1 văn ba n thương mai tiê ng anh năm 2024

Thông Báo

Luyện Thi IELTS Online Chúng tôi vừa cho ra mắt chuyên mục luyện thi IELTS online, miễn phí 100%. Chương trình học online gồm có Writing, Reading, Speaking, Listening, Grammar và Vocabulary theo chuẩn IELTS Quốc Tế.

Mời quý bạn truy cập vào Preparation for IELTS Exam để bắt đầu học.

BBT Lopngoaingu.com

Trong công việc, chắc chắn bạn sẽ bắt gặp và phải viết những email thương mại. Dù bạn là người chưa có việc làm, người mới đi làm hay người đã đi làm lâu năm muốn cải thiện kỹ năng viết tiếng Anh của mình, thì đây sẽ là bài viết bạn không thể bỏ qua.

Hướng dẫn chi tiết cách Viêt Email thương mại bằng Tiếng Anh

I. Cấu trúc của Email thương mại

1. Subject line – Tiêu đề

Phần tiêu đề là phần nội dung ngắn hiển thị trong hộp thư trước khi email được mở. Vì vậy, phần tiêu đề nên được viết một cách ngắn gọn, đủ để truyền tải nội dung mong muốn và tác động đến người nhận.

Hãy đặt những từ quan trọng nhất ở đầu tiêu đề, ví dụ:

• Request for more information – Yêu cầu được biết thêm thông tin
• Action needed: contract attached below – Cần làm ngay: thông tin liên hệ được đính kèm bên dưới
• Strategy meeting this Tuesday? – Họp chiến lược có diễn ra vào thứ ba không?
• Invitation to apply: Outreach Intern – Thư mời ứng tuyển: thực tập sinh quan hệ cộng đồng
• Event Coordinator Job Application – Vị trí Điều phối sự kiện: Đơn ứng tuyển
• Met at Networking Event: Resume Attached – Hẹn gặp ở sự kiện kết nối: Thư có đính kèm hồ sơ

Khi viết tiêu đề bạn không cần tuân thủ một cách cứng nhắc các quy tắc ngữ pháp hay chấm phẩy. Bạn chỉ cần đảm bảo tiêu đề được trình bày một cách nhất quán và đúng chính tả.

Lưu ý: Không được viết toàn bộ tiêu đề dưới dạng chữ viết hoa. Điều này như thể chúng ta đang hét vào mặt người nhận email và khiến họ cảm thấy khó chịu.

2. Greeting – Lời chào

The greeting is the first line in the actual text of the email. If you can, make sure it’s always addressed to an actual person. Remember that, with a greeting, we have to capitalize every word in the line. So, you can write,

Lời chào là phần nội dung đầu tiên trong một email. Nếu có thể bạn hãy chắc chắn rằng lời chào luôn chỉ đích danh một người cụ thể.

Ngoài ra, tất cả chữ cái đầu tiên của các từ lời chào cũng cần được viết hoa. Bạn có thể sử dụng các lời chào như:

• Hello [Name],
• Hi [Name],

“Hi” or “hello” might sound informal, but both greetings are actually standard in a formal or business setting. If you feel like that’s too informal, though, you can write:

“Hi” hay “hello” có thể hơi xã giao một chút, tuy nhiên đây đều là những cách chào được chấp nhận ở môi trường công sở hay trang trọng. Nếu bạn cảm thấy lời chào như vậy là xã giao qua, bạn có thể dùng:

• Dear [Name],

Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận:

• Greetings,
• Hello there,
• Dear Hiring Manager,
• Dear Recruiting Director,
• Dear [Company Name] Team,

Còn nếu bạn có biết tên người đó, nhưng lại không quá thân thiết, bạn có thể sử dụng những danh xưng như Ms., Mr., hoặc Dr….

Tuy nhiên hãy tránh dụng Mrs. để chỉ phụ nữ nếu bạn không biết về trạng thái hôn nhân của họ. Thay vào đó, bạn có thể viết là:

• Hello Ms. Johnson,
• Dear Dr. Sanchez,

Nếu bạn không rõ giới tính của người nhận thì có thể chỉ dùng Họ hoặc Tên

3. Opening line – Câu mở đầu

Là câu đầu tiên trước khi đi vào những nội dung chính của email. Mục đích của phần này là để xây dựng mối quan hệ thân thiện và kết nối với người nhận email ngay từ đầu.

Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như đơn giản như “I hope you are doing well”, hoặc “I hope you had a good weekend”, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn có cá nhân hóa nó một chút như:

• I hope things in Hanoi are going well. – Tôi hi vọng mọi thứ ở Hà Nội vẫn diễn ra tốt đẹp
• I hope you have been enjoying the warm weather we’re having. – Tôi mong là bạn đang tận hưởng thời tiết ấm áp ở đây
• I hope you had a smooth trip back from Thailand. – Tôi mong là bạn đã có một chuyến đi về suôn sẻ từ Thái Lan

Hoặc ở dạng câu hỏi như:

• How are you? – Bạn khỏe không?
• How’s it going? – Dạo này mọi chuyện thế nào?
• How’s work? – Công việc dạo này thế nào?

