Khái niệm 5S [5S methodology] bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan...
Được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993.
Hiện nay có rất nhiều bệnh viện trong và ngoài nước áp dụng phương pháp 5S trong quản lý chất lượng bệnh viện. Có thể kể đến các bệnh viện công lập lớn trong nước như: Bệnh viện Truyền máu huyết học, Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Trưng Vương Thành phố Hồ Chí Minh, Bệnh viện đa khoa Trung Ương Quảng Nam đến các bệnh viện tư nhân như: Bệnh viện Hoàn Mỹ Sài Gòn, Bệnh viện Quốc tế Phương Châu
Một nghiên cứu được thực hiện tại một số bệnh viện trên thế giới đã chỉ ra rằng, việc áp dụng triết lý Kaizen và phương thức 5S đã làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20%. 5S không chỉ là những nguyên tắc mà đã trở thành một tập quán quản trị trong doanh nghiệp Nhật Bản. Đó là văn hóa "sạch sẽ" nơi công sở nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng hiệu suất làm việc.
Hiện nay, việc cải tiến liên tục [Kaizen] các quá trình là mục tiêu của nhiềudoanh nghiệp trong đó có rất nhiều bệnh viện áp dụng nhằm giảm quá tải. Kaizen baogồm việc sáng tạo và thực hiện những ý tưởng nhằm đạt được mục tiêu bằng những phương pháp mang lại hiệu quả cao hơn. Mục tiêu của Kaizen không phải là giảm chi phí mà là làm cho công việc đơn giản hơn, nhanh hơn, tiện ích hơn và hiệu quả hơn. Chìa khóa để thực hiện Kaizen chính là không ngừng đưa ra các ý tưởng nhằm thúc đẩy cải tiến.
5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.
Để thực hiện được điều này, các nhân viên trong khoa đó đã bắt đầu bằng việc Seiri [Sàng lọc]. Cụ thể là, khu vực làm việc đã được đánh dấu rõ ràng đi kèm với việc áp dụng nhãn đỏ cho tất cả các yếu tố được coi là không cần thiết cho bộ phận phục vụ bệnh nhân. Đồng thời, mọi vật không có giá trị sử dụng đã được loại bỏ.
Kết thúc Seiri, hai quá trình tiếp theo được áp dụng là Seiton [Sắp xếp] và Seiso [Sạch sẽ]. Qua hai quá trình này, tất cả các đối tượng được đặt không phù hợp đã được kiểm kê và được thay thế bằng các vật dụng cần thiết cho khu vực khám chữa bệnh của khoa đó. Cùng với đó, các tiêu chuẩn trực quan của sự sắp xếp hợp lý đã được thiết lập.
Để thực hóa 5S cho bệnh viện, chúng ta cần áp dụng từng khoa một, không nên thực hiện đại trà. Khi áp dụng lần lượt bạn sẽ dễ dàng thu được kết quả tốt nhất và rút được kinh nghiệm để áp dụng cho những khoa tiếp theo. Trước khi thực hiện các khoa nên chụp lại tất cả ảnh trước và sau để dễ dàng so sánh.
Khi thực hiện đúng 5S, nhân viên y tế góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của bệnh viện, chi phí khám chữa bệnh của bệnh nhân hợp lý hơn, thời gian điều trị có thể ngắn hơn, mang lại sự hài lòng của bệnh nhân cho bệnh viện. Đồng thời chỉ tiết kiệm được sức lực cho nhân viên y tế. Giúp họ sau giờ làm việc vẫn còn sức khỏe tốt, tinh thần sảng khoái để tham gia các hoạt động giải trí, chăm sóc gia đình tốt hơn.
Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ thuật mà là một triết lý. Việc áp dụng các nguyên tắc Kaizen có thể ví như một cuộc đối thoại liên tục giữa người quản lý và người lao động [các bác sĩ, điều dưỡng] và giữa người lao động này với người lao động khác. Chính vì thế, các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.
5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:
- Sàng lọc [Seiri - Sorting out]: Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
- Sắp xếp [Seiton - Storage]: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.
- Sạch sẽ [Seiso - Shining the workplace]: Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc.
- Săn sóc [Seiletsu - Setting standards]: Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.
- Sẵn sàng [Shitsuke - Sticking to the rule]: Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng.
Một số hình ảnh trước và sau khi thực hiện 5S
TRƯỚC SAU
Nhóm biên tập trang web
Bệnh viện Bình An
Tài liệu - bài viết về 5S:
1.5S for healthcarevàBản dịch Nguyên tắc 5S trong y tế [Nhóm dịch CLB QLCL-ATNB]
2. Sử dụng 5S trong Quản lý Chất lượng [BS. Phạm Phú Cường]
3. Tài liệu hướng dẫn 5S trong nhà máy [Phạm Anh Tuấn - Công ty NTI]
4. 5S và quản lý trực quan [Kiều Phúc Bảo]
5. Áp dụng 5S tại BV Hoàn Mỹ [Võ Thị Lan Kết]
6. Đề án triển khai 5S tại BV Q2 [KIều Phúc Bảo]
7. Giới thiệu 5S [BS Lý Quốc Trung]
8. Bản chất của 5S [ThS Huỳnh Bảo Tuân - Giảng viên Khoa Quản lý Công Nghiệp - ĐHBK TpHCM]
9. Quy định về màu sắc cho 5S- Bảng kiểm tiến độ thực hiện 5S trong BV [Nguyễn Quang Vinh]
10. Bảng kiểm 5S [Nguyễn Quang Vinh dịch]
11. Hình ảnh trước và sau triển khai 5S [Nguyễn Quang Vinh st]
12. Office 5S Checklist [Ha Nguyen Tan Phuc st]
13. 5S trong xét nghiệm [Nguyễn Quang Vinh]
14. 5S cho Công Nghệ Thông Tin [st]
15. Duy trì 5S [Huỳnh Bảo Tuân]
16. Những câu hỏi thường gặp về 5S- được giải đáp bởi cựu boss Toshiba [Nguyễn Tấn Thương]
17.Manual for Implementation of 5S in Hospital Setting - Bangladesh
18. 5S thật đơn giản [Hung Hoang]
19. Video báo cáo Triển khai 5S tại Bệnh viện Mỹ Phước [Lê Thị Thảo]
20. 5S và hành trình thay đổi thói quen xấu, hình thành thói quen tốt [Huỳnh Bảo Tuân]