nếu trong hợp đồng 2 bên thỏa thuận doanh nghiệp sẽ thay chủ nhà nộp thuế].
- Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà [có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT]
Chú ý: Nếu DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê có thỏa thuận tiền thuê tài sản không bao gồm thuế và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì DN tính khoản thuế nộp thay trên vào chi phí thuê nhà.
Trên đây là cách xử lý để đưa chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý. Mong rằng với những kinh nghiệm của các kế toán trưởng trên đây sẽ giúp các bạn làm có thêm kinh nghiệm để làm tốt công việc kế toán của mình. Cảm ơn các bạn đãn theo dõi bài viết.
Nếu bạn chưa biết cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp có thể tham khảo: Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế TNDN tạm tính quý
Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công !
Từ khóa liên quan: học kế toán thực hành, khóa học kế toán thực hành ở Hà Nội, trung tâm dạy kế toán thực hành, học kế toán thực hành ở đâu tốt, đào tạo kế toán thực hành ở Hà Nội
KẾ TOÁN LÊ ÁNH
Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành uy tín
[Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm]
HOTLINE: 0904 84 88 55 [Mrs Ánh]
Nhiều doanh nghiệp cần thiết phải thuê xe ô tô trong quá trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, để chi phí thuê xe cá nhân này được đưa vào chi phí hợp lý, hợp lệ, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định của pháp luật hiện hành. Bạn đọc cùng khám phá câu trả lời qua bài viết này của Luật Hùng Sơn nhé.
Điều kiện tiên quyết để chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN là việc thuê xe của doanh nghiệp phải hợp lý – tức là doanh nghiệp thuê xe ô tô để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu điều kiện đầu tiên đã đáp ứng, doanh nghiệp cần làm cho các khoản chi này hợp lệ và hợp pháp. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu qua từng mục nhé.
1. Hồ sơ cần thiết để đưa chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí được trừ:
Bộ hồ sơ các doanh nghiệp cần lưu để chứng minh chi phí thuê xe cá nhân của doanh nghiệp là hợp lệ, bao gồm:
– Hợp đồng thuê xe giữa doanh nghiệp với cá nhân
– Bản sao chứng thực các giấy tờ xe gồm: Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe, giấy tờ tùy thân của cá nhân chủ sở hữu xe như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
– Chứng từ thanh toán tiền thuê xe cho cá nhân
2. Doanh nghiệp đi thuê xe cá nhân thì cá nhân có cần xuất hóa đơn cho công ty không?
a] Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm:
Khoản 1, điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn”.
Căn cứ Khoản 25, Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Đối tượng không chịu thuế GTGT:
“Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống”
Rút ra kết luận:
– Dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm là đối tượng không chịu thuế.
– Chủ sở hữu xe, tức cá nhân cho thuê xe không kinh doanh nhưng cho doanh nghiệp thuê xe [cung cấp dịch vụ không chịu thuế GTGT] thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn.
Do vậy, cá nhân thuộc trường hợp này sẽ không cần xuất hóa đơn cho công ty đi thuê xe.
b] Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên:
Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định rõ ràng về trường hợp được cấp hóa đơn do Cục Thuế đặt in:
“Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng”.
Tại phụ lục bảng danh mục bảng ngành nghề tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu của Thông tư 219/2013/TT-BTC:
“2] Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ 5%
………………………..
– Dịch vụ cho thuê nhà, đất, cửa hàng, nhà xưởng, cho thuê tài sản và đồ dùng cá nhân khác;”
Căn cứ các quy định trên, dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên là dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT là 5% và cơ quan thuế cần cấp hóa đơn cho những cá nhân thuộc trường hợp này để giao cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đi thuê xe.
Thủ tục xin cấp hóa đơn lẻ của cơ quan Thuế dành cho cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên mỗi năm:
Cá nhân cho thuê xe sẽ cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin cấp hóa đơn bao gồm:
– Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ [mẫu đơn đề nghị bạn đọc tham khảo tại phụ lục 3 văn bản ban hành đính kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC]
– Hợp đồng thuê xe ký với công ty
– Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe
– Bản sao một trong những giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu xe như: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc bằng lái xe
– Cam kết của người đang sử dụng xe chịu trách nhiệm trước pháp luật về xe
– Các chứng từ thanh toán mua bán xe, cho thuê xe
Căn cứ vào bộ chứng từ xin cấp hóa đơn, cơ quan thuế quản lý sẽ cấp hóa đơn cho cá nhân đề nghị sau khi cá nhân này nộp đầy đủ nghĩa vụ thuế. Hóa đơn được cấp sẽ gồm 3 liên, cơ quan thuế sẽ đóng dấu vào bên trái của liên 1 và liên 2 và giao cho người đề nghị cấp, đồng thời liên 3 sẽ được lưu tại cơ quan thuế.
Như vậy, ở phần I này, bạn đọc đã biết được cần lưu trữ những chứng từ gì để chi phí thuê xe cá nhân được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ở phần II tiếp sau, hãy cùng Luật Hùng Sơn tiếp tục tìm hiểu thêm các điều kiện khác nhé.
>>> Chi phí công tác phí hợp lý trong doanh nghiệp