4. Main Body – Phần thân

Sau lời chào và câu mở đầu sẽ là phần nội dung quan trọng nhất

1 . Lý do gửi email

Câu đầu tiên của phần thân nên đi thẳng vào mục đích gửi mail:

• I’m reaching out because…– Tôi liên hệ với bạn vì…
• As you may know, our department is currently looking for someone to…– Như bạn đã biệt, bộ phận của chúng ta hiện đang tìm kiếm người để…
• A colleague of mine recently informed me about a job opening in your company, and so…– Một đồng nghiệp của tôi có thông báo tới tôi về việc bên bạn đang tuyển dụng nên…
• You mentioned in our last meeting that you wanted to focus on content strategy, so I suggest that… – Tại buổi họp trước bạn có nói rằng bạn muốn tập trung vào chiến lược nội dung, nên tôi muốn đề xuất là…

Nếu trong lúc soạn email quá nhanh bạn vô tình bỏ quên một thông tin quan trọng và đã gửi email đi, bạn có thể soạn một email nối tiếp nói rằng:

• Sorry for the second email, – Xin lỗi vì chiếc email thứ 2,
• Just an additional note, – Thêm một thông tin bổ sung nữa,
• I just wanted to add, – Thông tin thêm là,
• I’m sorry, I forgot to mention, – Xin lỗi, tôi quên mất không nhắc đến,

2. Hành động cần thực hiện

Hầu hết những email trong môi trường công sở đều yêu cầu phải thực hiện một điều gì đó. Điều quan trọng là bạn phải rõ ràng nhất có thể về hành động hoặc những những hành động bạn muốn người đọc thực hiện:

• Let me know what you think about my ideas/suggestions. – Hãy cho tôi biết ý kiến của bạn về ý tưởng/ đề xuất của tôi
• Let me know when you would be available to meet next week. – Tôi muốn biết là khi nào bạn có thời gian để gặp mặt vào tuần tới
• Please review the following attachments before our next meeting. – Hãy nghiên cứu những tài liệu đính kèm trước buổi họp tới của chúng ta
• Can you please review the agenda for the meeting and let me know if you have any suggestions? – Liệu bạn có thể nghiên cứu mục tiêu của buổi họp tới và cho tôi một vài đề xuất nếu có không?

5. Closing line – Lời kết thúc

Đầy là phần để bạn kết thúc email thương mại của mình. Bạn có thể cảm ơn người nhận hoặc bày tỏ mong muốn nhận được hồi âm sớm. Ngoài ra, bạn cũng có thể đề nghị trợ giúp và cho người nhận biết rằng họ có thể liên hệ bạn nếu muốn bổ sung thêm thông tin:

• Feel free to reach out if you have any questions. – Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có câu hỏi gì
• Let me know if you need any clarification. – Hãy cho tôi biết nếu bạn cần tôi giải thích gì
• Please let me know if you have any feedback or suggestions. – Hãy cho tôi biết nếu bạn có phản hồi hay đề xuất gì.
• Don’t hesitate to let me know if you need more time. – Đừng ngần ngại cho tôi biết nếu bạn cần thêm thời gian
• I am looking forward to hearing back from you. – Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.
• Thank you, again, for the information you sent. – Một lần nữa, cảm ơn về những thông tin bạn cung cấp

6. Sign-off – Lời chúc để kết thúc Email

Lời chúc kết thúc sẽ phản án sự chuyên nghiệp và sự thân quen của bạn với người đọc. Tuy nhiên cũng đừng quá mất thời gian lo lắng để có một lời chúc hoàn hảo. Nếu bạn có chút nghi ngờ thì tốt hơn hết hãy dùng cách kết thúc trang trọng thay vì xã giao.

• Best,
• Warm regards,
• Regards,
• Thank you,
• Sincerely,
• Warmly,
• Kind regards,

7. Signature – Chữ ký

Cuối cùng, đừng quên thêm Chữ ký Email vì đây cũng là một yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Các dịch vụ Email hiện giờ đều cung cấp các công cụ để tạo mẫu chữ ký cá nhân. Mẫu Chữ ký Email thông dụng bao gồm:

• [Full name]: Họ và Tên
• [Job title]: Vị trí công việc
• [Company name]: Tên công ty
• [Phone number]: Số điện thoại

II. Những lưu ý khi viết Email thương mại

Nắm rõ những lưu ý sau để có thể viết email đáp ứng những tiêu chuẩn chuyên nghiệp nhất:

• Sử dụng giọng văn chuyên nghiệp: chỉ sử dụng những từ ngữ lịch sự, tích cực. Tránh sử dụng ngôn ngữ mang tính chất đánh giá, phân biệt và đặc biệt, không sử từ ngữ xúc phạm.
• Giữ phần tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng: cung cấp đủ thông tin để người đọc có thể quyết định sẽ mở email hay không
• Hạn chế sử dụng emoji: trừ khi người nhận có sử dụng email trước hoặc bạn chắc chắn nó phù hợp với thương hiệu cá nhân của mình.
• Tuân thủ cấu trúc viết email đã nêu trên: giúp người đọc tiếp nhận thông tin một cách dễ dàng nhất
• Phản hồi một cách kịp thời: đối với Đồng đội cùng nhóm: trong vòng 12h, Đồng nghiệp thông thường: trong vòng 24h, Các liên kết bên ngoài: Tùy theo mức độ quan trọng mà có thể phản hồi trong các thời gian khác nhau: ngay lập tức, trong 24h, trong tuần.
• Sử dụng phông chữ và định dạng văn bản thông dụng: thường được mặc định bởi các nền tảng email.
• Suy nghĩ thật kỹ trước khi chuyển tiếp email: một số email không được phép chuyển tiếp, đặc biệt là khi chúng chứa thông tin, nội dung cá nhân, nhạy cảm.
• Cẩn thận với việc đùa cợt: một email chuyên nghiệp không nên có bất kỳ yếu tố cười đùa nào trừ khi bạn có mối quan hệ cá nhân với người nhận.

Trình độ của bạn đang ở level nào?

III. Một số mẫu Email thương mại thông dụng

1. Email cảm ơn (Thank you letters)

Subject: California Investments, Inc.: Thank you for the meeting

Dear Mr. Weatherby,

Thank you for taking the time to discuss the insurance broker position at California Investments, Inc., with me. After meeting with you and observing the company’s operations, I am further convinced that my background and skills coincide well with your needs.

I really appreciate that you took so much time to acquaint me with the company. It is no wonder that California Investments retains its employees for so long. I feel I could learn a great deal from you and would certainly enjoy working with you.

In addition to my qualifications and experience, I will bring excellent work habits and judgment to this position. With the countless demands on your time, I am sure that you require people who can be trusted to carry out their responsibilities with minimal supervision.

I look forward, Mr. Weatherby, to hearing from you concerning your hiring decision. Again, thank you for your time and consideration.

Sincerely,

John Oakleyv

2. Email yêu cầu (Request email)

Subject: Nurses for Nutrition’s fundraising proposal

Dear Ms. Smith,

My name is Jane Thompson, and I’m head of the fundraising department with Nurses for Nutrition. We’re a nonprofit focused on providing food and nutritional education to impoverished communities across the country. I’m writing to you today because I believe the values and mission of your company closely align with our quest to close the nutrition gap and end hunger for so many in this county. We’re currently accepting donations in the form of corporate giving grants, and I’d love to set up a time to discuss how giving to our organization could benefit your company.

The corporations we partner with receive recognition on all of our public platforms, including our website, which receives over 300,000 views per day. In addition to making an impact in your local community, enrolling in our corporate giving program can help your company create a positive brand image, increase brand awareness and enjoy the benefits of being associated with a credible, reputable and admirable nonprofit like Nurses for Nutrition.

If you’re interested in speaking more about this opportunity, please respond with a few dates and times you’re available for a phone call. We thank you for taking the time to read this email and for your consideration.

Warmly,

Jane Thompson

3. Enquiries (Email phản hồi các đề xuất)

Subject: Sunset Productions – 2022 catalog

Dear Sir/Madam,

My name is Susan Deller, and I work at Energy Drive. We’re interested in your range of office supply products and would like to know more.

Please could you send a 2022 catalog to me at this email address? We’re in the process of updating our office supplies and are looking to make an order in the next two weeks.

We’re currently speaking to a range of suppliers, and I’ll contact you in due course if we want to place an order.

Yours faithfully,

Susan Deller

4. Making & confirming arrangements (Sắp xếp, xác nhận lịch hẹn)

Subject: Scheduling a business meeting

Dear Mrs. Atkins,

I am writing to schedule a meeting to discuss a potential business opportunity. I would like to meet at 6:00 PM on 06/19/2021 at 207 Illinois Avenue. Tell me if that works for you.

If another time and place is better, I am open to suggestions. I look forward to our meeting.

Thank you,

Adam

5. Requesting actions (Yêu cầu hành động)

Subject: Request for new price list for V1698 face creams

Dear Yuki,

We are presenting to some new clients next Monday 10 December and they are interested in our V1698 face creams.

I understand from Kate that the prices have changed recently. She mentioned that you have the new price list. Do you think you could email it to me?

I would be grateful if we could have it by close of business on Thursday 6 December. That would give us time to prepare for our presentation.